สิ่งที่ SAM Partner เริ่มต้นทำและทำเยอะที่สุดในทั้งหมดของ SAM คือกิจกรรมที่เรียกว่า SAM Baseline Review ซึ่งหมายถึงการรวบรวมเอกสารบัญชีรายชื่อซอฟต์แวร์ (Inventory) และเอกสารระบุจำนวนสิทธิ์ที่มี (Software License Entitlement Information) จากนั้นจะทำการเปรียบเทียบ (เรียกว่าทำ reconciliation) ระหว่างสิ่งที่ติดตั้งและสิทธิ์ที่มีว่าสอดคล้องตรงกันหรือไม่ Inventory คืออะไร ในการรวบรวมข้อมูลเพื่อจัดทำ inventory นั้น ต้องรวบรวมข้อมูลต่อไปนี้ เลือกเครื่องมือในการจัดเก็บ (tool) ยืนยัน scope of work ประเมินความเสี่ยง ในการ validate ความถูกต้องของ inventory จะทำด้วยการเลือก sample มาหนึ่งตัวอย่างและทำการตรวจสอบกับข้อมูลอื่นๆ ที่มี เช่นหยิบเครื่องคอมพิวเตอร์ในองค์กรมาหนึ่งเครื่องและเทียบเคียงดูจาก inventory ว่าถูกต้องหรือไม่กับบัญชีรายชื่อของแผนกบุคคล เครื่องมือหลักในการใช้เก็บข้อมูลเหล่านี้ได้แก่ System Center Configuration Manager (เพิ่มเติม) และ Microsoft Assessment and Planning (MAP) Toolkit (เพิ่มเติม) Software License Entitlement คืออะไร Entitlement Records คือ แหล่งของข้อมูลที่แสดงจำนวนสิทธิ์การใช้งานที่องค์กรมี ส่วนใหญ่องค์กรจะซื้อซอฟต์แวร์ประเภท commercial ผ่านช่องทาง Volume Licensing และดาวน์โหลดซอฟต์แวร์ผ่านทาง Volume Licenseing Service Center (VLSC) ซึ่งโดยหลักการแล้ว VSLC จะเป็นแหล่งที่ดีในการสำแดง License Entitlement ขององค์กร นอกจากนี้ยังมี Microsoft License Statement (MLS) ที่สามารถนำมาใช้แสดง License Entitlement ที่มีได้ โดย MLS มีรูปแบบเป็น Excel spreadsheet ที่ไมโครซอฟท์ส่งให้ลูกค้าหรือร้องขอโดยไมโครซอฟท์ เป็น spreadsheet ที่รวบรวมรายชื่อซอฟต์แวร์ จำนวนสิทธิ์ที่องค์กรนั้นๆ ซื้อไว้ทั้งหมดด้วย ในส่วนของซอฟต์แวร์ที่ซื้อจาก OEM หรือ FPP ให้ยึดใบเสร็จรับเงินหรือ Certificate of Authenticity (COA) เป็นสำคัญ และต้องเก็บแบบ manual เพราะไม่มีระบบในการ track ซอฟต์แวร์จากช่องทางนี้แบบอนไลน์ Reconciliation คืออะไร การทำ reconciliation นั้นคือการจับคู่การติดตั้งเข้ากับ entitlement ที่มีและต้องใช้ License Management Tool ในการดำเนินการ รายงานที่ได้จากการทำ reconcile นี้จะเรียกว่า Effective License Position (ELP) ที่ให้ข้อมูลแก่องค์กรพร้อมสถานะว่า under-licensed, non-compliant หรือ over-licensed Competency ที่ 2-3-4-5 เมื่อนำมาเปรียบเทียบกับ SOM และจะได้ภาพที่ขัดเจนของกระบวนการดังนี้
System Center Configuration Manager เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้จัดการเครื่องแม่ข่ายและต้องสั่งซื้อสิทธิ์การใช้งานที่ถูกต้องเพื่อนำมาติดตั้งบน Windows Server และสามารถเรียกข้อมูลต่อไปนี้เพื่อนำไปใช้กับการทำ SAM ได้ มีหน้าจอ console ที่จัดการทุกอย่างในสภาพแวดล้อมได้จากจอเดียว และมีระบบเครื่องมืออัตโนมัติในการติดตั้งซอฟต์แวร์, ปกป้องข้อมูล, ดู system health และตั้งค่า compliance ต่างๆ ให้กับทุก device ในองค์กร สร้าง inventory แต่ต้อง enable ฟังก์ชั่นนี้บน console ทำ metering ซึ่งมีประโยชน์ต่อการระบุ license ที่ถูก reassign หากไม่มีการใช้ซอฟต์แวร์นั้นเกินกว่า 90 วัน ต้องสั่งซื้อเป็นซอฟต์แวร์หนึ่งบน Windows Server
