การใช้ประโยชน์จาก Microsoft Forms สำหรับการรวบรวมข้อมูล
ปัจจุบันข้อมูลกลายเป็นหัวใจสำคัญของทุกองค์กร ไม่ว่าจะเป็นอุตสาหกรรมหรือภาคส่วนใด ปัจจุบันความสามารถของธุรกิจในการรวบรวม วิเคราะห์ และนำข้อมูลไปใช้จริง ไม่เพียงแต่เป็นข้อได้เปรียบเท่านั้น แต่ยังมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการตัดสินใจ ช่วยให้องค์กรสามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของตลาดได้อย่างรวดเร็ว มองเห็นโอกาสใหม่ๆ และปรับปรุงการดำเนินงาน เมื่อการตัดสินใจได้รับการสนับสนุนจากข้อมูลที่ถูกต้องด้วยเครื่องมือและกระบวนการที่เหมาะสม องค์กรต่างๆ สามารถใช้ข้อมูลเหล่านี้เพื่อปรับกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพได้
โซลูชัน Microsoft Forms มีฟีเจอร์ที่ครอบคลุมง่ายต่อการใช้งานและผสานรวมเข้ากับ Microsoft 365 ได้สะดวก Forms จึงเป็นแพลตฟอร์มสำหรับการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลที่ปลอดภัย
ประโยชน์ (Benefits)
Forms มีฟังก์ชันในตัวมากมาย เน้นความเรียบง่ายในการใช้งาน
- ใช้งานง่าย (Easy to Use) : อินเทอร์เฟซแบบลากและวาง (Drag and Drop) ช่วยให้ผู้ใช้มือใหม่สร้างแบบฟอร์มที่ซับซ้อนได้อย่างรวดเร็ว
- การผสานรวม Microsoft 365 (Microsoft 365 Integration) : การผสานรวมอย่างสมบูรณ์กับ Teams, SharePoint, Excel และ Power Automate ทำให้ Forms ให้ข้อมูลเพื่อช่วยในการตัดสินใจ
- การวิเคราะห์ข้อมูลแบบเรียลไทม์ (Real-Time Data Analysis) : สามารถรวบรวมคำตอบแบบเรียลไทม์ จากนั้นแบบฟอร์มจะแสดงข้อมูลในรูปแบบแผนภูมิหรือกราฟได้โดยอัตโนมัติ
- ใช้งานบนมือถือได้ (Mobile-Friendly) : แบบฟอร์มได้รับการออกแบบโดยคำนึงถึงผู้ใช้ยุคใหม่ ตอบสนองและใช้งานได้บนมือถือ ผู้ใช้สามารถกรอกแบบฟอร์มบนอุปกรณ์ใดก็ได้
คุณสมบัติสำหรับผู้ใช้ในธุรกิจ (Business Users Features)
Forms มีฟังก์ชันในตัวมากมาย แต่มีฟังก์ชันบางส่วนที่เพิ่มเข้ามาโดยคำนึงถึงผู้ใช้ทางธุรกิจ โดยฟังก์ชันที่มีประสิทธิภาพมากที่
1. เทมเพลตแบบฟอร์มที่ปรับแต่งได้ (Customizable Form Templates)
มีเทมเพลตมากมายให้เลือกใช้เพื่อสร้างแบบสำรวจความพึงพอใจของลูกค้า แบบฟอร์มลงทะเบียนกิจกรรม และแบบฟอร์มข้อเสนอแนะของพนักงานได้อย่างรวดเร็ว และสามารถปรับแต่งด้วยเมนู Style ได้
2. ประเภทคำถาม (Question Types)
เมื่อสร้างแบบฟอร์มมีคำถามหลายประเภทให้เลือก ประกอบด้วย
- Multiple choice
- Text (short and long answers)
- Rating scales
- Likert scales
- Date/time pickers
- File upload
3. ตัวเลือกการแชร์ (Sharing Options)
แบบฟอร์มช่วยให้สามารถแชร์ข้อมูลกับสมาชิกภายในหรือผู้ใช้ภายนอกได้ โดยจะกำหนดวิธีการและเวลาที่จะสามารถแชร์ข้อมูลได้ โดยอิงตามข้อมูลประจำตัวของผู้ใช้ นอกจากนี้ยังสามารถฝังลงในเว็บเพจหรืออีเมลได้อีกด้วย
4. การวิเคราะห์ข้อมูล (Data Analysis)
ข้อดีของการรวบรวมข้อมูลผ่านฟอร์มคือสามารถรวมกับ Excel ได้ง่าย ซึ่งสามารถวิเคราะห์และนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจด้านอื่นๆได้
การนำไปใช้ในงาน (Work Scenarios)
แบบฟอร์มสามารถให้ข้อมูลเชิงลึก สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในหลายส่วนงาน เช่น
