วิธีการทำอีเมลตอบกลับอัตโนมัติ (Email Auto Responding)

การตอบกลับอัตโนมัติ หมายถึง การติดตั้งระบบตอบรับอัตโนมัติ โดยอีเมล์ที่ส่งไปยังอีเมล์แอดเดรสที่รับการติดตั้งตัวตอบรับ อัตโนมัติไว้นั้น จะได้รับอีเมล์ตอบกลับจาก server ในทันที โดยข้อความของอีเมล์ที่ตอบกลับไปสามารถกำหนดได้ที่นี่ ขณะที่ทำ การติดตั้ง ตัวตอบกลับอัติโนมัติ เมื่อต้องการเพิ่มการตอบกลับอัตโนมัติ เลือกที่ "เพิ่มตัวตอบกลับอัตโนมัติ" จะพบหน้าต่างให้ตั้งค่าดังนี้

 

- Character Set :  คือการเลือกรูปแบบตัวอักษรในที่นี้ให้เลือกเป็น UTF-8 
- Interval : คือระยะเวลาจำนวนชั่วโมงในการรอระหว่างการตอบสนองไปยังที่อยู่อีเมลเดียวกัน
- Email : คือชื่อ email account ที่คุณต้องการติดตั้งตัวตอบกลับอัตโนมัติ
- Domain : คือชื่อ Domain ที่ต้องการทำ Autoresponders
- From : คือชื่อที่ผู้รับจะเห็นตอนเช็คเมล์(ในช่อง From) โดยจะเห็น เป็นค่าที่คุณตั้งไว้
- Subject  : คือหัวเรื่องที่ผู้รับจะเห็นตอนเช็คเมล์(ในช่อง Subject) ตามที่คุณตั้งค่าไว้
- This message contains HTML : เลือก เมื่อต้องการให้แสดงข้อความในแบบ html
- Body : คือข้อความที่คุณต้องการให้ตอบกลับไปโดยอัตโนมัติ
- Start : คือระยะเวลาที่ต้องการให้ Autoresponders เริ่มทำงาน
- Stop : คือระยะเวลาที่ต้องการให้ Autoresponders หยุดทำงาน

เมื่อคุณทำการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติตามต้องการแล้ว เลือก Create/Modify เพื่อบันทึกการตั้งค่า

 

นอกจากนี้คุณสามารถกำหนดข้อความที่ตอบกลับอัตโนมัตินั้นให้แสดงการตอบกลับด้วยข้อความ เดียวกัน กับที่ส่งมา ด้วยการพิมพ์ tag ต่อไปนี้ลงในช่องใดๆ ที่คุณต้องการ ได้แก่
%subject% จะแสดง "หัวเรื่อง" ของอีเมล์ที่ส่งมาถึงคุณ เช่น จากตัวอย่าง พิมพ์ Re:%subject% ไว้ที่หัวเรื่องหากอีเมล์ที่ส่งมาถึงคุณมีหัวเรื่องเป็น"ทดสอบ"ดังนั้นอีเมล์ที่ตอบกลับไปอัตโนมัตินั้น จะแสดงในส่วนของหัวเรื่องเป็น "Re: ทดสอบ"
%from% แสดงชื่อผู้ส่งเป็นชื่อของผู้ที่ส่งอีเมล์มาถึงคุณ
%email%แสดงชื่ออีเมล์เป็นชื่อของอีเมล์ที่ส่งมาถึงคุณ คุณ สามารถลบอีเมล์ที่ติดตั้งระบบตอบกลับอัตโนมัติใดๆ ที่สร้างขึ้นด้วยการเลือก Deleteท้ายชื่ออีเมล์นั้นๆ หรือแก้ไขการตอบกลับอัตโนมัติโดยเลือก Edit ซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไขค่าต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น ชื่อผู้ส่ง หัวเรื่อง ลักษณะตัวอักษร หรือแม้แต่ข้อความที่ต้องการให้ตอบกลับ (ส่วนของชื่ออีเมล์จะแก้ไขไม่ได้ หากคุณทำการแก้ไขชื่ออีเมล์ จะเป็นการสร้างตัวตอบกลับตัวใหม่ทันที)