#1 จัดลำดับงานทั้งหมด (พร้อมระบุวันส่งมอบและกำหนดคนรับผิดชอบให้ชัดเจน)

---

ขอให้คุณยอมรับว่า “งานแต่ละชิ้นไม่ได้สำคัญเท่ากัน” และหากรอให้เอางานทุกชิ้นมาเรียงแล้วจัดลำดับกันในช่วงก่อนวันหยุด คงไม่ทันการ เพราะไหนจะงานเร่งส่งมอบ งานที่ต้องมอบหมาย หรืองานที่คุณหรือใครต้องทำเอง ดังนั้นสิ่งที่คนเป็นหัวหน้าควรทำก็คือพยายามจัดลำดับงานตามความสำคัญ และความเร่งด่วนของงาน พร้อมมอบหมายให้คนหรือทีมที่เหมาะสมจัดการให้แล้วเสร็จก่อนวันหยุด ส่วนงานเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่สามารถรอให้พนักงานที่รับผิดชอบกลับมาทำหลังจากวันหยุดก็ตั้ง Due Date ให้ชัดเจน โดยไอเดียที่ผมใช้ก็คือ

- บน Microsoft Planner หรือ Microsoft To Do ผมจะสร้าง Task Group ที่ชื่อว่า Songkran Mission แล้วแบ่ง List เป็น
(1) Done NOW
(2) Done by Songkran
(3) By Team before Songkran
(4) After Songkran 

- งานทุกอย่างที่เราตั้งใจทำ จะตั้ง Due Date ชัดเจน หากสำคัญก็จะติด Star และจะถูกจัดเรียงในแต่ละ List โดย

1. Done NOW หมายถึงงานที่ผมตั้งใจทำเองให้เสร็จวันนี้ 
2. Done by Songkran หมายถึงงานที่ผมตั้งใจทำเองให้เสร็จก่อนสงกรานต์
3. By Team before Songkran หมายถึงงานที่ผมมอบหมายให้คนอื่น หรือทีมอื่นทำให้เสร็จก่อนสงกรานต์ โดยจะแชร์ให้คนที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึง List นี้ได้ด้วย
   
4. After Songkran หมายถึงงานที่ผมตั้งใจเริ่มหลังสงกรานต์ เพื่อว่าเมื่อกลับมาจากวันหยุดยาวจะได้ไม่ต้องมางงไปเป็นวันก่อนเริ่มงานจริง

#2 สื่อสารให้ลูกค้าทราบล่วงหน้าว่าในช่วงวันหยุดยาวเราจะให้บริการอย่างไร

---

- ตั้ง Automatic Replies บน OWA (Outlook Web App) ทั้งในช่วงก่อนและระหว่างวันหยุด ซึ่งผมจะแจ้งให้ลูกค้าทราบทั้งว่าองค์กรจะเปิดวันไหน และหากผมลายาวต่อจากนั้น ก็จะแจ้งด้วยว่าจะกลับมาทำงานวันไหน เพื่อไม่ให้คนอื่นมองบน โดยที่เราสามารถตั้งค่าให้ส่ง Automatic Replies ให้เฉพาะ Contact List ของเรา หรือเฉพาะคนในองค์กรของเราได้เช่นกัน 

- ปรับเวลาทำการบนช่องทาง Social ซึ่งบาง tool อย่าง Airbnb หรือ Google Business ก็จะมีแจ้งเตือนให้เราเราตั้งค่าล่วงหน้า

#3 สื่อสารภายในกันให้ชัดเจน หากมีคนลาหยุดควบยาว ทุกคนที่เกี่ยวข้องรวมถึงหัวหน้าควรรับรู้

---

หยุดยาวแบบนี้ อาจมีพนักงานลาควบยาวขึ้น หัวหน้าทีมต้องตอบคำถามให้ได้ว่า เรามีกติกาอย่างไรเพื่อจัดการกำลังคนให้เพียงพอ ไม่ว่าจะก่อนวันหยุดที่ต้องเร่งส่งมอบงาน ระหว่างวันหยุดที่อาจจะต้องมีพนักงานสักคนดูระบบบางอย่างที่ออฟฟิศหรือทำงานแบบรีโมทก็ได้ หรือแม้แต่หลังวันหยุดยาวที่พนักงานอาจจะลายาว แต่มีงานสำคัญรออยู่ 