- ทรัพยากรบุคคล (Human Resources) : การสำรวจพนักงาน ข้อเสนอแนะในการปฐมนิเทศก่อนเริ่มทำงานหรือการบันทึกปัญหาเมื่อลาออกจากงาน
- การตลาด (Marketing) : การสำรวจความพึงพอใจของลูกค้า, ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับกิจกรรม
- การฝึกอบรม (Training) : การประเมินการฝึกอบรม การประเมินความรู้ การลงทะเบียนหลักสูตร
- ข้อมูลไอทีและความช่วยเหลือ (IT and Help Tickets) : แผนกช่วยเหลือ, การตรวจสอบสินทรัพย์
การรวม Microsoft 365 (Microsoft 365 Integration)
Forms ได้รับการพัฒนาให้ใช้งานร่วมกับ Microsoft 365 ได้อย่างสมบูรณ์ ช่วยให้สามารถแชร์ข้อมูลระหว่างผลิตภัณฑ์ต่างๆ ของ Microsoft ได้ดังนี้
- Excel
ทุกครั้งที่สร้าง Microsoft Form ระบบจะสร้างเวิร์กบุ๊ก Excel ขึ้นมาโดยอัตโนมัติ ซึ่งเป็นที่เก็บข้อมูลการตอบกลับหรือรับข้อมูลที่กรอกเข้ามา เพื่อนำไปวิเคราะห์ต่อไป - Power Automate
สร้างเวิร์กโฟลว์ตามข้อมูล Microsoft Forms ได้ง่ายเมื่อใช้ Power Automate - SharePoint and Teams
การประยุกต์ใช้ในส่วนงานต่างๆ ฟอร์มสามารถฝังลงในแท็บ Microsoft Teams และหน้า SharePoint ได้โดยตรง ซึ่งช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันและเข้าถึงได้อย่างเต็มที่
การใช้ประโยชน์จาก Microsoft Forms มีดังต่อไปนี้
- พัฒนาวัตถุประสงค์ (Develop Objectives) : สิ่งสำคัญคือการกำหนดว่าต้องการรวบรวมข้อมูลใดและจะนำไปใช้อย่างไร คำถามแต่ละข้อควรมีจุดประสงค์ที่ชัดเจน อย่าใช้พื้นที่มากเกินไป
- ใช้แยกแยะ (Use Branching) : ช่วยให้สามารถลบคำถามที่ไม่จำเป็นออกไปได้จากคำตอบที่เคยรวบรวมมา
- ความเป็นส่วนตัว (Privacy) : ให้ผู้ใช้มีทางเลือกที่จะไม่อนุญาตให้จัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของตน ดังนั้นแต่ละคำตอบจะไม่ถูกเปิดเผยผู้กรอกข้อมูล
- จำกัดการตอบคำถามแบบเขียนตามอิสระ (Limit Open-Ended Responses) : เมื่อคำตอบของผู้ใช้มีรูปแบบอิสระในการ
เขียนอธิบาย ทำให้ไม่ได้มาตรฐาน ยากต่อการนับจำนวนและวิเคราะห์ได้
นอกจากกนี้ Forms สามารถอยู่ภายในกรอบงานของ Microsoft 365 จึงมีมาตรฐานความปลอดภัย
- มีการเข้ารหัสสำหรับข้อมูลและระหว่างการส่ง
- บันทึกการตรวจสอบได้
Microsoft Forms ปลดล็อกศักยภาพของข้อมูลองค์กร ทำให้การรวบรวม วิเคราะห์ และดำเนินการตามข้อมูลเชิงลึกง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการปรับปรุงกระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่ การรวบรวมความคิดเห็นจากพนักงาน หรือการติดตามความพึงพอใจของลูกค้า Forms ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ตัดสินใจได้รวดเร็วและมีข้อมูลมากขึ้น ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพเหมาะสมกับธุรกิจต่างๆ หากใช้ประโยชน์จาก Forms ได้อย่างเต็มที่
Netway Communication ให้บริการด้าน Cloud, Hosting และ IT พื้นฐานสำหรับธุรกิจ เป็นตัวแทนแบรนด์ไอทีชั้นนำมากมาย ทั้ง Microsoft, Google, Digicert, ฯลฯ เรามีเจ้าหน้าที่พร้อมดูแลคุณ 24 ชม. สอบถามเพิ่มเติมได้ที่
Line : @netway (มี @ ด้านหน้า) หรือ https://bit.ly/line-netway
Facebook : m.me/netway.offcial
Tel : 02-055-1095
Email : support@netway.co.th
Web Chat : https://netway.co.th/
อ้างอิง: thetechnologypress
