Microsoft 365 Copilot คืออะไร ทำอะไรได้บ้าง
1.Copilot คืออะไร ทำอะไรได้บ้าง
ChatGPT คือ ประเภทหนึ่งของ Large Language Model (LLM)
ลองดูการทำงานแบบภาพรวม
Playlist การทำงานของ Copilot บน App แต่ละตัวของ Microsoft 365
Teams , Teams Meetings , PowerPoint , Excel , Word, Outlook ,Business Chat , Whiteboard และยังมีอีกมากที่ยังไม่ได้ออกมาเป็น short video เช่น Loop Planner forms
วิธีการทำงานของ Copilot แบบสรุปสั้น
The Copilot System ดูคลิปที่ https://www.youtube.com/watch?v=E5g20qmeKpg&list=PLXPr7gfUMmKxDKxah3zpG4NhhDj-2lAvc&index=10
คาดหวังอะไรได้จากการใช้ Microsoft 365 Copilot
Copilot จะเข้ามาช่วยเพิ่ม Productivity ในการทำงาน ลดระยะเวลาในการเรียนรู้และค้นหาข้อมูลทั้งภายนอกและภายในบริษัท และยังเปิดโอกาสใหม่ๆในการเชื่อมโยงข้อมูลที่มีมหาศาลและกระจัดกระจายกันอยู่หลายๆที่ ซึ่งทั้งหมดยังตั้งอยู่บนความปลอดภัย
2. เตรียมตัวก่อน Prompt
ปัญหาโลกแตก : จะ Prompt อะไรดี
Prompt (คำสั่ง) ที่ดี จะต้องประกอบไปด้วย Goal, Context, Source, Expectation
- มีแค่บาง Teams ที่รองรับ prompt ภาษาไทย ที่เหลือจะมาปี 2024
- Microsoft มี Prompt Guide ให้ในทุกๆแอป
แต่ถ้ามันยากไป…
Microsoft มี Prompt Guide ให้ในทุกๆแอป
มีอีกเยอะมาก ใน https://support.microsoft.com/en-us/copilot ให้ได้ลองสำรวจกัน
การ Reference สิ่งต่างๆใน M365 Copilot
ไฟล์ต่างๆจะต้องอยู่บน OneDrive/SharePoint ของบริษัทเราก่อนนำมา Reference
- กด / แล้วจะมี File, People, Email หรือ meeting ที่เราเพิ่งเกี่ยวข้องให้เลือก แต่บางทีมันก็ไม่ใช่ที่เราอยากได้เสมอไป
- บางทีก็พิมพ์ชื่อไฟล์ตรงๆลงไปเลยก็ได้ ถ้าไม่ซ้ำนะ
- ถ้าสุดๆจริงๆ Copy Share link ไปเลย
ว่าด้วย Privacy
Copilot จะไม่จำ prompt และไม่เอาข้อมูลไปคุณเทรนต่อที่ไหน
- ถามแล้ว อย่าลืมเซฟคำตอบ เพราะปิดแล้วหายเลยกู้ไม่ได้ ต้องถามใหม่
2. Copilot ทำอะไรได้บ้างในแต่ละ App
ในส่วนนี้แต่จะเจาะลึก use case และตัวอย่าง Prompt ของแต่ละ Application เพื่อให้เห็นตัวอย่างการใช้งานจริง
PowerPoint Copilot
เปิดขึ้นมาจะเจอปุ่ม Copilot อยู่ด้านขวาบนซึ่ง
Use case
- เปลี่ยน Text ให้กลายเป็นพรีเซนท์ หรือ เปลี่ยน Word ให้กลายเป็น Present ได้
- ใช้แปลงสไลด์หน้านั้นๆ เช่น เติมรูป, จัดหน้าสไลด์ใหม่ หรือ ใส่ animation
- ใช้แปลงทั้งสไลด์ เช่น เปลี่ยน Font!! (รักมาก ประหยัดเวลาไปเยอะ)
- หรือถ้าสไลด์มันยาวก็ให้มันทำสรุปให้ หรือ ทำ Note ให้ยังได้
Create
- Create a presentation from a description
- Create a presentation from a Word document URL
Refine (Edit)
- Add a slide about a [topic]
- Add an image based on a description
- Change font family on all slides to Segoe UI
