ในการ Forward email สำหรับ Microsoft 365 ผ่าน Account ของผู้ใช้งานนั้น สามารถทำได้อยู่ 2 วิธีหลักๆ คือ การ Forward โดยไม่มีการระบุเงื่อนไข ซึ่งจะทำงานครอบคลุม Email ทั้งหมดที่ถูกส่งเข้ามา

      หรือการตั้งค่า Forward โดยมีเงื่อนไข ซึ่งจะใช้งานสำหรับบาง Email ตามเงื่อนไขที่ผู้ใช้งานตั้งไว้ เช่น จากผู้ส่งที่ถูกระบุตายตัว ไม่ให้ทำงานโดยทั้งหมด หรือเงื่อนไขอื่นๆ ซึ่งการตั้งค่าส่วนนี้ จะต้องเป็น Exchange Plan เท่านั้น จึงจะทำได้

       การตั้งค่าทั้ง 2 วิธี สามารถดูคู่มือได้ตามด้านล่างนี้

วิธีที่ 1 การ Forward แบบไม่มีการระบุเงื่อนไข ให้กระทำทุกข้อความที่ส่งเข้า (ส่งต่อได้เพียง 1 Email ปลายทางเท่านั้น)

1. ให้ผู้ใช้งาน Login เข้า Email Microsoft 365 โดยผ่าน https://outlook.office365.com

2. เมื่อเข้ามาหน้า Email แล้ว มุมขวาบนจะมีรูปเฟือง Setting  กดที่เฟือง และเลือก Mail

3. ที่เมนูด้านซ้ายมือ ไปที่เมนู Mail > Account > Forwarding > ตั้งค่า Email ที่ต้องการจะส่งต่อให้
    3.1 เลือก Start forwarding
    3.2 Forward my email to : ใส่ Email ปลายทางที่ต้องการส่งต่อให้
    3.3 Keep a copy of forwarded messages : เลือกเพื่อให้เก็บ Email ที่ส่งเข้าไว้ด้วย หากไม่เลือกช่องนี้ Email ที่ถูกส่งต่อ จะถูกลบ (ค่าโดยเริ่มต้น จะถูกเลือกไว้อยู่แล้ว)

4. กด Save และทดสอบใช้งานอีกครั้ง

วิธีที่ 2 การตั้งค่า Forward แบบกำหนดเงื่อนไข 

1. ให้ผู้ใช้งาน Login เข้า Email Microsoft 365 โดยผ่าน https://outlook.office365.com

2. เมื่อเข้ามาหน้า Email แล้ว มุมขวาบนจะมีรูปเฟือง Setting  กดที่เฟือง และเลือก Mail

3. ที่เมนูด้านซ้ายมือ เลือก Mail > Automatic Processing > Inbox and sweep rules

4. เริ่มตั้งค่าโดยกดปุ่ม + และตั้งค่าต่อไปนี้
    4.1 Name : ชื่อของ Rule ที่จะตั้งใช้งาน กำหนดเป็นชื่อช่วยจำ
    4.2 When the message arrives, and .... : เป็นเงื่อนที่เมื่อตรงตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้ จะให้ทำอะไรต่อไป เช่น Email ที่ถูกส่งจากใคร หรือ ส่งหาใคร
    4.3 Do all of the following : เป็นการกำหนดว่าหากเข้าเงื่อนไขตามข้อ 4.2 แล้ว จะให้ทำอะไรต่อ โดยสามารถเลือกได้ทั้งให้ย้าย Folder , ลบ Email นั้นๆ , ส่งต่อไปให้คนอื่น , หรือส่งแต่ข้อความไปให้เท่านั้น ฯลฯ
    4.4 Except if it matches any of these conditions : เป้นการยกเว้นหากตรงตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้ (โดยปกติจะไม่ตั้งค่า เนื่องจากอาจจะเกิดความสับสน)
    4.5 เมื่อตั้งค่าเสร็จเรียบร้อยแล้ว กด OK ด้านบน เพื่อ Save Rules ดังกล่าว

5. ทดสอบใช้งานเพื่อแน่ใจว่า Rule ที่ตั้งไว้สามารถใช้งานได้จริง