ในงาน Netway Connect ครั้งที่ 9 ที่ผ่านมา ทีม ITS ได้หยิบยกหัวข้อ "Google Workspace มีมากกว่าแค่ Email" นำมาพูดในงานสัมนาครั้งนี้ เพื่อสื่อถึงแนวทางในการใช้งาน Google Workspace ที่มีให้ใช้งาน ไม่ใช่เพียงแค่ Email ประเด็นหลักของเนื้อหาในครั้งนี้ คงไม่พ้นเรื่องของ Security ที่ในปัจจุบันนี้ มีความสำคัญ และควรให้ความสำคัญอย่างมากที่สุด และลำดับถัดมาคือเรื่องของฟีเจอร์ต่างๆ ที่มีอยู่ใน Google Workspace โดยงานในครั้งนี้ ทางเราพูดถึงเรื่องอะไรบ้าง ดูตาม Agenda ด้านล่างนี้ได้เลย เริ่มกันที่หัวข้อแรก เรื่องของ Google Security จะพูดถึงความปลอดภัยหลักๆ 2 ส่วนคือ 1. Google 2-Step verification โดยเป็นการอธิบายหลักการทำงาน ความสำคัญ และสอนวิธีการตั้งค่า เพื่อให้บัญชีของท่านปลอดภัยเท่าที่จะทำได้ ทำให้ผู้ไม่หวังดี โจมตีท่านได้ยาก หรือไม่สามารถทำได้เลย สามารถอ่านคู่มือและคำอธิบายเพิ่มเติมได้ที่ Link ด้านล่างนี้ https://www.google.com/landing/2step/#tab=why-you-need-it 2. Google Security check เป็นวิธีการตรวจสอบเรื่องของความปลอดภัยของท่าน ในกรณีถูกลงชื่อเข้าใช้งานจากที่อื่น หรือตรวจสอบว่า Account ของท่านปลอดภัยมากน้อยแค่ใด แถมยังมีเมนูช่วยเหลือในกรณี Smartphone สูญหาย ชื่อเมนูว่า "Find a lost or stolen phone" ซึ่งถ้าหากท่านใดใช้งาน Android Smart phone อาจจะเคยใช้งานมาบ้าง เรื่องที่ 2 เรื่องของ Google Drive จะพูดถึงหลักการใช้งาน วิธีการแชร์ และการทำงานส่วนต่างๆ เพื่อให้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และถูกต้อง โดยสามารถศึกษาเพิ่มเติมได้จาก Link ด้านล่างนี้ https://gsuite.google.com/learning-center/products/drive/get-started/#!/ เรื่องที่ 3 เป็นเรื่องส่วนที่อยู่ใน Google Drive โดยเป็นเมนู Google Form หลักๆ ก็เพื่อใช้ทำแบบสอบถาม หรือแบบสำรวจสิ่งต่างๆ ซึ่งอาจจะมีความสำคัญกับทีมที่เกี่ยวข้อง เช่น HR ที่มีการทำแบบสอบถามพนักงานค่อนข้างบ่อย หรือแม้แต่กระทั่ง Sale ที่ใช้สำหรับทำแบบประเมินกับลูกค้า ก็สามารถทำได้เช่นกัน โดยสามารถศึกษาเพิ่มเติมได้ที่ Link ด้านล่างนี้ https://gsuite.google.com/learning-center/products/forms/get-started/#!/ เรื่องที่ 4 เกี่ยวกับ Google Sites Google Sites เป็นแอพพลิเคชั่นหนึ่ง ที่ช่วยในการสร้างเว็บไซต์ โดยใช้ได้ทั้งเป็นเว็บไซต์ภายในองค์กร หรือแม้กระทั่งนอกองค์กรก็ตามGoogle Sites สามารถทำให้ทุกท่าน สร้างเว็บไซต์ได้โดยไม่ต้องมี Programmer , IT หรือแม้กระทั่ง DesignerGoogle Sites เป็นเว็บไซต์แบบ Responsive นั่นหมายถึงว่าสามารถปรับแต่งการแสดงผล ให้รองรับกับ Tablet และ Smartphone ได้ด้วย Google Sites learning centerhttps://gsuite.google.com/learning-center/products/sites/get-started/#!/section-4 เรื่องสุดท้าย Google Hangout (Meet) Google Hangout (Meet) Application สำหรับสื่อสารกันภายในองค์กร เปรียบเสมือนเป็นแชทหนึ่งที่สามารถพูดคุยได้ผ่านทั้ง Browser , Smartphone และติดตั้งเป็น Application บน PC หรือ Extentionการใช้งานสะดวก ทำให้การสื่อสารเป็นไปได้อย่างรวดเร็วและง่ายต่อการเข้าถึงพร้อมกันนั้น ยังมี Google Meet ที่ใช้สำหรับประชุม Online สูงสุดได้ถึง 50 คนต่อ 1 การประชุมอีกด้วย Google Hangout learning centerhttps://gsuite.google.com/learning-center/products/meet/get-started/#!/ หวังว่าข้อมูลในการสัมนาครั้งนี้ จะมีประโยชน์กับทุกๆ ท่าน เพื่อนำไปใช้งานได้จริงในแง่ของการทำงาน และช่วยให้การทำงานเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพกับ Google Workspace ที่องค์กรของท่านใช้งานอยู่ หากท่านใดที่อ่านแล้วสงสัย สามารถสอบถามเข้ามาได้ที่ support@netway.co.th ทางเรา Netway ยินดีช่วยเหลือท่านเสมอ