- Organize the presentation by adding an agenda and creating Sections
Summarize (Organize)
- Create a summary (ใช้บ่อย เพราะมีการทำสไลด์ให้ ซึ่งยาวและเยอะมาก)
- Show key slides — Provides a list of slides with important information
Discover (Understand)
- Show action items and next steps
- Ask questions about the presentation
Command (Ask)
- Reformat text
- Create a new slide
Word Copilot
Copilot ใน word จะช่วยเราเขียน แก้ไข สรุป และถามตอบข้อมูลในเอกสารได้
เปิดมาจะมี
- Copilot ที่มุมขวาบน ซึ่งเหมาะกับเอาไว้ถามคำถาม
- Draft with Copilot เหมาะกับเอาไว้สั่งให้เขียน
- Rewrite เมื่อเราครอบตัวหนังสือ
Use case
- เปลี่ยน Outline หรือไอเดีย ให้กลายเป็นเนื้อหาใน Word
- สร้าง Proposal ให้บริษัท A โดย Reference มาจากไฟล์ Word/PowerPoint
Generate Proposal to customer from /Sustainability at Microsoft.pptx align with my template /Proposal Template Master.docx
- Rewrite existing text for length, tone, new phrasing
- Add tables based on the text
- สั่งให้สรุป หรือ ถามแบบเจาะจงจากเนื้อหายาวๆใน word
What is the responsibility of on call engineer?
ตัวอย่าง Prompt
กดจาก Draft with Copilot
เปิดไฟล์ใหม่มา สามารถสร้างเนื้อหาใหม่ จาก reference file เช่น Word/PPT ได้รวมกัน 3 ไฟล์
- Create proposal from Thunderbolt e-bike file Thunderbolt e-bike.docx
- Generate Proposal to customer from /Sustainability at Microsoft.pptx align with my template /Proposal Template Master.docx
กดที่มุมขวาบน
- What is the responsibility of on call engineer?
- What is the escalation process?
- Summarize the doc for 7 years old kids
Excel Copilot
สิ่งที่ Excel Copilot ทำได้ดีมากๆคือ ทำให้คนที่ใช้ Excel ไม่คล่อง สามารถใช้ excel ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการช่วยวิเคราะห์ หา Insight ข้อมูล หรือ take action แต่ไม่รู้สูตร
วิธีใช้ : ไฟล์ต้องอยู่ใน OneDrive/SharePoint และข้อมูลต้องอยู่รูปแบบของ Table
ตัวอย่างที่ดี
Use case
- หา Insight จากข้อมูล
- ตั้งคำถามกับข้อมูล
- สั่งให้ทำอะไรบางอย่างที่เราไม่รู้สูตร
Limitation
- ทำได้ทีละ Table ไม่สามารถวิเคราะห์หลายๆ Table ได้ ณ ตอนนี้
- Column เยอะเกินไปก็ไม่ได้
ตัวอย่าง Prompt
- What are the top 5 campaigns by revenue Budget for digital marketing over time
- How does revenue generated by different campaign types compare?
- How many campaign owners had over 1000 users targeted?
- Give me column suggestions add a column that tells me which campaigns are successful.
