ข้อควรทราบก่อนดำเนินการ
วิธีการนี้จะเป็นการลบผู้ใช้งาน โดยคำนึงถึงข้อมูลของผู้ใช้งานด้วย โดยจะแบ่งเป็น 2 ส่วน คือ
1. ข้อมูล Email
1. ข้อมูล Email
2. ข้อมูล OneDrive
หลังจากที่ดำเนินการลบตามวิธีนี้แล้ว จะส่งผลต่อไปนี้
1. ข้อมูล Email จะไม่ถูกลบ โดยผู้ใช้งานจะถูกเปลี่ยนสถานะจากเดิม User Mailbox เป็น Shared Mailbox แทน ซึ่งเป็น Feature ที่สามารถเก็บข้อมูล Email ไว้ได้โดยไม่จำเป็นต้องมี License
และมอบสิทธิ์ในการเข้าถึงให้กับผู้ใช้งานที่ระบุไว้สามารถเข้าถึงได้
และมอบสิทธิ์ในการเข้าถึงให้กับผู้ใช้งานที่ระบุไว้สามารถเข้าถึงได้
2. ข้อมูล OneDrive จะถูกมอบสิทธิ์ให้กับผู้ใช้งาน เพื่อเข้าถึงได้และโอนย้ายข้อมูลมายัง OneDrive ของผู้รับผิดชอบถัดไป
(ข้อมูลส่วนนี้จะถูกลบ ตาม Retention Policy ส่วนของ OneDrive ซึ่งกำหนดเริ่มต้นไว้ที่ 30 วัน)
วิธีการ
2. เลือกผู้ใช้งานที่ต้องการลบ และเลือก Delete
3. จากนั้นเลือกหัวข้อ ดังต่อไปนี้
3.1. เลือก "Give another user access to this user's OneDrive files for 30 days after the user is deleted"
หากต้องการให้ผู้ใช้งานอื่นๆ เข้าถึง OneDrive เพื่อสำรองข้อมูลได้ พร้อมกับระบุผู้ใช้งานที่รับผิดชอบ
3.1. เลือก "Give another user access to this user's OneDrive files for 30 days after the user is deleted"
หากต้องการให้ผู้ใช้งานอื่นๆ เข้าถึง OneDrive เพื่อสำรองข้อมูลได้ พร้อมกับระบุผู้ใช้งานที่รับผิดชอบ
3.2. เลือก "Give another user access to this user's email"
หากต้องการเปลี่ยนสถานะ User Mailbox ให้เป็น Shared Mailbox เพื่อเก็บข้อมูล Email ไว้ไม่ให้ถูกลบ
หากเลือกแค่เพียงให้สิทธิ์ผู้รับผิดชอบเข้าถึง OneDrive สามารถลบผู้ใช้งานได้เลย
1. Mailbox access: ระบุผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึง Shared Mailbox ดังกล่าว
2. Display name: กำหนดว่าจะเปลี่ยนชื่อผู้ใช้งานหรือไม่ (โดยปกติแล้ว หากไม่ได้ใช้ส่งออก แนะนำให้เปลี่ยนชื่อ เพื่อไม่ให้สับสนระหว่าง User ทั่วไป กับ Shared Mailbox)
3. Automatic replies: หากต้องการให้ตอบกลับอัตโนมัติ เพื่อแจ้งว่า Email นี้ไม่ได้ใช้งานแล้ว สามารถตั้งค่าได้ที่เมนูนี้
4. Aliases: หากมี Alias Email ที่เกี่ยวข้อง จะสามารถลบได้จากเมนูนี้
จากนั้นตรวจสอบข้อมูล และเลือก Transfer ownership เพื่อเสร็จสิ้นการตั้งค่า
5. หลังจากเสร็จสิ้นกระบวนการแล้ว จะส่งผลต่อไปนี้
5.1. ผู้ใช้งานดังกล่าวจะยังคงอยู่ในหน้า Active users (ห้ามลบเด็ดขาด เนื่องจากจะส่งผลให้ Shared Mailbox ถูกลบด้วยเช่นกัน)
แต่สังเกตุว่าผู้ใช้งานจะไม่มี License แล้ว (จากกรณีตัวอย่าง จะมีการตั้งค่า เพื่อให้เปลี่ยนชื่อด้วยเช่นกัน)
5.1. ผู้ใช้งานดังกล่าวจะยังคงอยู่ในหน้า Active users (ห้ามลบเด็ดขาด เนื่องจากจะส่งผลให้ Shared Mailbox ถูกลบด้วยเช่นกัน)
แต่สังเกตุว่าผู้ใช้งานจะไม่มี License แล้ว (จากกรณีตัวอย่าง จะมีการตั้งค่า เพื่อให้เปลี่ยนชื่อด้วยเช่นกัน)
5.2. ผู้ใช้งานดังกล่าวจะถูกเพิ่มในเมนู Teams & groups > Shared mailboxes
และมีการกำหนด Member ที่สามารถเข้าตรวจสอบข้อมูลได้ตามที่ตั้งค่าไว้ด้วยเช่นกัน
และมีการกำหนด Member ที่สามารถเข้าตรวจสอบข้อมูลได้ตามที่ตั้งค่าไว้ด้วยเช่นกัน
5.3. ในกรณีที่เลือกให้สิทธิ์เข้าถึง OneDrive จะมี Email แจ้งไปยังผู้รับผิดชอบที่กำหนดไว้ และมี Link ในการเข้าถึง OneDrive
ให้ผู้ที่รับผิดชอบย้ายข้อมูลมาไว้ยัง OneDrive ตัวเอง เนื่องจากข้อมูลส่วนนี้จะไม่ถูกเก็บไว้ถาวร
(ตัวอย่างตามรูป คือ จะถูกลบหลังจากผ่านไป 365 วัน)
5.4. ในกรณีที่เลือกเปลี่ยนแปลงสถานะ User Mailbox เป็น Shared Mailbox จะมี Email แจ้งไปยังผู้รับผิดชอบที่กำหนดไว้ เพื่อแจ้งวิธีการเข้าถึง Shared Mailbox
สามารถทำตามวิธีที่แจ้งเพื่อเข้าดูข้อมูล Email ได้เลย
สำหรับ Shared Mailbox ย้ำอีกครั้งว่า ปัจจุบันสามารถเก็บไว้ได้ถาวร จนกว่าลูกค้าจะเลิกใช้งาน Microsoft 365 แต่การเข้าถึง Shared Mailbox จะต้องเข้าถึงจาก User Mailbox อีกทีหนึ่ง ไม่สามารถเข้าถึงได้โดยตรง
_________________________________________________________________________________________________________________
Netway Communication ให้บริการด้าน Cloud และ IT พื้นฐานสำหรับธุรกิจ เป็นตัวแทนแบรนด์ไอทีชั้นนำมากมาย ทั้ง Microsoft, Office 365, Google Workspace, Zendesk, SSL
เรามีเจ้าหน้าที่พร้อมดูแลคุณ 24 ชม. ติดต่อเราเพื่อสอบถามผลิตภัณฑ์ ขอราคา หรือปรึกษาเรื่องไอที ได้เลยค่ะ
Line : @netway (มี @ ด้านหน้า) หรือhttps://bit.ly/line-netway
Facebook : m.me/netway.offcial
Tel : 02-055-1095
Email : support@netway.co.th
Web Chat : https://netway.co.th/
#ให้เราช่วยคุณเรื่องไอที #การสื่อสาร Netway #มีครบจบที่เดียว #Office365 #Microsoft #Netway Communication