ครึ่งปีหลังของปี2018 Google Workspace ได้ออกฟีเจอร์ใหม่มากมายให้ลองเล่นกัน ส่วนของ Highlight นั้นก็น่าสนใจไม่แพ้กันไม่ว่าจะเป็น ฟีเจอร์ Quick-access Side Panel คือส่วนเพิ่มเติมบน Docs editors และ Google Calendar ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงบริการอื่นๆ ของ Google Workspace products ได้โดยที่ไม่ต้องเปลี่ยนหน้าจอหรือแท็บเบราว์เซอร์ จาก panel นี้ผู้ใช้จะสามารถเข้าถึงบริการ Google Workspace products ได้ 3 ประเภทคือ Docs, Sheets, และ Slides (รวม Drawings รวมทั้ง Keep และ Task ด้วย) Google Calendar: Quickly reference, create or edit invites. Google Keep: Easily take notes, create lists, and see your other content. Google Tasks: Manage your tasks and to-dos. โดยบน Google Calendar ผู้ใช้สามารถใช้งานทั้ง Keep และ Tasks บนนั้นได้ Other Features นอกจากนี้ ยังมีหมวดหมู่ของฟีเจอร์ใหม่ๆ เพิ่มเติมอีกมากมาย รวมทั้งในฝั่งของ Admin ด้วย เช่น Work together Docs Activity dashboard now available to all Google Workspace users React with emojis in Hangouts Chat Add users and Google Groups to domain-restricted Google+ Communities Jamboard now available for purchase in Japan Dial into Hangouts Meet from eight additional markets Simple to use Create better looking sites quickly with section layouts in new Google Sites Easily add buttons to improve links in new Google Sites Making embedded Google Forms better Disable conversation view in the Gmail mobile apps Business ready New insights into user account security with Google Workspace admin reports Manage meeting rooms efficiently with auto room release and room insights Programmatically manage exports with the Google Vault API Secure corporate data on employee iOS devices with managed apps Ensuring your users can access Google Contacts More control over which Apps Script projects can run in your organization Control government-backed attack alerts in Google Workspace Increased visibility into rate-limiting in Gmail Learn more about Google Workspace Cloud Connect: The community for Google Workspace administrators Follow Google Workspace on Social What’s New for Google Workspace Admins videos อย่าลืมเข้าไปดูรายละเอียดกันได้ที่ https://docs.google.com/document/d/1OEfI4LPefQZrdOVarGheqpXKNC68wGYT8QZ7_wDu4Xg/preview# นะครับ
หน้าจอสำหรับ Google Workspace และ Google Calendar รองรับกว่า 50 ภาษา ดังนี้ Amharic, Arabic, Basque, Bengali, Bulgarian, Catalan, Cherokee, Croatian, Czech, Danish, Dutch, Estonian, Finnish, French, German, Greek, Gujarati, Hebrew, Hindi, Hungarian, Icelandic, Indonesian, Italian, Japanese, Kannada, Korean, Latvian, Lithuanian, Malay, Malayalam, Marathi, Norwegian, Persian, Polish, Portuguese (Brazil and Portugal), Romanian, Russian, Serbian, Simplified Chinese, Slovak, Slovenian, Spanish, Swahili, Swedish, Tagalog, Tamil, Telugu, Thai, Traditional Chinese, Turkish, UK English, US English, Ukrainian, Urdu, Vietnamese และ Welsh. วิธีการตั้งค่าการเปลี่ยนภาษา 1. คลิกที่ไอคอนเกียร์ ที่มุมด้านบนขวา จากนั้นคลิกที่ Settings 2. เลือกภาษาที่ต้องการ 3. กด Save เพื่อทำการบันทึก หน้าจอของ Google Workspace ปรากฏในภาษาที่คุณเลือกหลังจากคุณได้กดบันทึกการเปลี่ยนแปลง การตั้งค่าภาษาจะไม่มีผล กับภาษาที่ใช้ในข้อความของคุณที่รับเข้า หรือส่งออก และการตั้งค่าบางหน้าไม่สามารถใช้กับภาษาอื่นได้ ใช้ได้เฉพาะภาษาอังกฤษ
