1. ไปที่ช่อง Search คลิกที่ลูกศรชี้ลงด้านข้างช่อง 2. ใส่เงื่อนไขการกรอง (ใส่อย่างใดอย่างหนึ่ง) เช่น From: ใส่อีเมล์ของผู้ที่ส่งมาหา หรือ To: ใส่อีเมล์ของผู้รับ หลังจากนั้นเลือก Create Filter with this search ที่มุมขวาล่าง 3. เลือกเงื่อนไขที่ต้องการ 4. เลือก Also apply filter to matching conversation เพื่อให้ปรับใช้กับอีเมลฉบับเก่าที่เคยเข้ามาด้วย
โดยปกติ Google Workspace จะไม่สามารถ Backup โดยตรงจาก Web browser ที่ใช้งานได้ ซึ่งในที่นี้จะใช้โปรแกรม Outlook ในการ Backup โดยมีวิธีดังต่อไปนี้ 1. ให้ทำการ Add account ที่ต้องการเข้าสู่ Outlook โดยจะใช้ผ่าน POP3 , IMAP หรือ GSuites Sync ก็ได้เช่นกัน โดยสามารถดูคู่มือได้ ที่นี่ 2. เมื่อ Email ถูก Sync ครบถ้วนแล้ว ให้ไปที่เมนู File > Open & Export > Import & Export 3. เลือกเมนู "Export to a file" 4. เลือกในส่วนของไฟล์ Outlook Data File ซึ่งเป็นนามสกุล .pst 5. เลือก Account ที่ต้องการ Backup จากนั้นกด Next 6. เลือกปลายทางที่ต้องการเก็บไฟล์ และช้อยส์ตัวเลือกที่ต้องการเมื่อมี Email ซ้ำกัน (แนะนำให้เลือก Replace duplicates ...) จากนั้นกด Finish 7. เมื่อถึงหน้าใส่ Password หากไม่ต้องการสามารถกด OK เพื่อเริ่มการ Export ได้เลย เป็นอันเสร็จสิ้นขั้นตอนการ Backup email โดยเป็นนามสกุล .pst
ในส่วนคู่มือนี้ จะเป็นวิธีการเพิ่มทรัพยากรเพื่อใช้งานใน Calendar โดยการทำตามคู่มือนี้ ผู้ใช้งานต้องมีสิทธิ์เป็นผู้ดูแลระบบ (Admin) เท่านั้น สามารถดูวิธีใช้งานตามหัวข้อด้านล่างนี้ 1. เข้าใช้งานระบบ admin ผ่าน https://admin.google.com 2. ไปที่เมนู Apps > Google Workspace > Calendar > Resources 3. เลือก Create a new resource พร้อมกับใส่รายละเอียดให้ครบถ้วนตามที่ต้องการและกด Save 4. เมื่อเสร็จสิ้นแล้วจะได้ผลลัพท์ตามภาพ
คู่มือนี้จะเป็นการสอนสร้างนัดหมายผ่าน Calendar บน Google Workspace พร้อมกับการจองห้องประชุม สามารถดูวิธีการได้ตามหัวข้อด้านล่าง 1. เมื่อ Login เข้าสู่หน้า Email แล้ว เลือกเมนู > Calendar หรือเข้าผ่าน https://calendar.google.com 2. เลือกสร้างห้องประชุมโดยเลือด CREATE ที่อยู่มุมซ้ายหรือดับเบิ้ลคลิกในวันที่ต้องการพร้อมกับใส่หัวข้อการนัดหมาย และใส่ข้อมูลตามที่ต้องการ ดังนี้ 2.1. กำหนดชื่อการนัดหมายที่ต้องการ 2.2. ระบุวันเวลาที่ต้องการนัดหมายหากเป็นทั้งวันสามารถระบุเป็น All day หรือนัดซ้ำ Repeat... 2.3. Where : สถานที่ที่ต้องการนัดหมายในกรณีไม่มีใน Rooms เช่นนัดหมายพูดคุยนอกสถานที่ 2.4. Description : รายละเอียดการนัดหมายเช่นหัวข้อการพูดคุย 2.5. Attachment : ไฟล์แนบสำหรับการนัดหมาย 2.6. Guests : ระบุ Email ผู้ที่ต้องการเชิญเข้าร่วมประชุม 2.7. Rooms : ระบุห้องที่ต้องการจอง หากห้องใดมีการใช้งานระหว่างนั้น จะไม่แสดงขึ้นมาให้เลือกใช้งานได้ 2.8. Notification : ให้แสดงสถานะของผู้เข้าร่วมประชุมในขณะมีการประชุมว่าว่างหรือไม่ว่างเมื่อใส่ข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้วกด Save เป็นอันเสร็จสิ้นขั้นตอนการสร้างนัดหมายและจองห้องประชุมในการใช้งาน
โดยปกติการตั้งค่าสำหรับ Application เพื่อเชื่อมต่อกับ Google Workspace account จะมีความปลอดภัยต่างกัน ในกรณีการเชื่อมต่อ Email account บน Outlook หรือ Email client ทั่วไป จะถูกพบว่าเป็น Application ที่มีความปลอดภัยต่ำ เมื่อต้องการเชื่อมต่อ Application ดังกล่าวเข้ากับ Google Workspace account จึงจะต้องเปิดสิทธิ์การใช้งานส่วนนี้ก่อน วิธีการ 1. ให้ Admin ของระบบทำการ Login เข้าสู่ Admin Console ที่ https://admin.google.com 2. เปิดให้ User สามารถกำหนด Allow less secure app ได้เอง โดยไปที่ https://admin.google.com/AdminHome#ServiceSettings/notab=1&service=securitysetting&subtab=lesssecureappsaccess หรือสามารถเข้าโดยไปที่เมนู Security > Basic Settings > less secure app > Go to settings for less secure apps 3. เลือก “Allow users to manage their access to less secure apps” เพื่อให้ Users สามารถจัดการเปิดการใช้งาน less secure apps เองได้ หมายเหตุ กรณีต้องการเปิดใช้งาน less secure apps ให้กับทุก Users เลย โดยไม่จำเป็นต้องได้รับความเห็นชอบจาก Users นั้นก่อน สามารถทำได้โดยเลือก “Enforce access to less secure apps for all users (Not Recommended)” ซึ่งหากเลือกวิธีนี้ สามารถข้ามขั้นตอนข้อ 4 และ 5 และเชื่อมต่อ Application ที่ต้องการได้เลย 4. ทำการ Login เข้าสู่ Google Workspace ที่ต้องการตั้งค่าที่ https://myaccount.google.com/security 5. เลือกเมนูด้านซ้าย "Connected apps & sites" และตั้งค่า "Allow less secure app" เป็น On จากนั้นทดลองเชื่อมต่อ Application หรือระบบที่ต้องการใช้งาน หากมีคำถามเพิ่มเติมใดๆ สามารถติดต่อได้ที่ Live chat , Email : support@netway.co.th หรือโทรศัพท์ 02-055-1095