ในแต่ละบริษัทจะมีข้อมูลไฟล์ต่างๆ จำนวนมากใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ร่วมกัน ไฟล์ที่อยู่ไม่ถูกที่ถูกทางก็อาจจะเพิ่มมากขึ้นอย่างรวดเร็ว การค้นหาไฟล์จะยากและนานขึ้น อีกทั้ง url ก็จะมีความยาวมากขึ้นด้วยเช่นกัน

เปอร์เซ็นต์ของข้อมูลองค์กรทั่วโลกที่จัดเก็บในระบบคลาวด์เพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า องค์กรส่วนใหญ่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์โดยใช้บริการของ OneDrive, Google Drive และอื่นๆ จะจัดการได้อย่างไร มาดูเคล็ดลับการจัดระเบียบที่เก็บข้อมูลไฟล์บนคลาวด์เมื่อมีการใช้งานร่วมกันดังนี้

1. ใช้โครงสร้างการตั้งชื่อโฟลเดอร์แบบสากล

การตั้งชื่อโฟลเดอร์สากลควรอ้างอิงและปฏิบัติตามนโยบายองค์กรนั้นๆ ด้วย ลำดับชั้นของโฟลเดอร์และวิธีตั้งชื่อ เช่น คุณอาจมี "แผนก" เป็นโฟลเดอร์ภายนอกและมีโฟล์เดอร์ "โครงการ" อยู่ในนั้น

ข้อดีคือทุกคนใช้ระบบการตั้งชื่อแบบเดียวกัน ทุกคนจะค้นหาสิ่งของได้ง่ายขึ้น และยังลดความเสี่ยงในการมีโฟลเดอร์ซ้ำกันอีกด้วย

2. รักษาโครงสร้างไฟล์ให้เหลือเพียง 2-3 โฟลเดอร์

การมีโฟลเดอร์ซ้อนกันมากเกินไป อาจใช้เวลานานมากในการค้นหาไฟล์ ต้องคลิกลงไปหลายชั้นกว่าเจอข้อมูล หากลดจำนวนโฟลเดอร์ วิธีนี้จะช่วยให้ค้นหาไฟล์ได้ง่ายขึ้นและช่วยให้มีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ได้มากขึ้น

3. อย่าสร้างโฟลเดอร์สำหรับไฟล์น้อยกว่า 10 ไฟล์

การค้นหาเอกสาร ยิ่งพนักงานต้องคลิกเข้าไปในโฟลเดอร์มากเท่าไร ก็ยิ่งใช้เวลานานขึ้นเท่านั้น หากมีจำนวนไฟล์ไม่เกิน 10 ไฟล์ ควรตั้งชื่อไฟล์ให้สื่อกับงานนั้นๆ

4. องค์กรควรส่งเสริมเน้นยำ้เรื่อง "ใช้เวลาให้คุ้มค่าเพื่อประหยัด”

ก่อนเริ่มโครงการการใดๆ ควรอธิบายทำความเข้าใจให้ตรงกัน ในเรื่องการใช้งานเอกสารร่วมกัน

5. ใช้แท็กโฟลเดอร์หรือสีเพื่อให้จดจำได้ง่ายขึ้น

การกำหนดสีของโฟล์เดอร์ พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ทุกค่ายจะมีฟังก์ชั่นนี้ เช่น OneDrive ขณะ Create a folder จะมีให้เลือก Folder color หรือหากสร้างโฟล์เดอร์ไปแล้ว สามารถแก้ไขได้โดยด้านขวาของแต่ละโฟล์เดอร์ มีปุ่ม More Actions ( จุด 3 จุด ) แล้วเลือก Folder color

6. จัดระเบียบและเก็บเป็นประจำ

ใน 1 ปี ของการทำงานไฟล์ถูกสร้างอย่างรวดเร็ว ยิ่งเพิ่มไฟล์ลงในระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์มากเท่าไร การค้นหาไฟล์ที่ต้องการก็จะยิ่งยากขึ้นเท่านั้น ถึงแม้ว่าการจัดเก็บไฟล์จะจัดระเบียบอย่างดีแล้วก็ตาม การป้องกันการสับสนระหว่างการค้นหาไฟล์ใหม่และเก่า จึงควรจัดระเบียบไฟล์เป็นประจำ ซึ่งต้องให้ผู้ดูแลระบบลบไฟล์ที่ไม่จำเป็นออกเดือนละครั้ง เช่น ไฟล์ซ้ำหรือเวอร์ชันร่างเก่าของเอกสาร เป็นต้น

หากคุณต้องการแพลตฟอร์มการทํางานบนระบบคลาวด์ ที่เน้นเรื่องการจัดการระบบข้อมูลเอกสารภายในองค์กร และใช้งานร่วมกัน แชร์ไฟล์ การจัดเก็บหรือใช้งานแบบส่วนตัวที่ใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลาได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ทั้งระบบเว็บบราวเซอร์และแอปพลิเคชัน เราขอแนะนำผลิตภัณฑ์จาก Microsoft 365, Microsoft Teams, Google Workspace ยินดีให้บริการ

สามารถติดต่อสอบถาม Netway Communication ได้ตลอด 24 ชม. ผ่านช่องทาง
Email: support@netway.co.th
Line ID: @netway
Tel: 02 055 1095