SharePoint Online คืออะไร
SharePoint Online เป็นส่วนหนึ่งของบริการ Microsoft 365 ในรูปแบบองค์กร ซึ่งใช้สำหรับทำเว็บไซต์ภายใน (Intranet) เพื่อสื่อสาร และเก็บข้อมูล จึงจะถูกเรียกในชื่อ SharePoint Site เช่นกัน
SharePoint มีความพิเศษในเรื่องของพื้นที่ เนื่องจากเป็นการแยกพื้นที่ในการใช้งานแยกออกจากฝั่งผู้ใช้งาน หรือเรียกว่าเป็นพื้นที่ส่วนกลางได้เช่นกัน
ดังนั้น ผู้ใช้งานหลายๆ ท่านจึงมักจะใช้ใการจัดเก็บข้อมูลต่างๆ เป็นหลัก เพื่อไม่ให้เกิดผลกระทบต่อข้อมูลเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงของผู้ใช้งานในองค์กร เช่น ในกรณีที่พนักงานลาออก
SharePoint Online คิดพื้นที่อย่างไร
หากอ้างอิงพื้นที่สำหรับจัดเก็บข้อมูล จะมีอยู่ 2 ส่วนหลักๆ คือ
- OneDrive
- SharePoint
พื้นที่ OneDrive จะเป็นพื้นที่ส่วนบุคคล ที่ผูกติดกับผู้ใช้งาน โดยเริ่มต้นจะได้รับที่ 1TB. ต่อผู้ใช้งาน ซึ่งแน่นอนว่า หากมีการลบผู้ใช้งานดังกล่าวออก ข้อมูลทุกอย่างภายใต้ OneDrive จะถูกลบตามไปเช่นกัน
พื้นที่ฝั่ง SharePoint จะเป็นพื้นที่ส่วนขององค์กร หรือจะเรียกว่าพื้นที่ส่วนกลางก็ได้เช่นกัน
โดยพื้นที่ที่ได้รับเริ่มต้นที่ 1TB. และจะบวกเพิ่มตามจำนวน License ที่มีบริการ SharePoint Online โดยเพิ่มที่ 10GB. ต่อ license
ยกตัวอย่าง การคิดพื้นที่ของ SharePoint เช่น หากท่านสั่งซื้อ Microsoft 365 Business Basic ไปจำนวน 50 licenses
พื้นที่ SharePoint จะเท่ากับ 1024 + ( 50 x 10 ) = 1,524 GB. หรือ 1.49 TB. โดยประมาณ
SharePoint Online ใช้งานอย่างไร
โดยเริ่มต้นจากระบบ จะมี SharePoint Site หลักขององค์กรอยู่แล้วที่ถูกสร้างขึ้นมาพร้อมกับระบบ
แต่ถ้าโดยแนะนำแล้ว หากท่านจะใช้งานพื้นที่ในฝั่งของ SharePoint แนะนำให้สร้าง Microsoft 365 Group หรือ SharePoint Site สำหรับส่วนงานนั้นๆ โดยเฉพาะ เพื่อสามารถจัดการพื้นที่ในฝั่งของ SharePoint ได้ง่ายขึ้น
ซึ่งตามหลักการ Microsoft 365 Group ก็คือ SharePoint Site ด้วยนั่นเอง เพราะ เมื่อมีการสร้าง Microsoft 365 Group ก็จะมี SharePoint Site สร้างขึ้นมาเสมอ
และถ้าสร้าง SharePoint Site จากเมนู SharePoint ในระบบก็จะสร้าง Microsoft 365 Group เช่นกัน
และถ้าสร้าง SharePoint Site จากเมนู SharePoint ในระบบก็จะสร้าง Microsoft 365 Group เช่นกัน
รวมถึงการสร้าง Application ต่างๆ ที่ต้องใช้งานพื้นที่ฝั่ง SharePoint ด้วยเช่นกัน เช่น การสร้าง Team ผ่าน MS Teams หรือ Planner ก็จะมีการส่งคำสั่งสร้าง Microsoft 365 Group และ SharePoint Site เช่นกัน
รายละเอียดเพิ่มเติมของแต่ละ Group ว่าแตกต่างกันอย่างไร สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่
https://netway.co.th/kb/microsoft-365-commercial/administration-1/compare-group-microsoft-365
https://netway.co.th/kb/microsoft-365-commercial/administration-1/compare-group-microsoft-365
