สิ่งที่ SAM Partner เริ่มต้นทำและทำเยอะที่สุดในทั้งหมดของ SAM คือกิจกรรมที่เรียกว่า SAM Baseline Review ซึ่งหมายถึงการรวบรวมเอกสารบัญชีรายชื่อซอฟต์แวร์ (Inventory) และเอกสารระบุจำนวนสิทธิ์ที่มี (Software License Entitlement Information) จากนั้นจะทำการเปรียบเทียบ (เรียกว่าทำ reconciliation) ระหว่างสิ่งที่ติดตั้งและสิทธิ์ที่มีว่าสอดคล้องตรงกันหรือไม่

Inventory คืออะไร

ในการรวบรวมข้อมูลเพื่อจัดทำ inventory นั้น ต้องรวบรวมข้อมูลต่อไปนี้

• เลือกเครื่องมือในการจัดเก็บ (tool)
• ยืนยัน scope of work
• ประเมินความเสี่ยง

ในการ validate ความถูกต้องของ inventory จะทำด้วยการเลือก sample มาหนึ่งตัวอย่างและทำการตรวจสอบกับข้อมูลอื่นๆ ที่มี เช่นหยิบเครื่องคอมพิวเตอร์ในองค์กรมาหนึ่งเครื่องและเทียบเคียงดูจาก inventory ว่าถูกต้องหรือไม่กับบัญชีรายชื่อของแผนกบุคคล

เครื่องมือหลักในการใช้เก็บข้อมูลเหล่านี้ได้แก่ System Center Configuration Manager (เพิ่มเติม) และ Microsoft Assessment and Planning (MAP) Toolkit (เพิ่มเติม)

Software License Entitlement คืออะไร

Entitlement Records คือ แหล่งของข้อมูลที่แสดงจำนวนสิทธิ์การใช้งานที่องค์กรมี ส่วนใหญ่องค์กรจะซื้อซอฟต์แวร์ประเภท commercial ผ่านช่องทาง Volume Licensing และดาวน์โหลดซอฟต์แวร์ผ่านทาง Volume Licenseing Service Center (VLSC) ซึ่งโดยหลักการแล้ว VSLC จะเป็นแหล่งที่ดีในการสำแดง License Entitlement ขององค์กร

นอกจากนี้ยังมี Microsoft License Statement (MLS) ที่สามารถนำมาใช้แสดง License Entitlement ที่มีได้ โดย MLS มีรูปแบบเป็น Excel spreadsheet ที่ไมโครซอฟท์ส่งให้ลูกค้าหรือร้องขอโดยไมโครซอฟท์ เป็น spreadsheet ที่รวบรวมรายชื่อซอฟต์แวร์ จำนวนสิทธิ์ที่องค์กรนั้นๆ ซื้อไว้ทั้งหมดด้วย

ในส่วนของซอฟต์แวร์ที่ซื้อจาก OEM หรือ FPP ให้ยึดใบเสร็จรับเงินหรือ Certificate of Authenticity (COA) เป็นสำคัญ และต้องเก็บแบบ manual เพราะไม่มีระบบในการ track ซอฟต์แวร์จากช่องทางนี้แบบอนไลน์

Reconciliation คืออะไร

การทำ reconciliation นั้นคือการจับคู่การติดตั้งเข้ากับ entitlement ที่มีและต้องใช้ License Management Tool ในการดำเนินการ

รายงานที่ได้จากการทำ reconcile นี้จะเรียกว่า Effective License Position (ELP) ที่ให้ข้อมูลแก่องค์กรพร้อมสถานะว่า under-licensed, non-compliant หรือ over-licensed 

Competency ที่ 2-3-4-5 

เมื่อนำมาเปรียบเทียบกับ SOM และจะได้ภาพที่ขัดเจนของกระบวนการดังนี้