เคยสงสัยกันมั้ยครับ ทีมที่ปรึกษาขอเข้ามาสำรวจและให้เราตอบคำถามเกี่ยวกับการใช้งาน Software License ในองค์กร

แล้วคำถามที่ว่ามันถามเรื่องอะไรบ้าง? จริงๆ เป็นคำถามเรื่องมาตรฐาน ISO ครับ ไม่ได้ถามตั้งเป้าไปที่ว่ามีเครื่องเท่าไหร่ ซื้อมาจากไหน เก็บไว้เท่าไหร่ ใช้ไปเท่าไหร่ ขนาดนั้น เป็นพวกคำถามแนววิจัยซะมากกว่าด้วยซ้ำ

ผมทำเป็นชุดภาษาไทยแล้ว (ดาวน์โหลด PDF ได้จากลิงก์ด้านล่างครับ) และสามารถนำส่งให้แก่แผนกไอที แผนกจัดซื้อ หรือผู้บริหารลองตอบดูกันภายในก็ได้นะครับ

ข้อความคำถามที่ใช้ในการนำร่องความพร้อม

--------------

QUESTION 1: SAM Throughout Organization

ในแต่ละกลุ่มงานขององค์กรคุณ มีระเบียบการบันทึก บทบาทของเจ้าหน้าที่ และการผลักดันเรื่อง Software License ที่ซื้อไว้อย่างไร?

• องค์กรของฉันมี Project Manager ที่ดูแลเรื่องนี้ แต่การจัดระเบียบ Software License ที่ซื้อไว้ ไม่ได้ถูกกำหนดเป็นบทบาทและหน้าที่ที่ชัดเจน (1 คะแนน)
• องค์กรของฉันมีการกำหนดบทบาทหน้าที่เรื่องการใช้งานซอฟต์แวร์อย่างถูกต้องให้กับพนักงานทั้งองค์กร (2 คะแนน)
• แต่ละแผนกดูแลเรื่องการใช้งานซอฟต์แวร์ถูกลิขสิทธิ์อย่างจริงจัง (3 คะแนน)
• มาตรฐานการใช้งานซอฟต์แวร์ลิขสิทธิ์ถูกระบุเป็นหนึ่งใน Job Description ของพนักงานทั้งองค์กร (4 คะแนน)

QUESTION 2: SAM Improvement Plan

องค์กรของคุณมีแผนปรับปรุงมาตรฐานการทำระเบียนซอฟต์แวร์ลิขสิทธิ์ที่ได้รับอนุมัติจากผู้บริหารหรือไม่?

• ไม่มีการสื่อสารเรื่องนี้ในองค์กร (1 คะแนน)
• มีแผนการปรับปรุงกำหนดไว้ (2 คะแนน)
• มีแผนการปรับปรุง และมีตัวอย่างผลงานที่เห็นชัดเจนว่า มีการพัฒนาทางบวกของการบริหารซอฟต์แวร์ลิขสิทธิ์อย่างต่อเนื่อง (3 คะแนน)
• องค์กรมี KPI เรื่องการใช้ซอฟต์แวร์ลิขสิทธิ์ในองค์กร และมีการตรวจทาน KPI อย่างสม่ำเสมอ (4 คะแนน)

QUESTION 3: Hardware & Software Inventory

มีจำนวน % ของ PC และ Server เท่าไรที่ถูกบันทึกในระเบียน Software Inventory ที่ตรวจสอบได้โดยระบบขององค์กร?

• องค์กรไม่มีระเบียน Software Inventory เลย หรือ มีการบันทึกรายการทรัพย์สินอยู่ร้อยกว่า 68% ของทั้งหมด (1 คะแนน)
• มีการบันทึกรายการทรัพย์สินอยู่ระหว่าง 68% ถึง 95% ของทั้งหมด (2 คะแนน)
• มีการบันทึกรายการทรัพย์สินอยู่ระหว่าง 96% ถึง 99% ของทั้งหมด (3 คะแนน)
• มีการบันทึกรายการทรัพย์สินมากกว่า 99% ของทั้งหมด (4 คะแนน)

QUESTION 4: Accuracy of Inventory

คุณทำบ่อยแค่ไหน กับการเปรียบเทียบระเบียน Software Inventory กับระเบียนอื่นๆ เช่น ข้อมูลรายชื่อพนักงานจาก HR เพื่อหาความถูกต้องของจำนวน Software License ที่ถูกต้องตามจำนวนผู้ใช้จริง?

• ใช้วิธีนับแบบ manual และไม่มีเครื่องมือในการช่วยตรวจหารายชื่อ (1 คะแนน)
• มีการนำระเบียนรายชื่อมาเทียบดูกับแหล่งอื่น "ทุกปี" (2 คะแนน)
• มีการนำระเบียนรายชื่อมาเทียบดูกับแหล่งอื่น "ทุกไตรมาส" (3 คะแนน)
• มีเครื่องมือที่ช่วยตรวจระเบียนที่ทำงานอย่างอัตโนมัติและสามารถเรียกดูรายการระเบียนอัพเดทได้ตลอดเวลา (4 คะแนน)

QUESTION 5: License Entitlement Records

มีการบันทึกรายชื่อซอฟต์แวร์ที่ซื้อไว้คิดเป็นสัดส่วนเท่าไรในระบบระเบียน Software Inventory ที่รวบรวมการจัดซื้อ Software License ทั้งหมด?