MAP Toolkit สามารถนำมาใช้ประเมินความพร้อมของ SAM Baseline Review ได้ด้วยความสามารถต่อไปนี้ สามารถค้าหาและสร้าง inventory ของคอมพิวเตอร์และแอพพลิเคชั่นได้ ทำ software usage tracking ได้ ดาวน์โหลดฟรีที่ https://www.microsoft.com/en-in/download/details.aspx?id=7826 ไม่ต้องติดตั้ง agent ใดๆ ลงเครื่อง
ในการจัดการข้อมูลสิ่งต่อไปนี้ต้องถูกทำให้มั่นใจก่อนว่าเป็นที่เข้าใจตรงกันครบถ้วนและถูกต้อง ระบุ Machine Type: Computer Name และ Domain name คือสิ่งที่ใช้แยกแยะเครื่อง การติดตั้ง Agent: MAP Toolkit ไม่จำเป็นต้องติดตั้ง Agent แต่ System Center Configuration Manager จำเป็นต้องติดตั้ง กำหนดตารางรวบรวมข้อมูล: เป้าหมายหลักคือเพื่อรวบรวมข้อมูลให้ได้มากที่สุด ดังนั้นการรวบรวมข้อมูลควรจะรันตอนที่มีเครื่อง active อยู่สูงสุดใน network นั่นคือช่วงวันและเวลาทำงาน การแก้ไขกรณีข้อมูลไม่สอดคล้องกัน (Resolving Discrepancy) ควร validate ข้อมูลโดยเช็ค random sample อย่างสม่ำเสมอ Windows desktop client จาก Volume Licensing เป็นเพียง upgrade license เท่านั้น (เว้นแต่ว่าซื้อ Windows GGWA) ดังนั้นคุณต้องมี Windows base license ไว้พร้อมเสมอ แอพพลิเคชั่นมีหลากหลาย edition และควรติดต้ังให้ถูกต้องกับ edition ที่สั่งซื้อ ตรวจสอบ special right ต่างๆ เช่น multiple installation ของ Office บนเครื่องเดียวกันภายใต้ 1 license Office ที่สั่งซื้อมาจาก Volume Licensing สามารถนำไปติดตั้งบน second device ของ user ที่เป็นเจ้าของเครื่องนั้น การรวบรวมข้อมูลจากทีมการทำงานต่างๆ ในการรวบรวมข้อมูลจากหลากหลายทีม คุณควรเทียบข้อมูลจากแหล่งที่น่าเชื่อถือ เช่นรายการซอฟต์แวร์ anti-virus ซึ่งทั้งสองรายงานควระจะมีข้อมูลที่ตรงกันใน field นั้นๆ หรืออาจจะใช้ field ชื่อ MAC address ก็ได้ หรืออาจทำการเทียบเคียงกับรายงานจาก Active Directory ก็ได้ หากแต่ละทีมมี virtualized environment หรือ third-party resources เช่น Linux คุณต้องนำข้อมูลเหล่านั้นมาารวมด้วย MAP Toolkit ช่วนรวบรวมข้อมูลจากหลากหลาย scenarios ได้ วึ่งรวมถึงสภาพแวดล้อมแบบ Linux/UNIX และ VMware ด้วย การควบรวมรายงานจาก Multiple Sources เป้าหมายคือ สร้าง view ของข้อมูลที่มีข้อมูลมาจากหลากหลายแหล่งและเป็นรายงานที่เกี่ยวข้องกัน เทคนิค คือ ตรวจสอบ column headings และหากจุดที่เหมือนกัน จากนั้นก็รวมรายงาน แต่เมื่อไม่มีความเหมือนกันเท่าที่ควร ให้มองหา unique field ที่ทุก report มีเหมือนกันและสร้าง relationship ระหว่างกัน เช่น สองรายงานมีคอลัมน์ SKU เหมือนกัน ก็ทำการเชื่อม table เข้าด้วยกัน การจัดการรายงาน ตรวจสอบ requirement ของรายงานก่อน และใครคือคนอ่านรายงาน เพื่อให้นำเสนอข้อมูลที่เหมาะสม