ทุกคนไม่ว่าลูกน้องหรือหัวหน้าจึงควรสื่อสารให้รู้กันว่าจะมีใครลาหยุดเพิ่มเติม หรือกลับมาจากวันหยุดเมื่อไร เพื่อไม่ให้งานสะดุด หรือหากเกิดกรณีฉุกเฉินสามารถติดต่อได้ที่ไหน 

 ในที่นี้ผมขอแนะนำระบบ Microsoft Power Platform Workflow ที่เข้ามาช่วยเชื่อม Microsoft Forms ที่พนักงานส่งขออนุมัติวันลา ระบบจะส่งเตือนให้หัวหน้าอนุมติ และสามารถทำรายงานว่าวันไหนจะมีคนลาเพิ่มอย่างไร เพื่อให้หัวหน้าสามารถประเมิน workload ได้ล่วงหน้า หรือแบบวันต่อวันได้อีกด้วย

#4 งานรับรองลูกค้าไม่มีวันหยุด

---

ผมเชื่อว่าหลายๆ ที่คงไม่สามารถหยุดงานได้แบบ 100% เพราะงานโต้ตอบลูกค้า หรืองานแก้ไขปัญหาให้ลูกค้าเป็นหัวใจหลักที่จะช่วยสร้างโอกาสหลายๆ อย่างในช่วงนี้ เรื่องที่ลูกค้าร้องขอควรได้รับคำตอบหรือการแก้ไขเร็วที่สุด แต่ในความเป็นจริง ยิ่งโดยเฉพาะวันหยุด อาจมีคนมาทำหน้าที่นี้ แต่ลูกค้าก็อาจจะต้องรอนานกว่าปกติ หรือเเราอาจจะไม่สามารถจ้าง freelance หรือ outsource ได้เลยเพราะใครๆ ก็อยากพัก 

#5 อย่ามองข้ามความปลอดภัยของข้อมูล

---

ความปลอดภัยคือเรื่องสำคัญที่ธุรกิจไม่ควรมองข้าม ไม่ว่าจะเป็นความปลอดภัยของพนักงาน สถานที่ หรือข้อมูลขององค์กร ในที่นี่ผมขอพูดถึงเรื่องการรักษาข้อมูลที่เรามักจะละเลยกันมากที่สุดนะครับ สำหรับไอเดียที่ผมคิดว่าสามารถนำไปใช้ได้ในทุกองค์กรก็คือเรื่อง

- การตั้งค่า Two-factor authentication (2FA) หรือ Multi-factor authentication (หรือ กระบวนการรับรองความถูกต้อง เพื่อให้แน่ใจว่าคนที่เข้าระบบ เป็นคนที่ใช่จริงๆ) ซึ่งเป็นสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญเป็นลำดับต้นๆ เพราะมันสามารถป้องกันภัยคุกคามจาก Hacker ถึงแม้จะใช้วิธี Brute-force attack หรือ Phishing attack (Man in the middle) ก็ป้องกันได้ดีเลยทีเดียวเพราะมันจะทำให้ Hacker ทำได้ยากขึ้น

- อาจมีหลายแอพที่หากเกิดกรณีฉุกเฉิน พนักงานก็จำเป็นต้องกลับไปทำงานบนเครื่องในออฟฟิศเท่านั้น เช่นงานของจัดซื้อ inventory, ธุรการ หรือ บัญชี วันหยุดยาวแบบนี้ผมขอเสนอเรื่องการทำ Windows Virtual Desktop ที่พนักงานไม่จำเป็นต้องพกพาคอมพิวเตอร์ของบริษัทไปทุกที่ เพียงเชื่อมต่อเข้ามา ก็สามารถทำงานได้ในระบบเสมือนจริงจากทุกที่ภายใต้ความปลอดภัยและความสะดวก ซึ่งคอนเซ็ปต์ Windows Virtual Desktop ไม่เพียงแต่จะเหมาะกับวันหยุดยาวเท่านั้น แต่ยังตอบโจทย์เรื่อง Remote Working, Work from Home, และ Disaster Recovery ได้อย่างดี