ทำความเข้าใจกับบริการ OneDrive

OneDrive เป็นพื้นที่สำหรับการเก็บข้อมูล แบบส่วนบุคคล เพราะโดยเริ่มต้นหากมีการสร้างผู้ใช้งานขึ้นและใช้งาน License ที่รองรับ เช่น Microsoft 365 Business Basic, Standard หรือ Plan อื่นๆ ที่มี Service OneDrive, ผู้ใช้งานนั้นๆ จะได้รับพื้นที่สำหรับการเก็บข้อมูลส่วนนี้ โดยเริ่มต้นที่ 1TB. และสามารถขยายได้สูงสุดถึง 5TB. หาก License ของท่านรองรับ

สำหรับ OneDrive เป็นพื้นที่ที่ผูกติดกับผู้ใช้งาน นั่นหมายถึง หากมีการลบผู้ใช้งานเกิดขึ้น ข้อมูลที่อยู่ใน OneDrive ของผู้ใช้งานรายนี้จะถูกลบตามไปด้วยนั่นเอง
ดังนั้น หากเจ้าของ OneDrive มีการแชร์ไฟล์ หรือ โฟลเดอร์ ไปให้ผู้ใช้งานอื่นๆ ในการใช้งาน เมื่อผู้ใช้งานดังกล่าวถูกลบออกจากระบบ หรือ ถูกนำ License ออก เมื่อครบกำหนดระยะเวลา ข้อมูลก็จะถูกลบ และไม่สามารถเข้าใช้งานได้อีกต่อไป

ทำความเข้าใจกับบริการ SharePoint

SharePoint เป็นฟีเจอร์การทำงานร่วมกันภายในองค์กรที่มีทั้ง
     SharePoint Page
     SharePoint Document
     SharePoint List

โดยทั้งหมดจะเรียกการใช้งานคือส่วนหนึ่งของ SharePoint Site

การใช้งาน SharePoint ในกรณีที่เปรียบเทียบกับ OneDrive คือการใช้งานด้านการเก็บข้อมูล ซึ่งในกรณีนี้ คือ SharePoint Document นั่นเอง
สำหรับ SharePoint จะไม่มีการยึดติด หรือเกี่ยวโยงกับผู้ใช้งานตั้งแต่ต้น เพราะ SharePoint Site จะถูกสร้างขึ้นก็ต่อเมื่อมีการสร้าง Microsoft 365 Group, การสร้างโดยตรงจากฝั่งผู้ใช้งาน หรือจากฝั่งผู้ดูแลระบบ (SharePoint Admin Center)

การกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึง ก็จะถูกแบ่งแยกกันออกไปตามแต่ละช่องทางการสร้าง เช่น

- หากท่านสร้างจากฝั่งผู้ใช้งาน เช่น จากหน้า Outlook Web App, Microsoft Teams หรือ Planner ผู้สร้างจะเป็น Owner อัตโนมัติ
- หากสร้างจากฝั่งผู้ดูแลระบบ เช่น สร้าง Microsoft 365 Group หรือสร้างจาก SharePoint Admin Center ผู้สร้างจะกำหนด Owner และ Member ได้ต่างหาก

สำหรับพื้นที่ของ SharePoint จะเริ่มต้นที่ 1TB. สำหรับองค์กร และเพิ่มทุกๆ 10GB. ต่อ 1 License ที่มี SharePoint
ยกตัวอย่างเช่น หากท่านสั่งซื้อ Microsoft 365 Business Basic จำนวน 50 Licenses พื้นที่ SharePoint ที่จะได้รับ คือ 1024 x (50x10) = 1524 GB. หรือประมาณ 1.5TB.

และพื้นที่ดังกล่าว จะเป็นแบบส่วนรวม เพื่อมีผลต่อ SharePoint ทุกๆ Site ที่ถูกสร้างขึ้น ซึ่งท่านสามารถกำหนดพื้นที่ของแต่ละ Site ได้เช่นกัน (จากฝั่งผู้ดูแลระบบ)

เราควรจะใช้งาน OneDrive หรือ SharePoint แบบไหนดีกว่ากัน?

เราสามารถนิยามเบื้องต้น ตามการสร้างบริการตั้งแต่ใช้งาน นั่นหมายถึง หาก OneDrive ถูกสร้างขึ้นมาตามผู้ใช้งาน และถูกลบเมื่อผู้ใช้งานถูกลบ ในขณะเดียวกัน SharePoint ไม่ยุ่งเกี่ยวกับผู้ใช้งานใดๆ ทั้งสิ้น

ทางเราก็มักจะแนะนำลูกค้าให้ใช้งาน OneDrive สำหรับการใช้งานส่วนตัวเป็นหลัก แชร์ให้ผู้ใช้งานอื่นๆ เป็นครั้งคราว ยกตัวอย่างเช่น รูปภาพส่วนตัว ไฟล์งานส่วนตัว หรือไฟล์งานที่ทำงานโดยส่วนตัวเป็นหลักและแชร์ให้ผู้อื่นเป็นครั้งคราว เพื่อเข้ามาช่วยทำงาน

เนื่องจาก เจ้าของพื้นที่เป็นผู้ใช้งานเป็นหลัก ทำให้สิทธิ์ในการใช้งานสูงสุดอยู่กับเจ้าของ OneDrive นั้นๆ และมักจะเกิดผลกระทบต่อการใช้งาน เมื่อผู้ใช้งานมีการเปลี่ยนแปลง หรือมีการลบบัญชีดังกล่าว

และสำหรับ SharePoint จะแนะนำให้ใช้งานในด้านเอกสาร และการทำงานร่วมกันในระดับของทีมเป็นหลัก ยกตัวอย่าง การเก็บไฟล์เอกสาร และทำงานร่วมกันสำหรับแผนกบัญชี ทีมฝ่ายขาย หรือเป็นลักษณะของงานแบบ Project 

เนื่องจาก ผู้ใช้งานมักมีการปรับเปลี่ยนเสมอ มีคนเข้าใหม่ และมีคนลาออก รวมถึงการกำหนดสิทธิ์การลบถาวรของไฟล์ที่สามารถทำได้แค่เพียงเฉพาะ Owner ของ Site เท่านั้น
ก็จะช่วยลดความเสี่ยงที่ข้อมูลจะถูกลบถาวรไปได้ด้วยเช่นกัน