พิจารณา Who what where และ why เช่น Senior Executive ต้องการ summary information Procurement ต้องการ detailed purchasing information รายงานต้องอ้างอิงตามที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ และต้องนำเสนอข้อมูลที่เกี่ยวกับ location นั้นเท่านั้น มั่นใจว่ามี field ที่ถูกต้องเข่น ชื่อ edition หรือ version อยู่ในรายงานด้วย Competency ที่ 6 กิจกรรมนี้สอดคล้องกับ Competency ต่อไปนี้ใน SAM
ก่อนเริ่มออกแบบ ขั้นแรกคือต้อง secure executive sponsorship ให้สนับสนุน SAM ทั้งองค์กร ซึ่งรวมถึงการระบุ stakeholder ที่เกี่ยวข้องและการสร้าง proposal เพื่อให้ได้รับการอนุมัติอย่างเป็นทางการเพื่อสร้าง SAM infrastructure พร้อมด้วย policy และ corporate governance ในขั้นนี้ต้องมี funding ในการดำเนินโครงการด้วย โดยต้องสร้าง project plan และกำหนด budget ที่มี opertional costs ในการดำเนินการในเรื่อง consulting hours และ employee times ประเมินไว้ล่วงหน้า เพื่อให้แต่ละ group จัดสรรงบประมาณในแต่ละกิจกรรมที่เข้าร่วมกับ SAM program ได้อย่างมีประสิทธิภาพ Business Benefits ของ SAM ✓ Cost savings✓ Increased operational efficiency✓ Make better decisions✓ Reduce risk✓ Protect against disaster✓ Increase internal satisfaction อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ SAM Benefits โดย Download เอกสาร SAM Fundamental ได้ที่นี่ 1. การออกแบบ 1.1 เป้าหมาย ระบุทรัพยากรและเป้าหมาย เป็นไปตามความต้องการทางธุรกิจขององค์กร 1.2 Future Plan และ Business Goals Acquisition strategy = ถึงเวลาแล้วที่จะสั่งซื้อ Enterprise Agreement แล้วหรือยัง? อาจจะได้ประโยชน์ทางราคาเมื่อทุกเดสก์ท็อปพีซีและเซิร์ฟเวอร์ได้รับสิทธิทั้งหมดถูกต้อง New Technology = ควรพิจารณา SaaS หรือ IaaS/PaaS หรือยัง? การใช้ Cloud Licensing ทำให้การจัดการเป็นเรื่องง่ายและลดค่าใช้จ่ายโดยชำระค่าบริการเฉพาะส่วนที่ใช้งานจริงเท่านั้น 2. การดำเนินงาน กำหนด SAM stakeholder group เพื่อดูแลโครงการ ประเมินและระบุ SAM state ใช้เทคโนโลยีในการช่วยค้นหาทรัพย์สินประเภทซอฟต์แวร์ ปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อที่ง่ายรวมถึงการจัดเก็บข้อมูลประเภท license entitlement information เป็นอย่างดี ทำกิจกรรม initial license & cloud services reconciliation สร้างนโยบาย, กระบวนการ, และขั้นตอนที่สนับสนุน SAM ทำให้ทุกแผนกให้ความช่วยเหลือและความร่วมมือ อบรมพนักงาน 3. บริหารจัดการ SAM Program ทำตามนโยบายอย่างคร่งครัดเพื่อให้เกิด SAM lifecycle ที่ดี สร้างมาตรฐานให้ SAM ทั่วทั้ง domain และหน่วยงานทุกหน่วยงาน อบรม SAM awareness training 4. ขั้นก้าวหน้า SAM ในองค์กรคือ journey ไม่ใช่เป้าหมายที่หยุดอยู่กับที่ ต้องมีการการพัฒนาอย่างต่อเนื่องและปรับปรุงไปพร้อมกับความก้าวหน้าขององค์กร Comptency ที่ 7 เมื่อนำมาเทียบกับตาราง ISO แล้ว กิจกรรมนี้จะยกระดับ competency ต่อไปนี้