การย้ายข้อมูลอีเมลหรือที่เรียกกันง่ายๆ ว่า Email Migration นั้น หลายคนมองว่าเป็นงานที่ใหญ่และยุ่งยาก ต้องมีการเตรียมการที่ซับซ้อนและใช้บุคลากรหลายทีม ซึ่งจริงๆ แล้วหากมีการวางแผนงานที่ดี และมีขั้นตอนที่ถูกต้องพร้อมแล้ว การย้ายอีเมลข้ามระบบนั้นเป็นเรื่องที่ไม่ต้องกังวลมากเท่าไรนัก นอกจากนั้น สมัยนี้มีซอฟต์แวร์ช่วยเหลือเป็นจำนวนมากที่ทำให้การย้ายอีเมลของคุณดำเนินไปได้อย่างราบรื่น ไม่กระทบต่อการทำงานของ User

ปัจจัยที่ต้องพิจารณา

ก่อนที่จะเริ่มโครงการ ผู้จัดการโครงการควรพิจารณาถึงปัจจัยต่างๆ ที่สำคัญ เพราะนอกเหนือไปจากเรื่องของค่า Software License แล้ว เวลาและค่าใช้จ่ายที่เสียไปในช่วงของ Email Migration เองนับว่ามีผลกระทบต่อธุรกิจมากเช่นกัน ปัจจัยที่ควรมองในช่วงของการวางแผน Migration นั้น ได้แก่ปัจจัยดังต่อไปนี้

• Costs – ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการย้ายไม่ว่าจะเป็นค่า License ของ Third-party software และค่าแรงของทีมงาน
• Data preservation – ความเสี่ยงที่เป็นไปได้ว่าจะมีข้อมูลส่วนใดที่อาจตกอยู่ในความเสี่ยงต่อการสูญหายในช่วงของการ Migration 
• How long will the email migration take? – ระยะเวลาที่คาดว่าจะใช้ในช่วงของการย้ายอีเมล
• Downtime – ในช่วงของ Migration จะมีระยะเวลา email system downtime เท่าไร
• Directory migration – ในการย้ายอีเมลบ่อยครั้งจำเป็นต้องย้าย directory ด้วย ข้อมูลส่วนนี้ควรจะต้องพิจารณาให้ครบถ้วนด้วย
• Email archiving – การทำ Archiving ช่วยให้องค์กรเป็นไปตาม compliance ได้ และยังช่วยจัดการและปกป้องข้อมูลได้ดีด้วย ทำให้ขั้นตอนต่างๆ ในการย้ายเป็นไปได้ราบรื่นยิ่งขึ้น

ปกติแล้ว ระบบอีเมลที่นิยมใช้กันนั้นจะมีลักษณะจำเพาะแตกต่างกันในการรายละเอียด เพราะฉะนั้นจะต้องนำรายละเอียดจำเพาะมาพิจารณาในการวางแผน Migration ด้วย แต่โดยทั่วไปแล้ว แผนงานโครงการย้ายอีเมลมักประกอบด้วยหัวข้อต่อไปนี้

ขั้นตอนในโครงการย้ายอีเมล

Step 1: Migration Project Assessment, Planning and Design

ความชัดเจนในกรอบงาน และเส้นทางการย้ายอีเมลของคุณควรจะต้องชัดเจนตั้งแต่ก่อนเริ่มต้นโครงการ โดยควรตั้งคำถามเริ่มต้นดังนี้ก่อน

• คุณมี Resource อะไรอยู่แล้วในการใช้งาน
• คุณต้องใช้ Resource อะไรบ้าง
• คุณมีเวลาเท่าไรในการย้ายตั้งแต่เริ่มต้นจนจบงาน

และเมื่อประเมินได้ชัดเจนแล้ว ขั้นตอนของเส้นแผนงานควรเป็นไปตามข้อกำหนดและเงื่อนไขที่คุณมี แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น ไม่ควรลืมว่าโครงการของคุณควรต้องตอบโจทย์สิ่งเหล่านี้ไปพร้อมๆ กัน

• What are your business requirements? (Disaster Recovery, Compliance, etc.)
• What are your storage requirements?
• How much data do you need to retain?
• How much data do you want to inject into the new email system?
• What data do you need to migrate (mail, appointments, address books, etc.)?
• When do you want to migrate users (certain times, days, weeks, months)? Can you afford any downtime?
• Are you compliant? Do you need to review old and/or establish new email retention policies?
• Could your organization use an archiving solution once the migration is complete?

Step 2: Archiving Data in Your Existing System

คุณควรจะต้องเตรียมข้อมูลเดิมเพื่อใช้ในการทำ data extraction และ archiving ด้วย ดังนั้น คุณควรจะมีฮาร์ดแวร์ให้พร้อม และมี archiving solution ที่เหมาะสม การทำ archiving ก่อน migration จะช่วยลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลที่จะย้ายไประบบใหม่รวมทั้งลดเนื้อที่ของ storage และลดภาระของเซิร์ฟเวอร์ลงได้ด้วย 

Step 3: User Provisioning and Client Deployment

ก่อนที่จะย้ายไปยังระบบใหม่ คุณควรต้องสร้าง user บน Directory ใหม่ก่อนและ enable email ให้กับทุก user นั้นเพื่อให้พร้อมใช้งานได้ทันทีหลังจากย้ายอีเมลไปแล้ว ซึ่งในการนี้คุณอาจจะต้องย้าย address book, distribution list รวมทั้ง proxy rights และอื่นๆ อีกมากมายตามไปด้วย

Step 4: Data Injection

เมื่อทุกอย่างพร้อมแล้ว คุรก็สามารถ inject ไฟล์ archived email ไปยังระบบใหม่ได้ ทั้งนี้ในขั้นตอนของการ injection นั้นอาจแตกต่างกันในแต่ละระบบ

Step 5: Cut Over to the New Email System

เทคนิคนี้เรียกว่าการ cutover ซึ่งหมายถึงการนัดวันย้ายกับ user อย่างชัดเจน ส่วนมากในขั้นตอนนี้คืการย้ายเสิ้นทางเดินของอีเมลไปยังอีเมลระบบใหม่นั่นเอง

Step 6: Completing Post-Migration Tasks

สิ่งที่ต้องทำหลังจากที่ย้ายอีเมลไปแล้วคือการตรวจสอบความครบถ้วนสมบูรณ์ของสิ่งที่ย้ายไป เช่น mail flow, appointment และ task scheduling ฯลฯ รวมทั้งการอบรมการใช้งานทั้งในส่วนของ User และ Admin ด้วย