Microsoft Power Automate คืออะไร

Power Automate เป็นเครื่องมือที่นำเสนอโดย Microsoft สำหรับวัตถุประสงค์ด้านระบบอัตโนมัติทางธุรกิจ โดยออกแบบมาเพื่อช่วยเหลือบริษัทต่างๆ ในการพัฒนาเวิร์กโฟลว์สำหรับงานประจำวัน เช่น การแจ้งเตือน การคัดลอกไฟล์ การร้องขอการอนุมัติ และอื่นๆ

ข้อดี ไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีก็สามารถใช้งาน Power Automate ได้ โดยวิธีการลากและวาง (Drag and Drop) บนหน้าอินเทอร์เฟซ (Interface) ใช้งานได้ทั้งบนเดสก์ท็อป, มือถือ, Microsoft Teams, และเบราว์เซอร์

Power Automate ช่วยให้คุณสร้างเวิร์กโฟลว์ (Workflows) หรือที่เรียกว่า " flows " ที่ช่วยลดขั้นตอนการทำงานด้วยตนเองและเพิ่มความเร็วให้กับกระบวนการทำงาน โดยไม่ต้องจ้างนักพัฒนาหรือซื้อเครื่องมือเพิ่มเติม

Power Automate ทำให้งานง่ายขึ้นได้อย่างไร

Power Automate ไม่ใช่แค่ฟีเจอร์ที่ทันสมัย แต่สร้างมาเพื่อการแก้ไขปัญหา เช่น

• การตอบกลับลูกค้า: เมื่อลูกค้าสมัครใช้งาน ส่งอีเมลตอบกลับโดยอัตโนมัติ อัปเดตการมอบหมายงานสำหรับทีมที่เกี่ยวข้อง และทำการอัปเดต CRM
• การจัดการข้อมูลผู้สนใจซื้อ: Power Automate สามารถตั้งค่าอีเมลติดตามผลเบื้องหลัง ส่งมอบข้อมูลผู้สนใจซื้อให้กับฝ่ายที่รับผิดชอบ และบันทึกกิจกรรมก่อนหน้าได้ทั้งหมดในครั้งเดียว
• รายงานค่าใช้จ่าย: กำหนดเวิร์กโฟลว์ในการดึงใบเสร็จ สรุปค่าใช้จ่ายทั้งหมด และส่งเพื่อขออนุมัติแทนการรวบรวมใบเสร็จและกรอกแบบฟอร์ม
• การตั้งค่าการรับพนักงานใหม่: เมื่อมีการเพิ่มพนักงานเข้าไปในระบบทรัพยากรบุคคลแล้ว เครื่องมือนี้สามารถเรียกใช้การดำเนินการต่างๆ ได้ เช่น การสร้างบัญชี การแชร์เอกสาร และการกำหนดเวลาการประชุมปฐมนิเทศ
• การจัดการโครงการ: เริ่มต้นโครงการใหม่ด้วยรายงานอัตโนมัติ การมอบหมายทีม และเครื่องมือติดตามความคืบหน้าที่ช่วยให้ทุกอย่างเป็นไปตามกำหนดเวลา

ฟีเจอร์อะไรบ้าง (Features)

• เทมเพลต (Templates) สำหรับกิจกรรมที่เกิดขึ้นบ่อยครั้ง เช่น การถ่ายโอนไฟล์ การแจ้งเตือนทางอีเมล การอนุมัติ และการเตือนความจำ มีเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าที่สามารถใช้ได้
• การเชื่อมต่อ (Connectors) สำหรับแอปพลิเคชันยอดนิยม เช่น SharePoint, Dropbox, Outlook, Google Drive และแม้แต่ Twitter มีการเชื่อมต่อในตัวมากกว่า 300 ตัวให้เลือกใช้
• ทริกเกอร์และการดำเนินการ (Triggers and actions) แต่ละโฟลว์จะมีทริกเกอร์ที่เริ่มต้นการทำงาน ตัวอย่างเช่น การรับอีเมล หลังจากนั้น โฟลว์จะดำเนินการ ซึ่งอาจทำอย่างใดอย่างหนึ่ง เช่น สร้างงาน ส่งข้อความ หรือบันทึกไฟล์ สามารถปรับเปลี่ยนการดำเนินการเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ
• ใช้งานได้หลายแพลตฟอร์ม (Cross-platform use) ใช้งานได้ผ่าน Microsoft Teams มือถือ เดสก์ท็อป และเบราว์เซอร์ เพื่อให้สามารถจัดการเวิร์กโฟลว์ได้ง่ายจากทุกที่

ระบบความปลอดภัย

Power Automate สร้างขึ้นบนโครงสร้างพื้นฐานคลาวด์ของ Microsoft ซึ่งหมายความว่าจะได้รับประโยชน์จากโปรโตคอลความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผสานรวมกับ Azure Active Directory สามารถตรวจสอบโฟลว์ จำกัดการเข้าถึงเมื่อจำเป็น และปกป้องข้อมูลสำคัญได้อย่างง่ายดาย

นอกจากนี้ยังเป็นตัวเลือกอีกทางสำหรับทีมไอทีที่ต้องจัดการกับระบบเก่า Power Automate สามารถเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์รุ่นเก่าได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนเครื่องมือเดิม

Power Automate ช่วยอะไรใน Project Management

1. Automated Approvals
การอนุมัติโดยอัตโนมัติ ตั้งค่าอัตโนมัติสำหรับการอนุมัติเอกสาร คำขอโครงการ หรือการตรวจสอบงบประมาณ

2. Centralized Document Management
การจัดการเอกสารแบบรวมศูนย์กลาง จัดเก็บเอกสารโครงการไว้ในที่เดียว ติดตามการเปลี่ยนแปลง และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนทำงานโดยใช้เวอร์ชันล่าสุดอยู่เสมอ

3. Real-Time Reporting
การรายงานแบบเรียลไทม์ เชื่อมต่อ Power BI กับ Power Automate เพื่อสร้างแดชบอร์ด (Dashboard) และรายงานแบบเรียลไทม์เพื่อแสดงความคืบหน้าของงานและงบประมาณ

4. Team Communication via Teams
การสื่อสารกับทีมงานผ่าน Teams ตั้งค่าการแจ้งเตือนใน Microsoft Teams เมื่อมีการอัปเดตเกิดขึ้น เช่น มีการเปลี่ยนแปลงกำหนดเวลาหรือมีงานที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว

5. Smarter Task Organization
การจัดระเบียบงานที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ใช้เทมเพลตอัตโนมัติเพื่อกำหนดเวลาการประชุม ส่งคำเตือน และกำหนดลำดับความสำคัญ

การเริ่มต้นใช้งาน หากคุณใช้ Microsoft 365 อยู่แล้ว คุณสามารถเข้าใช้งาน Power Automate ได้ที่ https://flow.microsoft.com

ที่มา: the technology press