Microsoft Teams Copilot
ใช้ได้หลายที่มาก ในห้องประชุม หรือ Recap หลังจบประชุม
ใช้ภาษาไทยได้ด้วยนะ
- ใน Chat
เอาไว้ถามถึงเนื้อหาที่เรากำลังคุยกันในแชท บางทีคนเยอะมาอ่านทีหลังไม่ไหว
Prompt guide
- เอาไว้สรุปแชทที่เราคุยกัน เช่น Highlights from the past day หรือ สรุปสิ่งที่คุยกันวันนี้
- ถามแบบเจาะจงถึงเนื้อหาบางเรื่อง
- ถามว่ามอสพูดเรื่องอะไรบ้าง
2. ใน Meeting room
- จะถามได้ ก็ต่อเมื่อ กดเปิด Transcript (เลือกภาษาให้ตรงกับที่พูดด้วยนะ ภาษาไทยได้)
- Host ต้องอยู่องค์กรเดียวกับเรา ถึงจะใช้ Copilot ได้
วิธีเปิด Copilot / transcript
กดเปิด Copilot หรือ Transcript
จากนั้น จะมีภาษาให้เลือก
ถ้าจะเปลี่ยนภาษา ระหว่างทาง
View live transcription in Microsoft Teams meetings — Microsoft Support
Prompt guide
- Get a summary of the meeting so far
- Key discussion points
- Who said what or what people said
- Where do people disagree
- Suggest action items
3. ใน Recap หลังจบประชุม
- เผื่อไม่ได้เข้าประชุม และไม่อยากเสียเวลานั่งฟังทั้งหมด
Prompt guide
- Recap the meeting
- List action items
- Follow up questions
- Highlight the different perspectives on a topic
- List main ideas
Microsoft 365 Chat
เรียกได้ว่าเป็น ChatGPT ขั้น upgrade ที่รู้ข้อมูลภายบริษัท โดยสิทธิการเข้าถึงจะเท่ากับที่เราเข้าถึงได้
- เอาไว้ถามถึงข้อมูลภายใน ที่ไปถามจากที่ไหนไม่ได้
- ให้สรุป Email, Chat, meeting ที่เราเข้าถึงได้ในสัปดาห์นี้
- Reference file ได้ 3 ไฟล์ จะเป็น Word, Excel, PowerPoint, PDF ก็ได้
- Reference People, Meeting, email ได้หมด
ใช้งานผ่าน Office.com หรือ จะที่หน้า Microsoft Teams app ก็ได้
เวลาถามข้อมูลเกี่ยวกับภายใน M365 Chat จะได้เปรียบมากๆ รวมไปถึงเปิดโอกาสให้เราค้นพบไฟล์ที่ไม่เคยเปิด แต่มีสิทธิเข้าถึงด้วย
Prompt guide
- What is the caretaker leave policy in Microsoft?
- Highlight my email this week
- Summarize emails where I was mentioned recently. Make it detailed, highlighting the sender and categorizing by topic of the email.
Outlook Copilot
Copilot ใน Outlook จะช่วยคุณเขียนอีเมล ปรับแต่งเนื้อเมล สรุปเนื้อหาของอีเมล
3 วิธีใช้หลักๆคือ Draft เมล, สรุปเนื้อหา แล้วก็ Coaching การเขียนเมล
ตอนกำลังจะเขียนอีเมล
ปุ่ม Copilot จะเด้งขึ้นมาในหน้าที่จะเขียนเมลเลย หรือกดจากแถบเมนูด้านบนก็ได้
เขียนเสร็จแล้วก็เปิด Coaching ซะหน่อย เอาไว้ดู Feedback ว่า เนื้อหาเรารุนแรงไปไหม คนอ่านจะรู้สึกยังไง เราเขียนชัดเจนหรือกำกวม
ตอนอ่านเมลคนอื่นแล้วอยากให้ช่วยสรุป
4. A day in life ในแต่ละ role
Copilot ทำอะไรได้เยอะมาก เยอะจนไม่รู้จะเริ่มต้นยังไง เลยอยากให้ทุกคนลองดูตัวอย่างจากตำแหน่งที่ใกล้เคียงกับเราเป็นจุดเริ่มต้น
A day in the life of an Executive
A day in the life of an HR manager
A day in the life of a Sales Lead
A day in the life of a Marketing Manager
A day in the life of a Financial Analyst
A day in the life of an IT administrator
FAQ
Limitation
Copilot in Word
- Attaching a file to summarize or reference has limitation of approximately 15k words. In this scenario when a limited/partial response is generated, there is a warning to the user alerting them of the partial response.
Copilot in PowerPoint
- Microsoft 365 Copilot can be used to transform a Word document into a PowerPoint presentation.
- The Word document must be less than 12MB in size.
- PowerPoint will only use the first 20 pages of a Word document to create a presentation.
Copilot in Excel