• องค์กรฉันให้แผนกจัดซื้อดูแล และแผนกไอทีไม่ต้องบันทึกอะไร (1 คะแนน)
• มีการสำแดงรายการ Software License ที่ซื้อไว้ในองค์กรและทุกคนเข้ามาดูได้ (2 คะแนน)
• มีการเปรียบเทียบระเบียนรายชื่อที่องค์กรเก็บไว้ กับระเบียนของ Vendor ที่จำหน่าย License นั้น (3 คะแนน)
• มีระบบที่เทียบดูรายงานเหล่านี้ได้โดยอัตโนมัติ (4 คะแนน)

QUESTION 6: Periodic Evaluation

คุณทำบ่อยแค่ไหน กับการเทียบสัดส่วนการใช้งานซอฟต์แวร์ (usage) กับจำนวนที่ซื้อมา (purchase) เพื่อดูว่ามีการใช้งานเกินกว่าจำนวนสิทธิจริงที่เคยซื้อไว้หรือไม่?

• องค์กรของฉันให้แผนกไอทีดูแลซึ่ง ก็ทำบ้างไม่ทำบ้างแล้วแต่ว่ามีความต้องการดูรายงานหรือไม่ (1 คะแนน)
• มีการทำรายงานสรุปยอด "ทุกปี" (2 คะแนน)
• มีการทำรายงานสรุปยอด "ทุกไตรมาส" (3 คะแนน)
• มีระบบที่สามารถแจ้งได้ทันทีว่ามีการใช้งานเกินกว่าโควต้าที่กำหนดในรูปแบบรายงาน ITAM report (4 คะแนน)

QUESTION 7: Operations Management Records Interfaces

แผนกต่างๆ ในองค์กรมีการนำระเบียน Software Inventory และ Hardware Inventory ไปใช้งานอย่างไรบ้างในองค์กร?

• ไม่มีการแบ่งปันข้อมูลดังกล่าวให้กับทีมงานต่างๆ ในองค์กร (1 คะแนน)
• แต่ละทีมดูแลระเบียนรายชื่อที่ตนจัดทำและเก็บไว้เอง แบบแยกส่วนงานกัน (2 คะแนน)
• แต่ละทีมดูแลระเบียนรายชื่อที่ร่วมกันจัดทำเป็นระเบียนกลาง (3 คะแนน)
• ทุกหน่วยการทำงานต้องกระทำตามนโยบายเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ลิขสิทธิ์ที่กำกับโดยองค์กรเหมือนกันหมด (4 คะแนน)

QUESTION 8: Acquisition Process

ในวิธีการจัดซื้อ Software License ของคุณ มีจำนวนเท่าไรที่จัดซื้อผ่านระบบอัตโนมัติและควบคุมการจัดซื้อได้จากศูนย์กลางเดียว?

• การจัดซื้อขึ้นอยู่กับแต่ละโครงการ ไม่มีการจัดซื้อรวม และไม่มีการทำรายงานสรุปยอดทุกปี (1 คะแนน)
• ต้องซื้อจาก approved vendors ที่ได้รับการยอมรับในระบบจัดซื้อเท่านั้น ซื้อจาก vendor อื่นนอกระบบไม่ได้ (2 คะแนน)
• การตัดสินใจซื้อต้องมีพื้นฐานอยู่บนความสมดุลของจำนวนการติดตั้งและจำนวนที่มีเท่านั้น ไม่มีการซื้อเพิ่มหากยัง deploy ไม่ครบตามสิทธิ (3 คะแนน)
• ทุกการจัดซื้อจะต้องอ้างอิงจาก pre-defined asset catalog และมีรายงานสัดส่วนการบริโภคซอฟต์แวร์ (metered usage) ด้วย (4 คะแนน)

QUESTION 9: Deployment Process

ในองค์กรของคุณ มีระบบการติดตั้งซอฟต์แวร์จากศูนย์กลางหรือไม่?

• ซอฟต์แวร์ถูกติดตั้งโดย end user เอง ไม่มี centralized IT (1 คะแนน)
• มีนโยบายให้ติดตั้งได้เฉพาะ approved software เท่านั้น (2 คะแนน)
• มีการจัดทำรายงาน Software Deployment report ที่ทุกคนเข้าถึงได้ (3 คะแนน)
• End User สามารถใช้งานซอฟต์แวร์ได้ทันทีผ่านระบบการจัดการที่ศูนย์กลาง หากมีความต้องการใช้งาน Software ใดๆ ตามสิทธิที่ซื้อไว้ (4 คะแนน)

QUESTION 10: Retirement Process

มีการบันทึกจำนวนฮาร์ดแวร์ที่ถูกยกเลิกแล้วเท่าไรบ้าง เพื่อใช้ประกอบการพิจารณานำSoftware License มาใช้งานใหม่?      

• ทิ้งซอฟต์แวร์ไปพร้อมกับฮาร์ดแวร์เลย (1 คะแนน)
• License ที่ไม่ได้ใช้ จะมีการนำไปใช้ซ้ำ (หากเป็นไปตามเงื่อนไข) และมีการตรวจและบันทึกระเบียนจากศูนย์กลาง (2 คะแนน)
• มีระเบียน Software License ที่ถูกเลิกใช้และนำมาใช้ซ้ำได้ มีการอัพเดทรายงาน Deployment Report และสิทธิที่ใช้ด้วย (3 คะแนน)
• มีกระบวนการอัตโนมัติที่จัดการจากศูนย์กลาง และมีการติดตามซอฟต์แวร์ที่ถูกติดตั้ง ใช้ซ้ำ และถูกกำจัดทิ้ง (4 คะแนน)