1. เมื่อใช้ระบบนี้ ทาง Email Server จะส่งหัวข้อเรื่องให้กับโปรแกรมที่ใช้งาน เช่น Outlook, Smart Phone อื่นๆ แต่จะยังไม่ได้ดาวน์โหลดอีเมล์ลงในคอมพิวเตอร์
2. เมื่อผู้ใช้งาน เปิดดูอีเมล์ โปรแกรมถึงจะทำการดาวน์โหลดอีเมล์ลงมาในเครื่องคอมพิวเตอร์
3. เมื่อผู้ใช้งานจัดการอีเมล์อะไรก็ตาม โปรแกรมจะส่งค่าการจัดการไปยัง Email Server เพื่อให้ อีเมล์ใน Server ถูกจัดการตามที่ผู้ใช้ต้องการ เช่น ลบข้อความอีเมลบน Outlook หรืออุปกรณ์ที่ตั้งค่าเป็น IMAP ไว้ข้อความนั้นจะถูกลบออกจากระบบ Email Server ด้วย

1. โปรแกรมจะทำการดาวน์โหลดอีเมล์ทั้งหมดจาก Email Server เข้ามาในเครื่อง
2. เมื่อทำการดาว์นโหลดเรียบร้อย จะทำการลบอีเมล์ทั้งหมดที่มีอยู่ใน Email Server ออก หรือ จะเก็บไว้ในช่วงระยะเวลาหนึ่ง ที่ลูกค้าได้ตั้งค่าไว้ในโปรแกรม เช่น Outlook, Smart Phone อื่นๆ แล้วจะลบอีเมล์นั้นออกจาก Server ในวันที่ลูกค้าได้กำหนดไว้