การใช้ Microsoft 365 Apps ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

Microsoft 365 เป็นชุดเครื่องมือที่สร้างขึ้นเพื่อให้การทำงานร่วมกันและการรักษาความปลอดภัยให้ง่ายขึ้นบนอุปกรณ์และระบบต่างๆ มีโปรแกรมที่เป็นที่รู้จักอย่าง Word, Excel, PowerPoint และ Outlook รวมถึงโปรแกรมใหม่ๆ เช่น Teams และ OneDrive ด้วยฟีเจอร์ที่มีประโยชน์และบริการบนคลาวด์ Microsoft 365 จึงคอยพัฒนาแอปเพื่อความสมบูรณ์แบบให้กับธุรกิจในการจัดระเบียบการดำเนินงานและส่งเสริมการสื่อสาร การใช้งานที่ถูกต้องจะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากแอป Microsoft 365

Microsoft 365 มีคุณสมบัติอะไรบ้าง

Microsoft 365 ไม่ใช่แค่โปรแกรม Office แต่เป็นระบบที่ช่วยให้ผู้คนทำงานร่วมกัน ควบคุมข้อมูลของตนเองและมีความปลอดภัยสูง

• Teams
• OneDrive
• Excel
• Word
• Power Apps
• Planner
• Forms

Microsoft Teams เป็นศูนย์กลางการสื่อสารและการทำงานเป็นทีมที่ให้ผู้ใช้แชร์ไฟล์ จัดการประชุม และเชื่อมต่อกับแอป Microsoft อื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย OneDrive ยังมีพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ที่ปลอดภัย เพื่อให้ผู้ใช้เข้าถึงไฟล์และแบ่งปันได้จากทุกที่ เพื่อรักษาข้อมูลส่วนตัวให้ปลอดภัย Microsoft 365 ยังมีฟีเจอร์ความปลอดภัยขั้นสูง เช่น การเข้าสู่ระบบแบบ Multi-factor Login และการเข้ารหัสข้อมูล

ความโดดเด่นเกี่ยวกับ Microsoft 365 คือช่วยให้ผู้คนทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ผู้คนหลายคนสามารถทำงานบนเอกสารพร้อมกันได้ด้วยเครื่องมืออย่าง Excel และ Word ซึ่งทำให้งานมีประสิทธิผลมากขึ้นและลดความยุ่งยากในการควบคุมเวอร์ชัน

นอกจากนี้ Microsoft 365 ยังทำงานร่วมกับโปรแกรมอื่นๆ เช่น Power Apps และ Power Automate ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างแอปของตนเองและทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

Microsoft Planner เป็นเครื่องมือแสดงภาพสำหรับติดตามโครงการและงานที่ทำงานร่วมกับ Microsoft 365 ช่วยให้ทีมต่างๆ มีส่วนกลางในการวางแผน กำหนดงาน และติดตามงาน เครื่องมือนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการติดตามโครงการที่ซับซ้อนและทำให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมมีความเข้าใจที่ตรงกัน

Microsoft 365 ยังมี Microsoft Forms ซึ่งช่วยให้สามารถสร้างแบบสำรวจ แบบทดสอบ และแบบสอบถามได้อย่างง่ายดาย เครื่องมือนี้ช่วยให้ได้รับคำติชมในแบบทดสอบ และทำให้กระบวนการรวบรวมข้อมูลง่ายขึ้น

สามารถเพิ่มประสิทธิภาพ Microsoft 365 ได้อย่างไร

หากต้องการได้รับประโยชน์จาก Microsoft 365 อย่างแท้จริง จำเป็นต้องเข้าใจวิธีปรับแต่งฟีเจอร์ต่างๆ ให้เหมาะกับความต้องการขององค์กรดังต่อไปนี้

Microsoft Teams เป็นรากฐานสำคัญของการทำงานร่วมกัน ใน Microsoft 365 โดยการตั้งค่าช่องทาง (Channels) สำหรับโครงการหรือแผนกต่างๆ ทีมงานสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและแบ่งปันเอกสารที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ การผสานรวม SharePoint ยังช่วยให้สามารถจัดการเอกสารจากจุดศูนย์กลางได้ ทำให้ทีมงานสามารถเข้าถึงและทำงานร่วมกันในไฟล์เดียวกันได้ง่ายขึ้น

