วิธีสำรองข้อมูล Email จาก Google Workspace
เมื่อมีผู้ใช้งานในระบบใช้งาน Email ไประยะหนึ่ง มักจะมีพื้นที่ Email บน Gmail เต็ม ซึ่งไม่สามารถที่จะเพิ่มพื้นที่ได้แล้ว และจำเป็นต้องลบ Email ออกจากระบบ แต่ยังมีความต้องการ เผื่อใช้ Email ที่จะลบในอนาคตด้วย
หรือในกรณีที่ต้องการลบผู้ใช้งาน แต่อยากได้ข้อมูลเผื่อเรียกใช้ในอนาคต ก็สามารถใช้วิธีนี้ได้เช่นกัน
ข้อควรทราบก่อนดำเนินการ
1. วิธีการนี้เป็นวิธีการสำหรับผู้ใช้งาน ดังนั้นจึงต้องเข้าดำเนินการผ่านผู้ใช้งานโดยตรง2. ในกรณีที่ไม่สามารถทำได้ แนะนำให้ปรึกษาผู้ดูแลระบบเรื่องการเปิดสิทธิ์อีกครั้ง3. ข้อมูลที่ได้ออกมาสำหรับ Email จะเป็นไฟล์นามสกุล .mbox ซึ่งจะสามารถนำไปใช้งานกับ Application ที่รองรับได้เท่านั้น
วิธีการ
1. ให้ผู้ใช้งานเข้าไปที่ Google Account โดยคลิกที่รูปโปรไฟล์มุมขวามือบน และเลือก Manage your Google Account
2. จากนั้นเข้าสู่หัวข้อ Data & privacy และเลื่อนหาหัวข้อ Download or delete your data และเลือก Download your data
3. ทำการเลือก Deselect all เพื่อยกเลิกการเลือกทั้งหมด และเลื่อนลงมาด้านล่างหาคำว่า Mail
4.เมื่อเข้าสู่หัวข้อ Choose file type, frequency & destination
Transfer to ให้เลือก Send download link via email
Frequency คือ การกำหนดเนื้อหาสำหรับการ Export ตามระยะเวลา สามารถเลือก Export once ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้นได้เลย
File type & size คือ การกำหนดประเภทไฟล์ที่ดาวน์โหลด โดยสามารถกำหนดสูงสุดถึง 50GB. ต่อไฟล์ (แนะนำ 2GB. ต่อไฟล์ เพื่อป้องกันไฟล์เสียหาย และง่ายต่อการดาวน์โหลด)
จากนั้นเลือก Create export ได้เลย
ระบบจะแจ้งดำเนินการ ตามรูป
5. หลังจากนั้น ระบบจะเข้าสู่ขั้นตอนการเตรียมข้อมูล จะต้องรอข้อมูลระยะเวลาหนึ่ง ตามปริมาณข้อมูลที่มีอยู่
เมื่อระบบดำเนินการเรียบร้อยแล้ว จะมี Email แจ้ง หรือสามารถเข้ามายังเมนูเดิมที่ได้ดำเนินการไป ระบบจะขึ้นหน้าต่างรายการที่ดำเนินการไว้
6. เมื่อระบบดำเนินการเรียบร้อยแล้ว จะมี Email แจ้งเตือน ตัวอย่างตามภาพ
หรือในกรณีที่ยังอยู่หน้า Google Takeout อยู่ ก็จะเปลี่ยนจากกำลังดำเนินการ เป็นปุ่ม Download
7. เมื่อดาวน์โหลดข้อมูลเสร็จสิ้นจะได้เป็น zip ไฟล์ ถือว่าเสร็จสิ้นขั้นตอนการ Backup Email แล้วซึ่งไฟล์ที่ได้รับนั้นจะออกมาในรูปแบบนามสกุล .mbox ซึ่งจะสามารถนำไป Restore ได้บน Email client application โดยหลักๆ สามารถใช้งานผ่าน ThunderBird และ Application Mail บน OSX (mac หรือ imac)
วิธีการดูข้อมูล Email ที่ได้จากการ Backup นามสกุลไฟล์ .mbox สามารถดูได้ที่ Link
_________________________________________________________________________________________________
🖥 Web Chat: https://netway.co.th
📞 Tel: 02-055-1095
💙 Facebook Messenger: @netway.official
💚 Line ID: @netway หรือ https://bit.ly/line-netway
📧 Email: support@netway.co.th
