แนวทางปฏิบัติการสำรองข้อมูลอย่างปลอดภัย

ทุกวันนี้ ข้อมูลส่วนใหญ่จัดเก็บในรูปแบบดิจิทัล บางธรุกิจมีการจัดการกับข้อมูลทุกวัน ไม่ว่าจะเป็นประวัติส่วนตัวหรือไฟล์งาน ข้อมูลลูกค้า จึงจำเป็นต้องมีการสำรองข้อมูลอย่างปลอดภัยเพื่อสามารถดึงมาใช้ในยามที่เครื่องเกิดเหตุการณ์บางอย่าง

Data Backup คืออะไร

คือ การสำรองข้อมูลโดยการสร้างสำเนาข้อมูล ซึ่งสำเนาดังกล่าวสามารถใช้ได้ในกรณีที่ข้อมูลต้นฉบับสูญหายหรือถูกทำลาย ซึ่งข้อมูลสำรองสามารถจัดเก็บในอุปกรณ์ต่างๆ ได้ เช่น ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก หรือในระบบคลาวด์ การมีข้อมูลสำรองจะช่วยให้องค์กรไม่สูญเสียข้อมูลสำคัญไป

การสำรองข้อมูลมีความสำคัญอย่างไร

การสำรองข้อมูลจะช่วยป้องกันไม่ให้ข้อมูลสูญหายไปถาวร อย่างน้อยก็มี Backup อยู่บ้าง บางครั้งคอมพิวเตอร์ขัดข้องหรือมีไวรัสหรืออาจลบไฟล์สำคัญบางไฟล์โดยไม่ได้ตั้งใจ หากไม่มีการสำรองข้อมูล ก็อาจสูญเสียทุกอย่าง การสำรองข้อมูลจะช่วยปกป้องข้อมูลจากปัญหาเหล่านี้

ความถี่ในการสำรองข้อมูล

การสำรองข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญมากและควรทำเป็นประจำ บางคนสำรองข้อมูลทุกวัน ในขณะที่บางคนทำเป็นประจำทุกสัปดาห์ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงบ่อยเพียงใด หากมีไฟล์สำคัญที่เปลี่ยนแปลงทุกวัน ก็ควรสำรองข้อมูลทุกวัน การสำรองข้อมูลเป็นประจำข้อดีคือเราจะมีไฟล์เวอร์ชันล่าสุดอยู่เสมอ

การสำรองข้อมูลมีประเภทใดบ้าง

โดยพื้นฐานทั่วไปมี 3 รูปแบบ

การสำรองข้อมูลแบบนี้จะคัดลอกข้อมูลทั้งหมด ซึ่งอาจต้องใช้เวลาและพื้นที่มากขึ้นแต่ก็ครอบคลุมข้อมูลครบทั้งหมด

การสำรองข้อมูลแบบนี้จะคัดลอกเฉพาะไฟล์ใหม่หรือไฟล์ที่มีการเปลี่ยนแปลงนับตั้งแต่การสำรองข้อมูลครั้งล่าสุดเท่านั้น ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและพื้นที่

การสำรองข้อมูลแบบ differential backup จะคัดลอกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เกิดขึ้นจากการสำรองข้อมูลแบบ full backup ครั้งล่าสุด ซึ่งเร็วกว่าการสำรองข้อมูลแบบ full backup แต่ใช้พื้นที่มากกว่าการสำรองข้อมูลแบบ Incremental Backup

ควรเก็บข้อมูลสำรองไว้ที่ไหน

สถานที่จัดเก็บข้อมูลสำรองก็เป็นสิ่งที่ควรให้ความสำคัญ เช่น:

เป็นอุปกรณ์ที่สามารถเก็บไว้ที่บ้านหรือที่ทำงานได้ มีความสะดวก แต่ก็อาจสูญหายหรือเสียหายได้เช่นกัน

สำรองข้อมูลบนระบบออนไลน์ มีความปลอดภัยค่อนข้างมาก และยังทำงานได้สะดวกเข้าถึงได้ง่ายจากทุกสถานที่อีกด้วย

หมายถึงการเก็บข้อมูลสำรองไว้ในตำแหน่งอื่นที่ไม่ใช่ข้อมูลหลัก ซึ่งจะช่วยป้องกันข้อมูลถูกโจรกรรมหรือภัยธรรมชาติ

วิธีสำรองข้อมูลอย่างปลอดภัย

• การใช้การเข้ารหัส (Use Encryption)
• ตั้งรหัสผ่านที่ซับซ้อน (Set Strong Passwords)
• ทดสอบการสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ (Regularly Test Your Backups)

เครื่องมือใดบ้างที่สามารถช่วยสำรองข้อมูล

มีเครื่องมือต่างๆ มากมายสามารถช่วยจัดการสำรองข้อมูลโดยอัตโนมัติ:

ซอฟต์แวร์สำรองข้อมูลสามารถกำหนดเวลาและดำเนินการสำรองข้อมูลโดยอัตโนมัติได้ ทำให้การสำรองข้อมูลรายวัน รายสัปดาห์ จึงทำได้ง่ายยิ่งขึ้น

บริการคลาวด์หลายแห่งมีแพ็คเกจในการสำรองข้อมูลอัตโนมัติและยังมีคุณลักษณะด้านความปลอดภัย

ข้อควรพึงกระทำในการสำรองข้อมูล

ข้อควรพึงกระทำ ควรเก็บสำเนาสำรองไว้มากกว่าหนึ่งชุดในหลายๆ สถานที่เสมอ อัปเดตซอฟต์แวร์และอุปกรณ์สำรองข้อมูลทั้งหมดเพื่อป้องกันภัยคุกคามในรูปแบบใหม่ๆ

อ้างอิง: thetechnologypress