โดยปกติการเพิ่มสมาชิกเข้าไปยัง SharePoint Site ต่างๆ จำเป็นจะต้องเพิ่มทีละบุคคล ซึ่งบางครั้งบาง Site ต้องการเพิ่มสมาชิกทั้งองค์กร จึงทำให้สูญเสียเวลาเป็นอย่างมาก หากใช้วิธี ดังกล่าว

สำหรับคู่มือนี้เป็นวิธีการเปิดสิทธิ์ให้สมาชิกในองค์กรทั้งหมดสามารถเข้าดู Site ดังกล่าวได้ โดยมีวิธีดังต่อไปนี้

1. ให้เจ้าของ Site เข้าสู่ Site ที่ต้องการแชร์

2. ที่เมนูด้านขวาบน เลือก Settings 

3. เลือก Site permissions และเลือก Advanced permissions settings

4. เมื่อเข้าสู่หน้า Advanced permission settings แล้ว เลือก Grant Permissions ที่เมนู Permissions ด้านบน

5. จากนั้นในหัวข้อ Invite people ในส่วนของช่อง Enter names or email addresses... ให้ระบุชื่อ everyone จะมี Popup เด้งขึ้นมาเป็น Everyone except external users

6. ให้เลือก User ดังกล่าว และกด Show Option หากต้องการแก้ไขสิทธิ์ เช่นในกรณีนี้เป็นสิทธิ์ เพื่ออ่านได้อย่างเดียว หลังจากนั้นกด Share

7. เมื่อกลับมายังหน้า Advance permissions settings หาก Refresh 1 รอบ จะพบว่ามีสิทธิ์เพิ่มขึ้นมา 1 หัวข้อ เป็นชื่อ Everyone except external users โดย Type จะเป็น Domain Group

8. ไปที่ User ที่ต้องการเข้าใช้งาน Sites โดยเริ่มต้น เมื่อยังไม่มีการแชร์ ดังกล่าว หากเข้าสู่ Site จะขึ้นให้ Request permission ดังรูป

9. แต่ถ้าแชร์แล้ว สามารถค้นหา และเข้าสู่ Sites ได้เลย และใช้งานได้ตามสิทธิ์ที่ถูกให้ไว้
หากต้องการให้โชว์หน้า Sites dashboard ให้เลือก  following ที่ด้านมุมขวาบน

เป็นอันเสร็จสิ้นขั้นตอนการแชร์สิทธิ์เข้าถึงแบบทีเดียวทั้งองค์กร โดยที่ไม่ต้องระบุทีละชื่อ อย่างไรแล้ว ลองทุกท่านทำตามดูนะครับ