จากการสำรวจความเห็นจากผู้เชี่ยวชาญด้านการ Migrate อีเมลชั้นนำ เราได้พบกับคำแนะนำที่น่าสนใจ 6 ประการเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อเตรียมจะย้าย กำลังย้าย และหลังจากย้ายอีเมลจาก Exchange Server มายัง Office 365 ดังต่อไปนี้ครับ

1. Delegation Vs. Impersonation

สองสิ่งนี้มีความต่างกันในเรื่องคำนิยามครับ โดยแบ่งแยกได้ตามนี้

• Delegation คือการเก็บ logging ของ individual user mailboxes ผ่านทาง admin account ที่มี global permission
• Impersonation คือวิธีการที่ตรกันข้ามเลย คือ การที่ admin ปลอมตัว (impersonate) ไปเป็นแต่ละ user เองในช่วงของการ migrate และสามารถใช้ credentials ในอีเมลนั้นเพื่อ scan หรือ copay ข้อมูลโดยที่ไม่ต้องใส่ password ในแต่ละขั้นของกระบวนการ 

สำหรับโครงการ migration ขนาดใหญ่ วิธีการ Impersonation จะเหมาะกัว่าเพราะรวดเร็วและลดปัญหาที่อาจพบในระหว่างทาง สำหรับกรณีของการย้านจาก Exchange Server ไป Office 365 นั้น แนะนำให้ใช้วิธี Impersonation มากกว่า

2. Understanding Data Speeds

กระบวนการของ Migrationไม่อาจเกิดขึ้นได้ภายในพริบตา เพราะมีปัจจัยที่หลากหลายที่จะกระทบต่อ migration ได้ ซึ่งยากต่อการคาดเดาในหลายๆ กรณี ปัจจัยที่ว่านี้ได้แก่ ource, system load, internet bandwidth หรือแม้แต่ folder structure ในฝั่งของ Cloud Provider เองก็มี limit บางอย่าง แต่ก็มีทางในการ adjust ค่า limit เหล่านี้ได้ (คลิกที่นี่เพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม) ตัวอย่างของการย้ายจาก Exchange Server ไป Office 365 นั้น เราจะเห็น average speed อยู่ที่ 750MB per user, per hour และมี high end อยู่ที่ 1.25GB และ low end อยู่ที่ 250MB และแนะนำว่าควรลองย้ายจำนวนน้อยๆ ก่อนในช่วงของ pre-migration step เพื่อทดสอบความเร็วว่าเพียงพอหรือไม่

3. Hot Cut or Cool Phase?

สำหรับการ migrate แบบ cut over หรือบางทีก็เรียกว่า hot cut นั้น จะมักเกิดขึ้นในเคสที่ลูกค้ามีระยะเวลาจำกัด แบบ 1 วันต้องย้ายไปหมด ในกรณีแบบนี้ Users จะถูกย้ายไปพร้อมกับข้อมูลล่าสุดย้อนหลัง 90 วัน และจากนั้นก็อัพเดท MX Records เพื่อเปลี่ยนเส้นทางของอีเมลไปยังระบบใหม่ครับ จากนั้นไอทีค่อยกลับมา copy หรือย้ายส่วนที่เหลือที่เก่ากว่า 90 วันย้อนกลังไปยัง inbox ใหม่ครับ วิธีการนี้พอจะช่วยลด impact ที่จะเกิดขึ้นกับusers ได้พอสมควร

หากกรณีที่ไม่ cut over แล้ว การทำ phased migration หรือแบ่งเป็นช่วงๆ ก็ทำได้ ซึ่งนิยมทำกันในแบบโครงการใหญ่ๆ ที่มีระยะเวลายาวนานพอให้จัดการหลายส่วน ได้ กรณีนี้ users จะถูกย้ายไปเป็น batch มากกว่าไปพร้อมกันทีเดียว การแบ่ง phase เองก็มักแบ่งไปตามแผนก ระดับบริหาร กรือโครงสร้างของเน็ตเวิร์ค หรือปัจจัยอื่นๆ แล้วแต่ความจำเพาะขององค์กรครับ

4. Avoiding User Interruptions

ไม่ว่าจะวิธีใดก็ตาม เป้าหมายหลักของการย้ายคือ "ต้องลด downtime" ให้เหลือน้อยที่สุด ในทุกโครงการเองย่อมพบเจอ error เสมอ และการระบุปัญหาและทางแก้ไขให้เร็วที่สุดคือสิ่งสำคัญ

เครื่องมือที่ใช้ในการ migrate เองย่อมต้องมีระบบจัดการที่ดีพอและสามารถวิเคราะห์ปัญหาพร้อมเสนอทางแก้ไขได้ทันที เพื่อให้ผู้จัดการดครงการสามารถเข้าไปแก้ไขได้ทันเวลา และไม่กระทบต่อการทำงานของ User

5. Leveraging DMA and DeploymentPro

มีสองเครื่องมือที่อยากจะแนะนำในการ config ครับ ได้แก่ 2 ตัวนี้ 

Device Management Agent (DMA) มีทั้งแบบ client หรือ gateway ทำหน้าที่เก็บข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับ customer’s computers เช่น name, users, OS version, memory และอื่นๆ อีกมากมาย ทำให้การประเมิน  pre-migration environment และการดำเนินโครงการเป็นไปได้อย่างถูกต้องครบถ้วน ในขณะที่ DMA client รวบรวมข้อมูลบนคอมพิวเตอร์ที่ถูกติดตั้งนั้น ทาง DMA gateway ก็จะทำการ discovery scan ตัว Active Directory ของเครื่องเพื่อหา items ประเภท  servers, computers, users และ groups ไปพร้อมๆ กัน

DeploymentPro เป็น module หนึ่งใน DMA ที่ช่วย configure Outlook email profiles สำหรับการ send and receive email จาก Office 365 กรณีที่กำหนดวัน cutover date แล้ว ไอทีจะตั้งเวลา date/time ใน DeploymentPro ตามนั้น พอถึงเวลาก็จะส่งสัญญาณไปยัง agents เพื่อทำการ flip ตัว profile นั้นๆ และจะดำเนินการ action ต่อไปนี้

• Creates a new mail profile (can bypass Autodiscover)
• Attaches any existing locally-stored PSTs from the current default mail profile
• Copies over signatures from the current default profile;
• Copies over autocompletes from the current default mail profile

6. Enabling Advanced Options

การตั้งค่าบนเครื่องมือ Migration tool แบบ advanced จะทำให้ผู้เกี่ยวข้องทั้งหมดได้รับ notifications ตามสมควร ทำให้รู้ความคืบหน้าของโครงการและปัญหาที่เกิดขึ้น และยังสามารถเลอืก filter การตั้งค่าให้เป็นเฉพาะ folder set หรือ sub folder inbox ได้ด้วย ซึ่งสุดท้ายคุณก็จะมี audit log ออกมาพร้อมรายงานหลังจากที่ migrate เสร็จสิ้นแล้วครับ

ข้อมูลอ้างอิง: https://blog.bittitan.com/mw-exchange-office-365-migration-6-best-practices/