การปรับแต่งตั้งค่า Microsoft 365 สามารถปรับปรุงการนำไปใช้งานของผู้ใช้ได้อย่างมาก การตั้งค่า SharePoint และช่องทาง Teams ให้สะท้อนถึงแบรนด์และเวิร์กโฟลว์ขององค์กรจะช่วยให้การใช้งานง่ายและเป็นส่วนตัวมากขึ้น ส่วนสำหรับพนักงานในองค์กรจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้ใช้สามารถค้นหาและใช้เครื่องมือที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย

Power Platform ซึ่งประกอบด้วย Power Apps, Power Automate และ Power BI นำเสนอเครื่องมือที่สร้างคุณค่าสำหรับการทำงานให้แบบอัตโนมัติและรับข้อมูลเชิงลึกจากข้อมูลที่มีอยู่ การใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเหล่านี้ ในธุรกิจต่างๆ สามารถปรับกระบวนการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ ช่วยลดการใช้แรงงานคน และตัดสินใจตามข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ความปลอดภัยของข้อมูลถือเป็นสิ่งสำคัญยิ่งในโลกดิจิทัลในปัจจุบัน Microsoft 365 นำเสนอฟีเจอร์ความปลอดภัย เช่น Azure Information Protection และ Advanced Threat Protection เพื่อปกป้องข้อมูลที่สำคัญ การนำฟีเจอร์เหล่านี้มาใช้และการรับรองว่าเป็นไปตามมาตรฐานการกำกับดูแลสามารถปกป้องธุรกิจจากการละเมิดข้อมูลและปัญหาทางกฎหมายได้

Microsoft อัปเดตผลิตภัณฑ์และพัฒนาปรับปรุงอยู่เสมอ โดยสามารถศีกษาข้อมูลผ่าน Microsoft Learn และแหล่งข้อมูลการฝึกอบรมอื่นๆ ช่วยให้องค์กรของคุณยังคงมีความสามารถในการแข่งขันและมั่นใจได้ว่าพนักงานใช้เครื่องมือที่อัพเดทล่าสุดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การทำงานร่วมกับที่ปรึกษาที่มีความรู้และประสบการณ์หรือผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับการรับรองจาก Microsoft จะช่วยให้ได้รับข้อมูลเชิงลึกและคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีใช้งานที่ดีที่สุดในการใช้ Microsoft 365

การใช้ฟีเจอร์ต่างๆ เช่น กล่องจดหมายที่เน้นเนื้อหา และขั้นตอนวิธีลัดใน Outlook จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการอีเมลได้อย่างมาก นอกจากนี้การใช้ปฏิทินที่แชร์ได้และเครื่องมือจัดการงานและการทำงานร่วมกันระหว่างทีมได้อย่างดี

แอป Microsoft 365 พร้อมใช้งานบนอุปกรณ์ต่างๆ รวมถึง พีซี, Mac, แท็บเล็ต, และโทรศัพท์มือถือ ซึ่งช่วยส่งเสริมพนักงานให้สามารถเข้าถึงเครื่องมือเหล่านี้ได้จากทุกที่ จะช่วยปรับปรุงความยืดหยุ่นและการตอบสนองต่อความต้องการทางธุรกิจได้

สรุป การเพิ่มประสิทธิภาพใน Microsoft 365 ของคุณให้ได้ประโยชน์สูงสุดนั้นต้องใช้แนวทางเชิงกลยุทธ์ที่ครอบคลุมถึงการทำงานร่วมกันของแต่ละองค์กร ในการตั้งค่าการทำงานให้เป็นไปแบบอัตโนมัติโดยคำนึงถึงความปลอดภัย และการเรียนรู้การใช้เครื่องมือเมื่อแอปมีการอัพเกรดเวอร์ชันใหม่อย่างต่อเนื่องนั่นเอง