บางกรณีอาจมีความจำเป็นต้องลบ User ปัจจุบันทิ้ง เช่น กรณี User ที่ใช้งานลาออก แต่มีความจำเป็นต้องเก็บ Mailbox ไว้ เพื่อไม่ให้ต้องเสีย license ฟรีๆ ทาง Netway แนะนำให้ Convert Mailbox ของ User คนนั้นเป็น Shared Mailbox

ข้อควรทราบ
1. Shared Mailbox ไม่คิด License ในการใช้งาน ดังนั้น เมื่อทำการ Convert to Shared Mailbox แล้ว สามารถถอน License ออกได้
2. Shared Mailbox จะมีพื้นที่ 50GB. (เทียบเท่า Exchange Online Plan 1)
3. Shared Mailbox สามารถใช้รับและส่ง Email ได้เช่นเดิม แต่ต้องเข้าใช้งานผ่าน User Mailbox แทน

วิธีการดังนี้

1. ไปที่ Microsoft 365 admin center https://admin.microsoft.com/
2. ไปที่ Users > Active users และทำการเลือก User ที่ต้องการ Convert to Shared Mailbox หลังจากนั้นให้เลือก Mail > Convert to shared mailbox

3. หลังจากนั้นให้กด Convert เพื่อยืนยัน

4. เมื่อดำเนินการ Convert ให้คลิ๊ก Close เพื่อสิ้นสุดขั้นตอน

5. กรณีต้องการให้สิทธิ์ User เพื่อเปิดอ่านเมล์ของ Shared Mailbox ต้องทำการเพิ่ม member การเข้าใช้งานก่อน โดยไปที่ Microsoft 365 admin center > Groups > Shared mailboxes

6. เลือก Shared Mailbox ที่ต้องการ แล้วทำการคลิ๊ก Edit ในส่วน Members แล้วทำการเพิ่ม Members ตามต้องการ

7. เมื่อดำเนินการเพิ่ม Member เรียบร้อยแล้ว หากต้องการเข้าถึง Shared Mailbox สามารถดูวิธีการได้ตามคู่มือด้านล่างนี้