เพื่อเป็นการช่วยป้องกัน viruses Gmail จะไม่ยอมรับไฟล์ที่แนบที่เป็นไฟล์.exe รวมทั้งจำกัดขนาดของไฟล์แนบอยู่ที่ 25 MB (สำหรับรายละเอียดสามารถดูเพิ่มเติมได้ที่ Gmail Help Center ) สำหรับการตั้งค่าข้อกำหนดต่างๆเพิ่มเติม ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดได้ตามรายละเอียด https://support.google.com/a/answer/2364580?hl=th
บัญชี Google Workspace ทั้งหมดมีการจำกัดจำนวนอีเมลที่ผู้ใช้สามารถรับได้ต่อนาที ต่อชั่วโมง และต่อวัน การตั้งค่าบัญชีเพื่อรับข้อความอัตโนมัติบ่อยๆ เช่น ไฟล์บันทึก จะทำให้มีโอกาสถึงขีดจำกัดนี้มากขึ้น ถ้าบัญชีถึงขีดจำกัด ผู้ใช้จะไม่สามารถรับอีเมลใหม่ และอาจมีการลดระดับบัญชีโดยรวม เช่น การค้นหาอาจช้าลง ข้อความขาเข้าทั้งหมดจะถูกตีกลับไปยังผู้ส่ง หรือส่งถึงล่าช้า ตารางต่อไปนี้จะแสดงขีดจำกัดสำหรับแต่ละช่วงเวลา ขีดจำกัดเหล่านี้ใช้กับรุ่น Google Workspace หรือ Education. ค่าของขีดจำกัดเหล่านี้อาจเปลี่ยนแปลงโดยไม่มีการแจ้งให้ทราบเพื่อเป็นการป้องกันโครงสร้างพื้นฐานของ Google คำอธิบาย อีเมลทั้งหมดที่ส่งถึงบัญชีนี้ อาจปรากฏเป็นการสนทนาใน Gmail แบบที่เป็นชุดข้อความและไม่เป็นชุดข้อความ ต่อนาที 60 ต่อชั่วโมง 3,600 ต่อวัน 86,400 ขนาดสูงสุด คุณสามารถรับอีเมลได้สูงสุด 50 MB (ส่ง สูงสุด 25 MB) หมายเหตุ: คุณสามารถใช้ Google ไดรฟ์ หรือบริการแชร์ไฟล์แบบอื่น เพื่อส่งไฟล์แนบที่มีขนาดใหญ่กว่า 25 MB การระงับมีผลนานเท่าใด ถ้าบัญชีถึงขีดจำกัดในการรับแล้ว โดยทั่วไปการจำกัดการรับอีเมลใหม่จะมีผลประมาณ 24 ชั่วโมง หลังจากพ้นช่วงเวลานี้แล้ว ระบบจะรีเซ็ตขีดจำกัดการรับโดยอัตโนมัติ และผู้ใช้สามารถกลับมารับอีเมลได้อีก หลังจากรีเซ็ตบัญชีแล้ว ผู้ใช้จะไม่สามารถกู้คืนข้อความที่ส่งถึงบัญชีนี้ในช่วงเวลาที่ถูกจำกัด คำแนะนำ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงการใช้งานถึงขีดจำกัดการรับมีดังนี้ ส่งบันทึกข้อความและอีเมลอัตโนมัติถึง Google Groups เมื่อใช้ Groups คุณสามารถใช้อินเทอร์เฟซทางเว็บเพื่ออ่านประกาศที่มีข้อมูลจำนวนมากหรือที่ส่งทางอีเมลเป็นประจำ ซึ่งจะทำให้ถึงขีดจำกัดการรับในบัญชีอีเมลของคุณได้อย่างรวดเร็ว การส่งอีเมลอัตโนมัติไปที่บัญชี Groups จะช่วยลดปริมาณการรับอีเมลในบัญชีของคุณ และยังเป็นการใช้ประโยชน์จากขีดจำกัดการรับของทั้งอีเมลและ Groups หลีกเลี่ยงการใช้บัญชีเดียวสำหรับผู้ใช้หลายราย และใช้ Google Groups สำหรับการแชร์อีเมล จับคู่ชื่อแทนอีเมลไม่เกิน 10 ชื่อต่อบัญชี ใช้ Groups เพื่อสร้างกล่องจดหมายที่แชร์ หรือเพื่ออนุญาตให้ผู้ใช้หลายคนสามารถรับส่งอีเมลด้วยที่อยู่เดียว สมัครรับรายการอีเมลที่มีการรับส่งปริมาณมากๆ ในรูปแบบของสรุปประจำวัน หลีกเลี่ยงการใช้บัญชีที่รับข้อความทั้งหมด นักส่งสแปมมักจะพยายามคาดเดาที่อยู่อีเมลในโดเมนของคุณ เมื่อมีการคาดเดาไม่ถูกต้อง จดหมายขยะจะถูกส่งไปยังที่อยู่ที่รับทั้งหมด อีเมลปริมาณสูงจะเกินขีดจำกัดการรับของ Gmail ได้อย่างรวดเร็ว ที่มา https://support.google.com/a/answer/1366776?hl=th