การย้ายข้อมูลอีเมลหรือที่เรียกกันง่ายๆ ว่า Email Migration นั้น หลายคนมองว่าเป็นงานที่ใหญ่และยุ่งยาก ต้องมีการเตรียมการที่ซับซ้อนและใช้บุคลากรหลายทีม ซึ่งจริงๆ แล้วหากมีการวางแผนงานที่ดี และมีขั้นตอนที่ถูกต้องพร้อมแล้ว การย้ายอีเมลข้ามระบบนั้นเป็นเรื่องที่ไม่ต้องกังวลมากเท่าไรนัก นอกจากนั้น สมัยนี้มีซอฟต์แวร์ช่วยเหลือเป็นจำนวนมากที่ทำให้การย้ายอีเมลของคุณดำเนินไปได้อย่างราบรื่น ไม่กระทบต่อการทำงานของ User
ปัจจัยที่ต้องพิจารณา
ก่อนที่จะเริ่มโครงการ ผู้จัดการโครงการควรพิจารณาถึงปัจจัยต่างๆ ที่สำคัญ เพราะนอกเหนือไปจากเรื่องของค่า Software License แล้ว เวลาและค่าใช้จ่ายที่เสียไปในช่วงของ Email Migration เองนับว่ามีผลกระทบต่อธุรกิจมากเช่นกัน ปัจจัยที่ควรมองในช่วงของการวางแผน Migration นั้น ได้แก่ปัจจัยดังต่อไปนี้
Costs – ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการย้ายไม่ว่าจะเป็นค่า License ของ Third-party software และค่าแรงของทีมงาน
Data preservation – ความเสี่ยงที่เป็นไปได้ว่าจะมีข้อมูลส่วนใดที่อาจตกอยู่ในความเสี่ยงต่อการสูญหายในช่วงของการ Migration
How long will the email migration take? – ระยะเวลาที่คาดว่าจะใช้ในช่วงของการย้ายอีเมล
Downtime – ในช่วงของ Migration จะมีระยะเวลา email system downtime เท่าไร
Directory migration – ในการย้ายอีเมลบ่อยครั้งจำเป็นต้องย้าย directory ด้วย ข้อมูลส่วนนี้ควรจะต้องพิจารณาให้ครบถ้วนด้วย
Email archiving – การทำ Archiving ช่วยให้องค์กรเป็นไปตาม compliance ได้ และยังช่วยจัดการและปกป้องข้อมูลได้ดีด้วย ทำให้ขั้นตอนต่างๆ ในการย้ายเป็นไปได้ราบรื่นยิ่งขึ้น
ปกติแล้ว ระบบอีเมลที่นิยมใช้กันนั้นจะมีลักษณะจำเพาะแตกต่างกันในการรายละเอียด เพราะฉะนั้นจะต้องนำรายละเอียดจำเพาะมาพิจารณาในการวางแผน Migration ด้วย แต่โดยทั่วไปแล้ว แผนงานโครงการย้ายอีเมลมักประกอบด้วยหัวข้อต่อไปนี้
ขั้นตอนในโครงการย้ายอีเมล
Step 1: Migration Project Assessment, Planning and Design
ความชัดเจนในกรอบงาน และเส้นทางการย้ายอีเมลของคุณควรจะต้องชัดเจนตั้งแต่ก่อนเริ่มต้นโครงการ โดยควรตั้งคำถามเริ่มต้นดังนี้ก่อน
คุณมี Resource อะไรอยู่แล้วในการใช้งาน
คุณต้องใช้ Resource อะไรบ้าง
คุณมีเวลาเท่าไรในการย้ายตั้งแต่เริ่มต้นจนจบงาน
และเมื่อประเมินได้ชัดเจนแล้ว ขั้นตอนของเส้นแผนงานควรเป็นไปตามข้อกำหนดและเงื่อนไขที่คุณมี แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น ไม่ควรลืมว่าโครงการของคุณควรต้องตอบโจทย์สิ่งเหล่านี้ไปพร้อมๆ กัน
What are your business requirements? (Disaster Recovery, Compliance, etc.)
What are your storage requirements?
How much data do you need to retain?
How much data do you want to inject into the new email system?
What data do you need to migrate (mail, appointments, address books, etc.)?
When do you want to migrate users (certain times, days, weeks, months)? Can you afford any downtime?
Are you compliant? Do you need to review old and/or establish new email retention policies?
Could your organization use an archiving solution once the migration is complete?
Step 2: Archiving Data in Your Existing System
คุณควรจะต้องเตรียมข้อมูลเดิมเพื่อใช้ในการทำ data extraction และ archiving ด้วย ดังนั้น คุณควรจะมีฮาร์ดแวร์ให้พร้อม และมี archiving solution ที่เหมาะสม การทำ archiving ก่อน migration จะช่วยลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลที่จะย้ายไประบบใหม่รวมทั้งลดเนื้อที่ของ storage และลดภาระของเซิร์ฟเวอร์ลงได้ด้วย
Step 3: User Provisioning and Client Deployment
ก่อนที่จะย้ายไปยังระบบใหม่ คุณควรต้องสร้าง user บน Directory ใหม่ก่อนและ enable email ให้กับทุก user นั้นเพื่อให้พร้อมใช้งานได้ทันทีหลังจากย้ายอีเมลไปแล้ว ซึ่งในการนี้คุณอาจจะต้องย้าย address book, distribution list รวมทั้ง proxy rights และอื่นๆ อีกมากมายตามไปด้วย
Step 4: Data Injection
เมื่อทุกอย่างพร้อมแล้ว คุรก็สามารถ inject ไฟล์ archived email ไปยังระบบใหม่ได้ ทั้งนี้ในขั้นตอนของการ injection นั้นอาจแตกต่างกันในแต่ละระบบ
Step 5: Cut Over to the New Email System
เทคนิคนี้เรียกว่าการ cutover ซึ่งหมายถึงการนัดวันย้ายกับ user อย่างชัดเจน ส่วนมากในขั้นตอนนี้คืการย้ายเสิ้นทางเดินของอีเมลไปยังอีเมลระบบใหม่นั่นเอง
Step 6: Completing Post-Migration Tasks
สิ่งที่ต้องทำหลังจากที่ย้ายอีเมลไปแล้วคือการตรวจสอบความครบถ้วนสมบูรณ์ของสิ่งที่ย้ายไป เช่น mail flow, appointment และ task scheduling ฯลฯ รวมทั้งการอบรมการใช้งานทั้งในส่วนของ User และ Admin ด้วย
.png "Microsoft Visio")
.png "VMware")
