SharePoint Document library คืออะไร, ทำงานอย่างไร และมีข้อดีอย่างไร
SharePoint Document library เป็น SharePoint type ประเภทหนึ่ง ที่ใช้งานเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบของไฟล์ และ โฟลเดอร์ ซึ่งทำงานลักษณะเดียวกันกับ OneDrive แตกต่างกันที่สถานที่เก็บไฟล์ และการจัดการสิทธิ์ในการเข้าถึงไฟล์ เปรียบเทียบให้เข้าใจง่าย คือ
1. OneDrive พื้นที่ผูกติดกับส่วนของผู้ใช้งาน
SharePoint เป็นพื้นที่ส่วนขององค์กร และจัดสรรโดย Microsoft 365 Group อีกที
SharePoint เป็นพื้นที่ส่วนขององค์กร และจัดสรรโดย Microsoft 365 Group อีกที
2. OneDrive สิทธิ์สูงสุด (Owner) เป็นของผู้ใช้งาน และถ้าหากต้องการให้ใครเข้าถึงไฟล์ได้ จะใช้วิธีการแชร์ออกไป หรือให้สิทธิ์เพิ่มเติมเป็นหลัก
SharePoint สิทธิ์สูงสุด (Owner) อยู่ที่จะกำหนดว่าเป็น User ใด และการเข้าถึงไฟล์ต่างๆ เริ่มต้นจากสิทธิ์ที่มีอยู่ใน Microsoft 365 Group หรือ SharePoint Site นั้นๆ
(Member)
จากข้อ 1 เรื่องพื้นที่
ทำให้ SharePoint มีข้อดีในด้านการจัดเก็บข้อมูลที่ไม่ยึดติดกับผู้ใช้งาน ทำให้ในกรณีที่ผู้ใช้งานไม่ได้อญู่ในองค์กรอีกต่อไปแล้ว และต้องการลบผู้ใช้งาน จะทำให้ไม่ส่งผลต่อข้อมูลที่อยู่บนพื้นที่ของ SharePoint ซึ่งลดความยุ่งยากในด้านการถ่ายโอนข้อมูลต่างๆ ได้เช่นกัน
จากข้อ 2 เรื่องสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์
ทำให้ SharePoint มีข้อดีด้านการจัดการ และแบ่งแยกประเภทของข้อมูลได้ง่ายขึ้น ยกตัวอย่างเช่น
การจัดเก็บไฟล์แยกตามแผนก ที่ต้องอาศัยสิทธิ์ขั้นตอน ในการเข้าถึงข้อมูลได้
การจัดการสิทธิ์ในการลบข้อมูลถาวร หรือกู้ข้อมูล เนื่องจากผู้ที่จะลบถาวรได้ หรือกู้คืนข้อมูลได้ จะต้องเป็นสิทธิ์ Owner ของ Site ที่ต้องการเท่านั้น
เพิ่มเติมด้านสิทธิ์ของ SharePoint
จะมีสิ่งที่สามารถทำได้ คือการกำหนด Policy ต่างๆ แยกกันไปตามของแต่ละ SharePoint Site ได้ด้วยจากผู้ดูแลระบบ เช่น
- การตั้งค่าเรื่องพื้นที่ ที่ต้องการให้ใช้งานได้ไม่เกินปริมาณเท่าใด
- การตั้งค่าเรื่องการแชร์ไฟล์ ซึ่งสามารถเลือกที่จะไม่ให้แชร์ไฟล์ออกไปยังภายนอกองค์กรได้ หรือไม่ได้
- การบังคับใช้ Policy ต่างๆ ด้านการเก็บข้อมูล (Retenton Policy) หรือ Policy ด้านความลับของเอกสาร (Sensitive Information) ได้เป็นราย SharePoint Site
ช่องทางในการเข้าใช้งาน SharePoint Document library
โดยเริ่มต้น หาก SharePoint Site ได้ถูกสร้างขึ้น ผู้ใช้งานที่สามารถเข้าใช้งาน SharePoint Site นั้นๆ ได้ จะต้องมีสิทธิ์ในการเข้าถึงได้ ไม่ว่าด้วยสิทธิ์อะไร ซึ่งโดยสิทธิ์ในการเข้าถึง SharePoint Site เริ่มต้นจะแบ่งออกเป็น Owner, Member และ Visitor
สำหรับวิธีการเข้าถึง จะแบ่งออกตามแต่ทุกท่านสะดวก ดังนี้
1. การเข้าถึงผ่านคำเชิญเป็นสมาชิกของ Microsoft 365 Group
โดยปกติ หากท่านได้ถูกเชิญเป็นสมาชิกของ Group ท่านจะได้รับ Email ที่ถูกเชิญ และจะมีช่องทางในการเข้าถึงได้ ซึ่งจะนำทางไปที่ Group บน Outlook Web App
จากนั้น เลือกที่สัญลักษณ์ SharePoint ก็จะเป็นการเปิด SharePoint Site ขึ้นมา และไปยัง Document
2. เข้าใช้งานผ่าน OneDrive
หากท่านสะดวกในการเข้าใช้งานผ่าน OneDrive หรือใช้งานผ่าน OneDrive เป็นประจำอยู่แล้ว และต้องการเข้าใช้งานข้อมูลใน SharePoint
