ด้วยงาน Netway Connect ครั้งที่ 20 เราได้หยิบยกประเด็นในเรื่องของ Microsoft Teams ที่จะนำมาประยุกต์กับการใช้งานจริง และแชร์ประสบการณ์กันในงานในลักษณะผู้ที่ได้ใช้งานจริงแล้ว ว่าเป็นอย่างไร มีส่วนใดต้องคำนึงถึงและควรระวัง พร้อมกับแลกเปลี่ยนประสบการณ์การใช้งานจริงระหว่างทาง Netway เอง กับผู้เข้าร่วมสัมนา

ในส่วนของ Agenda ในงาน

ทำความรู้จักกับ Microsoft Teams

Microsoft Teams เป็นโปรแกรมส่วนหนึ่งของ Microsoft 365 Package plan ​​

Microsoft Teams เป็นแอปพลิเคชั่นหนึ่งในการสื่อสารและการทำงานร่วมกันกับผู้ใช้งานภายในองค์กร ทั้ง​ในด้านการสื่อสารเรื่องข้อความ เช่น การพิมพ์ในรูปแบบ Chat หรือการสื่อสารด้านเสียงและวีดีโอ เช่น ​การ Calls , Video Calls เป็นต้น​

​ในขณะเดียวกันในแง่ของเอกสาร ก็สามารถใช้งานได้ง่ายๆ ผ่าน Microsoft Teams เช่นการแชร์ไฟล์ด้วยการส่ง​ไฟล์เพียงเท่านั้น หรือการนำเสนอไฟล์ต่างๆ ในขณะที่ Video Calls ก็ได้เช่นกัน รวมถึงการแชร์หน้าจอ Desktop ​เพื่อนำเสนอข้อมูลด้วย​

​ Microsoft Teams อยู่ใน Package Microsoft 365 โดยหลักๆ คือ​

1. Microsoft 365 Apps for business Essential​
2. Microsoft 365 Business Standard​
3. Microsoft 365 Enterprise E1​
4. Microsoft 365 Enterprise E3​
5. Microsoft 365 Enterprise E5​

Microsoft Teams สามารถใช้งานได้ทั้งบน Web browser และติดตั้งในรูปแบบ ​
Desktop application ซึ่ง Feature การใช้งานก็จะแตกต่างกันออกไป​​

การใช้งานสำหรับการติดตั้ง Desktop application จะมีข้อจำกัด คือ​

1. Windowsต้องเป็นWindows 7  ขึ้นไป รองรับทั้ง 32-bit และ 64-bit​
2. Mac OSต้องเป็นOSX 10.10 ขึ้นไป​
3. Linuxจะอยู่ในรูปแบบการติดตั้ง.deb และ rpm ซึ่งรองรับ Ubuntu 16.04 ขึ้นไป และ CentOS 8 ขึ้นไป​

โดยหากเป็น Windows จะต้องมี .Net Framework 4.5 หรือสูงกว่า​

ซึ่งหากเป็น Desktop application จะสามารถใช้งานได้เต็มที่ ครบถ้วนที่สุด จึงแนะนำให้เป็น Version นี้​

สามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/get-clients

หรือดูข้อมูลในส่วนของ Requirement ได้ที่ https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/hardware-requirements-for-the-teams-app

อย่างไรก็มี ได้มีการแนะนำวิธีการตั้งค่า Microsoft Teams ไว้ในการสัมนาด้วยเบื้องต้น เพื่อให้พิจารณาความเหมาะสมในการสร้าง Teams สำหรับใช้งานในองค์กรนั่นเอง

วิธีการตั้งค่า Microsoft Teams​สำหรับองค์กร​

Microsoft Teams เป็นหนึ่งในแอปพลิเคชั่นของ Microsoft 365 ซึ่งเอกลักษณ์ของ Microsoft 365 Package ​หรือ Plan ที่จะมี Microsoft Teams นั่นก็คือแอปพลิเคชั่น SharePoint นั่นเอง​

​ดังนั้น การตั้งค่าหรือการสร้าง Microsoft Teams จะอ้างอิงจาก SharePoint เป็นหลัก ในแง่ของการใช้งานพื้นที่ใน​การเก็บไฟล์ จึงเหมารวมได้ว่าเมื่อมี Microsoft Teams ต้องมี SharePoint​ และเมื่อมี SharePoint จะต้องมี Group ซึ่งแน่นอนว่า Group ดังกล่าวคือ Office365 Group นั่นเอง​

​โดย Office365 Group นี้ ไม่ได้ถูกใช้งานจาก SharePoint หรือ Microsoft Teams เพียงเท่านั้น แต่ยังสามารถใช้​งานร่วมกับแอพพลิเคชั่นอื่นๆ ได้อีก อาทิ Microsoft Planner , การใช้ Group ดังกล่าวทำเป็น Mailing List ก็ได้​เช่นกัน​

​สรุปได้ว่า หากต้องการตั้งค่า Microsoft Teams ควรที่จะตรวจสอบและวางแผนการใช้ Office365 Group ​มากกว่าว่าควรใช้งานในแนวใด ใช้เพื่ออะไร และจำเป็นจะต้องใช้อย่างไร จึงจะตั้งค่าเริ่มต้นได้ถูกต้อง​

โดยให้ตัวอย่างไว้คิด ดังนี้

ทีมฝ่ายขาย ต้องการมีพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลภายในทีมโดยที่ไม่อยากให้ทีมอื่นเข้าถึง ​หากต้องการให้เข้าถึงก็จะเปิดสิทธิ์เป็นบางไฟล์และบางโฟลเดอร์กับบางบุคคลเท่านั้น​

​พร้อมกันนั้นอยากได้ Microsoft Teams เพื่อใช้พูดคุยและสื่อสารกันในทีมในแง่ของการสั่งงานที่เป็นรูปธรรม ​และสะดวก รวดเร็ว หรือประกาศข่าวสารกันในทีม พร้อมดูไฟล์ต่างๆ ที่เป็นของทีม จากหน้า Microsoft Teams ​ได้เลย​

​และอีกทั้ง อยากได้ Intranet สำหรับคนในทีมฝ่ายขายด้วยเช่นกัน​

​เพิ่มเติมด้วยแอปพลิเคชั่น Planner เพื่อวางแผนและมอบหมายกับคนในทีมที่เกี่ยวข้อง​

และสุดท้าย อยากได้ Email Group ที่สามารถส่งถึงพนักงานทั้งหมดโดยยังเก็บต้นฉบับเพื่ออ้างอิงย้อนหลังได้ด้วย​

​หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบ หรือเป็นหัวหน้าทีม Sales จะทำอย่างไรหรือวางแผนอย่างไร

สุดท้ายแล้ว หากเราดำเนินการใดๆ สิ่งที่แนะนำที่สุดคือการวางแผนและรวบรวมข้อมูลก่อนเสมอ ทีจะดำเนินการจริง ไม่เฉพาะแค่เพียง Microsoft Teams แต่รวมถึงทุกๆ เรื่องด้วยเช่นกันครับ

ในกรณีนี้ หากรวบรวมข้อมูลและวางแผนก่อนการดำเนินการในส่วนของ Groups, SharePoint, Teams และ Planner รวมถึงระบบอื่นๆ จะทำให้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด และจัดการง่ายด้วยเช่นกันสำหรับผู้ดูแลระบบ