โดยปกติขนาด Mailbox ของ Microsoft 365 Exchange plan จะมีขนาดเริ่มต้นที่ 50GB. แต่ในบางกรณีผู้ใช้งานจำเป็นต้องใช้เพิ่มเติม ผู้ดูแลระบบจำเป็นจะต้องเข้าไปเปิดด้วยตนเอง เนื่องจาก Feature In-Place Archive จะไม่ได้ถูกเปิดใช้งานตั้งแต่ต้น
พื้นที่ในการเก็บ Email บน Archive นั้นขึ้นอยู่กับ Microsoft 365 plan ที่ลูกค้าใช้งาน โดยอาจจะแบ่งเป็น 50GB. 100GB. ฯลฯ
สิ่งที่ต้องเตรียม
1. ผู้ใช้งานที่เป็นผู้ดูแลระบบด้วยสิทธิ์ Global Administrator หรือ Exchange Administrator
คำเตือน
1. เมื่อเปิด In-Place Archive ผ่าน Exchange Online Admin Center แล้ว จะทำให้ไม่สามารถทำ Auto Archive ผ่าน Microsoft Outlook for Desktop ได้ ท่านจะต้องเลือกว่า จะทำ Archive ผ่านช่องทางใด
2. Policy เบื้องต้น เมื่อเปิด In-Place Archive แล้ว จะย้ายข้อมูล Email ที่มีอายุตั้งแต่ 2 ปีขึ้นไป อัตโนมัติ
หาก Email ของ Mailbox ที่เปิด In-Place Archive มีข้อมูลไม่ถึง 2 ปี จะไม่มีการย้ายข้อมูลเกิดขึ้น ซึ่งผู้ดูแลระบบ จะต้องสร้าง Default MRM Retention policy ใหม่สำหรับผู้ใช้งานดังกล่าว ให้มีระยะเวลาลดลง
วิธีการ
1. เข้าสู่หน้าจัดการผู้ดูแลระบบ Admin Center
2. เข้าสู่เมนู Exchange Admin Center หรือไปที่ Exchange Admin Center
3. ไปที่เมนู Recipients > Mailboxes เลือก User ที่ต้องการเปิดใช้งาน In-Place Archive
4. เมื่อเปิดใช้งานแล้ว สถานะของ User ในส่วนของ Archive status จะเปลี่ยนเป็น Active
5. เมื่อเข้าไปดูในหน้าใช้งาน Email ของ User ที่เปิด In-Place archive บน Outlook Web App จะขึ้นเมนู In-Place Archive ขึ้นมาให้ใช้งานเพิ่มเติม
เมื่อเปิดใช้งาน In-Place Archive สำหรับผู้ใช้งานใดแล้ว ผู้ใช้งานนั้นๆ จะสามารถตั้งค่า Archive policy ให้กับ Folder ย่อยได้ โดยเป็นการบังคับให้ Archive อัตโนมัติ นอกเหนือจาก Default policy (กฏตั้งต้นอยู่ที่ 2 ปี จะทำการ Archive อัตโนมัติ)
Archive policy สามารถตั้งค่าได้โดย Admin โดยการกำหนด Retention policy
เช่นตัวอย่าง ต้องการให้ Email ใน Folder ดังกล่าว Archive อัตโนมัติสำหรับ Email ที่มีระยะเวลาตั้งแต่ 1 ปีขึ้นไป
6. หากผู้ดูแลระบบต้องการตรวจสอบพื้นที่ของ In-Place Archive ของผู้ใช้งาน ก็สามารถเข้าไปตามเมนูเดียวกันกับการเปิด Feature ดังกล่าว จะเห็นพื้นที่ที่ผู้ใช้งานใช้งานไปจากพื้นที่ทั้งหมด
หากท่านใช้งาน Exchange Online Archiving Add-On หรือ Exchange Online Plan 2
ในส่วนของ In-place archive feature จะได้พื้นที่ 100GB. และสามารถทำ Auto-Expanding archiving ได้ โดยสามารถดูคู่มือได้ตาม Link ด้านล่างนี้
https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/compliance/enable-autoexpanding-archiving?view=o365-worldwide
Netway Communication ให้บริการด้าน Cloud และ IT พื้นฐานสำหรับธุรกิจ เป็นตัวแทนแบรนด์ไอทีชั้นนำมากมาย ทั้ง Microsoft, Office 365, Google Workspace, Zendesk, SSL
เรามีเจ้าหน้าที่พร้อมดูแลคุณ 24 ชม. ติดต่อเราเพื่อสอบถามผลิตภัณฑ์ ขอราคา หรือปรึกษาเรื่องไอที ได้เลยค่ะ
Line : @netway (มี @ ด้านหน้า) หรือ https://bit.ly/line-netway
Facebook : m.me/netway.offcial
Tel : 02-055-1095
Email : support@netway.co.th
Web Chat : https://netway.co.th/
#ให้เราช่วยคุณเรื่องไอที #การสื่อสาร Netway #มีครบจบที่เดียว #Office365 #Microsoft #Netway Communication