หากท่านสะดวกในการเข้าใช้งานผ่าน OneDrive หรือใช้งานผ่าน OneDrive เป็นประจำอยู่แล้ว และต้องการเข้าใช้งานข้อมูลใน SharePoint
จะมีช่องทางลัด หรือ Quick access แสดงอยู่ใน OneDrive
จากช่องทางนี้ ผู้ใช้งานหลายๆ ท่านมักจะเข้าใจผิดว่า พื้นที่ส่วนนี้ยังเป็นพื้นที่ส่วนของ OneDrive อยู่
ซึ่งความเป็นจริงแล้ว ทาง Microsoft มีการเพิ่มช่องทางลัดในการเข้าถึงเอกสารใน SharePoint เพิ่มขึ้นมาให้ท่าน เพื่อเข้าใช้งานได้สะดวกมากขึ้นนั่นเอง
ซึ่งความเป็นจริงแล้ว ทาง Microsoft มีการเพิ่มช่องทางลัดในการเข้าถึงเอกสารใน SharePoint เพิ่มขึ้นมาให้ท่าน เพื่อเข้าใช้งานได้สะดวกมากขึ้นนั่นเอง
สำหรับช่องทางลัดที่แสดงขึ้นมา จะแสดงขึ้นมาเท่าที่ท่านเป็นสมาชิกอยู่เพียงเท่านั้น
3. เข้าใช้งานผ่าน Teams บน Microsoft Teams
ในกรณีที่ท่านสร้าง Microsoft 365 Group และเลือกสร้าง Teams ด้วย หรือ ท่านสร้าง Teams ผ่าน Microsoft Teams
ท่านจะสามารถเข้าถึง SharePoint Document ได้จาก Tab File ผ่าน Team นั้นๆ ได้เช่นกัน
ในกรณีที่ท่านสร้าง Microsoft 365 Group และเลือกสร้าง Teams ด้วย หรือ ท่านสร้าง Teams ผ่าน Microsoft Teams
ท่านจะสามารถเข้าถึง SharePoint Document ได้จาก Tab File ผ่าน Team นั้นๆ ได้เช่นกัน
ข้อควรทราบ หากท่านใช้งาน SharePoint รวมกับ MS Teams คือ
1. ใน SharePoint Document ของท่าน จะถูกสร้างโฟลเดอร์ตามชื่อ Channel เสมอ
และเมื่อเข้าใช้งานผ่าน Teams จะเป็นการเข้าใช้งานผ่านโฟลเดอร์นั้นๆ โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่นในภาพ จะถูกเข้าใช้งานไปที่โฟลเดอร์ General โดยเริ่มต้นเมื่อคลิกที่ Tab Files
2. หากท่านต้องการเข้าไปยัง SharePoint Site โดยตรง สามารถเลือก "Open in SharePoint" ได้จาก Tab Files ได้เช่นกัน
1. ใน SharePoint Document ของท่าน จะถูกสร้างโฟลเดอร์ตามชื่อ Channel เสมอ
และเมื่อเข้าใช้งานผ่าน Teams จะเป็นการเข้าใช้งานผ่านโฟลเดอร์นั้นๆ โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่นในภาพ จะถูกเข้าใช้งานไปที่โฟลเดอร์ General โดยเริ่มต้นเมื่อคลิกที่ Tab Files
2. หากท่านต้องการเข้าไปยัง SharePoint Site โดยตรง สามารถเลือก "Open in SharePoint" ได้จาก Tab Files ได้เช่นกัน
3. ในกรณีที่มีการสร้าง Channel ผ่าน Teams ดังกล่าวขึ้นมา
- หากเป็น General Channel ทั่วไป จะถูกเก็บไว้ยัง SharePoint Site เดียวกันทั้งหมด เพียงแค่เป็นการแยกโฟลเดอร์ในการใช้งานเพียงเท่านั้น
- หากสร้าง Channel ในรูปแบบของ Private Channel หรือ Shared Channel ระบบจะสร้าง SharePoint Site ขึ้นมาให้ใหม่อัตโนมัติ โดยไม่เกี่ยวข้องกับ SharePoint Site หลัก เนื่องจากจะมีการกำหนด Member ในการเข้าถึงใหม่โดยเฉพาะ
- หากเป็น General Channel ทั่วไป จะถูกเก็บไว้ยัง SharePoint Site เดียวกันทั้งหมด เพียงแค่เป็นการแยกโฟลเดอร์ในการใช้งานเพียงเท่านั้น
- หากสร้าง Channel ในรูปแบบของ Private Channel หรือ Shared Channel ระบบจะสร้าง SharePoint Site ขึ้นมาให้ใหม่อัตโนมัติ โดยไม่เกี่ยวข้องกับ SharePoint Site หลัก เนื่องจากจะมีการกำหนด Member ในการเข้าถึงใหม่โดยเฉพาะ
ดังนั้น จึงไม่จำเป็นเสมอไปว่า 1 Teams จะมีเพียง 1 SharePoint Site เนื่องจากมีการแบ่งเรื่องของ Channel ออกมาด้วยต่างหากนั่นเอง
