POP (Post Office Protocol) เป็น Protocol มาตรฐานที่ใช้งานในการคัดลอกข้อมูล E-mail message ทั้งหมดจาก อีเมลล์เซิร์ฟเวอร์มายังเครื่องที่ทำการเชื่อมต่อโดยจะทำการอัพเดทเฉพาะข้อมูลใหม่ที่พบในอีเมลล์เซิร์ฟเวอร์เท่านั้น และเมื่อดึงข้อมูลมาแล้วโปรแกรม Mail Client มักจะลบข้อมูลใน Mailbox server
ทำการตั้งค่าให้ Apps อื่นๆสามารถเข้าถึง Google Workspace
1. ให้ทำการ Login เข้าสู่ Admin Console ที่ https://admin.google.com2. เปิดให้ User สามารถกำหนด Allow less secure app ได้เอง โดยไปที่ https://admin.google.com/AdminHome#ServiceSettings/notab=1&service=securitysetting&subtab=lesssecureappsaccess หรือสามารถเข้าโดยไปที่เมนู Security > Basic Settings > less secure app > Go to settings for less secure apps 3. ทำการเลือก “Allow users to manage their access to less secure apps” เพื่อให้ Users สามารถจัดการเปิดการใช้งาน less secure apps เองได้
หมายเหตุ กรณีต้องการเปิดใช้งาน less secure apps ให้กับทุก Users เลย โดยไม่จำเป็นต้องได้รับความเห็นชอบจาก Users นั้นก่อน สามารถทำได้โดยเลือก “Enforce access to less secure apps for all users (Not Recommended)” หลังจากนั้นสามารถข้ามขั้นตอนข้อ 4-6 แล้วไปที่ “วิธีการเพิ่มบัญชีผู้ใช้ Google Workspace บน MS Outlook” ได้เลยฃ
4. ทำการ Login เข้าสู่ Google Workspace โดยใช้บัญชีผู้ใช้ที่ต้องการตั้งค่ารับเมล์ ที่ https://accounts.google.com5. ไปที่ https://myaccount.google.com/security6. ในส่วน Connected apps & sites ให้ทำการ Allow less secure apps
เปิดการใช้งาน POP
1. ทำการ Login เข้าสู่ Google Workspace โดยใช้บัญชีผู้ใช้ที่ต้องการตั้งค่ารับเมล์ ที่ https://accounts.google.com2. ไปที่ https://mail.google.com/mail/ca/u/0/#settings/fwdandpop3. ทำการติ๊กในส่วน Enable POP for all mail แล้วทำการบันทึก
วิธีการเพิ่มบัญชีผู้ใช้ Google Workspace บน MS Outlook
1. ทำการเพิ่มบัญชีผู้ใช้ใหม่ขึ้นมา
2. ทำการเลือก “manual setup or additional server types”
3. ทำการเลือก “POP or IMAP”
4. ทำการตั้งค่าต่างๆรายละเอียดดังนี้
Your Name: ใส่ชื่อผู้ใช้งาน (สามารถใส่ชื่ออะไรก็ได้)
Email Address: ให้ใช้ค่า Email ที่สร้างไว้บน Google Workspace
Account Type: POP3
Incoming mail Server: pop.gmail.com
Outgoing mail Server (SMTP): smtp.gmail.com
User Name: ให้ใช้ค่า Email Account ที่สร้างจาก Google Workspace
Password: ให้ใช้ค่ารหัสผ่าน ที่สร้างจาก Google Workspace พร้อมทั้งทำการติ๊กช่อง จำรหัสผ่านไว้ด้วย
ทำการคลิ๊ก “More Settings ...”
