Group แต่ละประเภท แตกต่างกันอย่างไร ควรสร้างแบบไหนดี

หากท่านใช้งาน Microsoft 365 และต้องสร้าง Group มักจะเป็นคำถามเสมอมาว่า ท่านจะสร้าง Group ประเภทไหนดี แต่ละ Group มีข้อแตกต่างกันอย่างไร

Group ทั้งหมดบน Microsoft 365 Group มีอยู่ 5 ประเภท คือ

ข้อแตกต่างของแต่ละ Group

เป็น Group ที่ใช้ทำ Mailing List โดยเฉพาะเท่านั้น ไม่มีพื้นที่ในตัวเอง ทำหน้าที่รับ Email และส่งต่อไปยังสมาชิกใน Group เท่านั้น

ข้อดี​ ไม่มีพื้นที่เต็มเกิดขึ้น เนื่องจากไม่มีการเก็บ Email ไว้ที่ตัวเอง

ข้อเสีย เนื่องจากไม่มีพื้นที่ในตัวเอง จึงไม่มีสามารถดูย้อนหลังได้ว่า ได้รับ Email ใดบ้างผ่าน Group และไม่สามารถใช้งานในส่วนของการแชร์ไฟล์ได้

เป็น Group ที่เรียกได้ว่าเป็นการรวมกันระหว่าง Distribution และ Security group เข้าด้วยกัน ทำให้ใช้งานได้ทั้ง Mailing List และบังคับ Permission หรือบังคับการเข้าถึงต่างๆ ในด้วยนั่นเอง

ข้อดี ไม่มีพื้นที่เต็มเช่นเดียวกับ Distribution และสามารถใช้อ้างอิงในการแชร์ไฟล์ หรือ Permission ต่างๆ ได้

ข้อเสีย เนื่องจากไม่มีพื้นที่ของตัวเอง จึงไม่มีให้ดู Email ย้อนหลังใน Group ดังกล่าว เช่นเดียวกับ Distribution

เป็น Group ที่ใช้สำหรับบังคับ Permission หรือบังคับการเข้าถึงของสมาชิกใน Group เป็นหลัก เช่น แชร์ข้อมูลเป็นแบบกลุ่ม , กำหนดสมาชิกใน SharePoint เป็นแบบกลุ่ม หรืออื่นๆ ในลักษณะใกล้เคียงกัน​

หมายเหตุ Group ดังกล่าว ไม่มี Email address ดังนั้น จึงไม่ได้ใช้ในการรับ-ส่ง Email

เป็น Group ที่ไม่มีให้สร้างจากหน้า Admin center แต่จะสร้างได้เฉพาะใน Exchange Admin Center เท่านั้น โดย Group ดังกล่าว มีเอกลักษณ์คือสมาชิกในกลุ่มจะไม่ได้กำหนดเป็นรายบุคคล แต่จะกำหนดเป็นค่าตัวแปร ยกตัวอย่างเช่น​

​

• Users with Exchange mailboxes​

• Mail users with external email addresses​

• Resource mailboxes​

• Mail contacts with external email addresses​

• Mail-enabled groups​

    ซึ่งส่วนนี้ ทำให้ผู้ดูแลระบบไม่ต้องมาเพิ่ม User เข้า Group ที่เป็น All Employee เวลามีพนักงานเข้าใหม่นั่นเอง

ข้อดี สะดวกต่อการกำหนดสมาชิกในลักษณะเป็นตัวแปร ทำให้ไม่ต้องมาคอยนั่งเพิ่มเสมอ