วันนี้ขอแนะนำเทคนิคการแยกคอลัมป์คำนำหน้า ชื่อ นามสกุล ด้วยคีย์ลัด ใน Excel เวอร์ชั่นของแอป (Apps) Microsoft 365  โดย Excel นั้นเดิมจะมีวิธีแยกคอลัมป์ คำนำหน้า ชื่อ นามสกุล ที่ทำได้หลายวิธี อย่างในเวอร์ชั่นเก่าๆ วิธีใช้เช่น Formulas, หรือเมนูข้อมูล (Data) ซึ่งต้องเลือกคลุมข้อมูลและไปจัดการอีกหลายขั้นตอน ส่วนใน Excel เวอร์ชั่นใหม่ๆ ใน Microsoft 365 สามารถใช้เมนู Data >> Flash Fill และคีย์ลัดได้

ในที่นี้เราขอแนะนำการใช้คีย์ลัดเป็นวิธีที่ง่ายและรวดเร็วอีกวิธีหนึ่ง มาดูว่าเราต้องสังเกตอะไรจากข้อมูลที่เราได้มา

ตัวอย่างข้อมูล

 

** กรณีข้อมูลติดกันไม่เป็นตามนี้ หากมีข้อมูลจำนวนมากต้องใช้วิธีการอื่นช่วยก่อน
เช่น คำนำหน้าเขียนติดกับชื่อ เช่น "นายปทินญา" ต้องเป็น "นาย ปทินญา" โดยใช้วิธีค้นหาและใส่เว้นวรรคให้ก่อน 

- เมนู Home >> ปุ่ม Find & Select >> Replace
- Find and Replace คำว่า "นาย" และแทนที่ "นาย " (เว้นช่องว่างหลังคำว่า นาย) 





- กดปุ่ม Replace All  
(ทำซำ้แบบเดิม นาย นางสาว นาง  และคำนำหน้าอื่นๆ จนครบ)

วิธีแยกคอลัมป์ คำนำหน้า ชื่อ นามสกุล ใน Excel ด้วยคีย์ลัด (Ctrl+e)  

1. เข้าใช้งาน Excel
- สร้างตัวอย่างข้อมูลใน Excel

2. คัดลอก (copy) : ในข้อมูล เลือกคำว่า นาย แล้วกด Ctrl+c

3. วางข้อมูล : คลิกช่องว่าง (Cell) แถวแนวนอน (Row) เดียวกัน ตรงคอมลัมป์ถัดไป แล้ว กด Ctrl+v

4. การแยก คำนำหน้า : จากรูปด้านล่าง คลิกช่อง (Cell) ใดก็ได้ภายในคอลัมป์เดียวกัน เช่น คลิกช่องว่าง (Cell) ด้านล่าง แล้วกด Ctrl+e (หรือกด Ctrl+v และ Ctrl+e ต่อเนื่องไปเลยก็ได้)

5. แยกชื่อ ให้ทำซำ้แบบเดิม : คัดลอกชื่อ ไพรัช ในข้อมูลตัวอย่าง โดยกด Ctrl+c

6. คลิกช่องว่าง (Cell) เพื่อวางข้อมูล ให้ตรงแถวเดียวกัน ในคอลัมป์ชื่อตามรูป โดยกด Ctrl+v

7. การแยกชื่อ : จากรูปด้านล่างให้คลิกแถว (Row) ถัดลงมา แยกคำโดยกด Ctrl+e หรือกด Ctrl+v และ Ctrl+e ต่อเนื่องไปเลยก็ได้

8. ทำซำ้แบบเดิม โดยแยก นามสกุล จนเสร็จเรียบร้อย

เราก็จะได้ชุดข้อมูลที่แยกคอลัมป์กันสามารถต่อยอดเพื่อดึงข้อมูลไปใช้งานในระบบฐานข้อมูล (Database) ในโปรแกรมอื่นๆ ได้ง่ายขึ้น