5. เลือกที่หน้า Outgoing Server ให้ทำการเลือก "My outgoing server (SMTP) requires authentication." และเลือก "Use same settings as my incoming mail server”
6. เลือกที่เมนู “Advanced” และตั้งค่าดังนี้
Incoming server (POP3): 995
ติ๊กถูกที่ This server requires an encrypted connection (SSL)
Outgoing server (SMTP): 465 หรือ 587
use the following type of encrypted connection: SSL (กรณี Port 465) หรือ TLS (กรณี Port 587)
7. หลังจากตั้งค่าตาม (ข้อที่ 6) เรียบร้อย ให้กดที่ปุ่ม “OK” และโปรแกรมจะทำการทดสอบการตั้งบัญชีผู้ใช้ และเมื่อทดสอบเรียบร้อยให้กดที่ปุ่ม “ปิด”
IMAP (Internet Message Access Protocol) เป็น Protocol มาตรฐานที่ใช้ในการทำงานโดยการตรวจสอบข้อมูลระหว่างอีเมลล์เซิร์ฟเวอร์กับเครื่องที่ทำการเชื่อมต่อแล้วทำข้อมูลให้ตรงกัน (Sync) ดังนั้นหากทำการดึงข้อมูลโดยใช้ Protocol ลักษณะนี้จะทำให้ ข้อมูล E-mail message ที่มีในเครื่อง ตรงกับข้อมูล E-mail Message ที่อยู่ใน E-mail Server
ทำการตั้งค่าให้ Apps อื่นๆสามารถเข้าถึง Google Workspace
1. ให้ทำการ Login เข้าสู่ Admin Console ที่ https://admin.google.com2. เปิดให้ User สามารถกำหนด Allow less secure app ได้เอง โดยไปที่ https://admin.google.com/AdminHome#ServiceSettings/notab=1&service=securitysetting&subtab=lesssecureappsaccess หรือสามารถเข้าโดยไปที่เมนู Security > Basic Settings > less secure app > Go to settings for less secure apps 3. ทำการเลือก “Allow users to manage their access to less secure apps” เพื่อให้ Users สามารถจัดการเปิดการใช้งาน less secure apps เองได้
หมายเหตุ กรณีต้องการเปิดใช้งาน less secure apps ให้กับทุก Users เลย โดยไม่จำเป็นต้องได้รับความเห็นชอบจาก Users นั้นก่อน สามารถทำได้โดยเลือก “Enforce access to less secure apps for all users (Not Recommended)” หลังจากนั้นสามารถข้ามขั้นตอนข้อ 4-6 แล้วไปที่ “วิธีการเพิ่มบัญชีผู้ใช้ Google Workspace บน MS Outlook” ได้เลย
4. ทำการ Login เข้าสู่ Google Workspace โดยใช้บัญชีผู้ใช้ที่ต้องการตั้งค่ารับเมล์ ที่ https://accounts.google.com5. ไปที่ https://myaccount.google.com/security6. ในส่วน Connected apps & sites ให้ทำการ Allow less secure apps
เปิดการใช้งาน IMAP
1. ทำการ Login เข้าสู่ Google Workspace โดยใช้บัญชีผู้ใช้ที่ต้องการตั้งค่ารับเมล์ ที่ https://accounts.google.com2. ไปที่ https://mail.google.com/mail/ca/u/0/#settings/fwdandpop3. ทำการติ๊กในส่วน Enable IMAP แล้วทำการบันทึก
วิธีการเพิ่มบัญชีผู้ใช้ Google Workspace บน MS Outlook
1. ทำการเพิ่มบัญชีผู้ใช้ใหม่ขึ้นมา
2. ทำการเลือก “manual setup or additional server types”
3. ทำการเลือก “POP or IMAP”
4. ทำการตั้งค่าต่างๆรายละเอียดดังนี้
Your Name: ใส่ชื่อผู้ใช้งาน (สามารถใส่ชื่ออะไรก็ได้)
Email Address: ให้ใช้ค่า Email ที่สร้างไว้บน Google Workspace
Account Type: IMAP
Incoming mail Server: imap.gmail.com
Outgoing mail Server (SMTP): smtp.gmail.com
User Name: ให้ใช้ค่า Email Account ที่สร้างจาก Google Workspace
Password: ให้ใช้ค่ารหัสผ่าน ที่สร้างจาก Google Workspace พร้อมทั้งทำการติ๊กช่อง จำรหัสผ่านไว้ด้วย
ทำการคลิ๊ก “More Settings ...”
5. เลือกที่หน้า Outgoing Server ให้ทำการเลือก "My outgoing server (SMTP) requires authentication." และเลือก "Use same settings as my incoming mail server”
6. เลือกที่เมนู “Advanced” และตั้งค่าดังนี้
Incoming server (IMAP): 993
use the following type of encrypted connection: SSL
Outgoing server (SMTP): 465 หรือ 587
use the following type of encrypted connection: SSL (กรณี Port 465) หรือ TLS (กรณี Port 587)
7. หลังจากตั้งค่าตาม (ข้อที่ 6) เรียบร้อย ให้กดที่ปุ่ม “OK” และโปรแกรมจะทำการทดสอบการตั้งบัญชีผู้ใช้ และเมื่อทดสอบเรียบร้อยให้กดที่ปุ่ม “ปิด”
นอกเหนือจากการอัพเดทค่า MX Record เพื่อใช้งาน Google Workspace แล้ว อีกค่าหนึ่งที่ควรเพิ่มเข้าไปคือค่า SPF Record เพราะ ปัจจุบันเมล์ Server ทั่วไปสร้างระบบที่ช่วยป้องกันการดักจับ Spam Mail โดยตรวจสอบจากค่า SPF Record เพื่อป้องกันไม่ให้เมล์ที่คุณส่งถูกตีกลับหรือถูกส่งเข้า Spam Box ให้แนะนำให้ใส่ค่า SPF Record เข้าไปด้วย ดังนี้
Name/Host/Alias
Time to Live (TTL*)
Record Type
Priority
Value/Answer/Destination
Blank or @
3600
MX
1
ASPMX.L.GOOGLE.COM
Blank or @
3600
MX
5
ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM
Blank or @
3600
MX
5
ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM
Blank or @
3600
MX
10
ALT3.ASPMX.L.GOOGLE.COM
Blank or @
3600
MX
10
ALT4.ASPMX.L.GOOGLE.COM
Blank or @
TXT
v=spf1 include:_spf.google.com ~all
อ้างอิงhttps://support.google.com/a/answer/174125?hl=en
.png "Microsoft Visio")
.png "VMware")
