ได้ คุณสามารถนำเข้าไฟล์เข้ามาใน Google Apps ตามประเภทของไฟล์ต่อไปนี้ Microsoft Word (.doc, .docx) Microsoft Excel (.xls, .xlsx) Microsoft PowerPoint (.ppt, .pps, .pptx) Rich Text (.rft) Plain text (.txt) HTML (.html) PDF (.pdf) Adobe Illustrator and Photoshop (.ai, .psd) Autodesk AutoCad (.dxf) Apple Pages (.PAGES) Scalable Vector Graphics (.SVG) PostScript (.EPS, .PS) TrueType (.TTF) XML Paper Specification (.XPS) Comma-separated values (.csv) Tab-separated values (.tsv) OpenDocument Text (.odt) OpenDocument Spreadsheet (.ods) StarOffice (.sxw) โดย file ทั้งหมดคุณสามารถ convert เป็น file ของ Google Docs เพื่อสามารถทำงานและแก้ไขงานต่อได้ทันที
สำหรับองค์กรด้าน IT จะใช้การ Audit ตามมาตรฐาน ISO 27001 หากได้รับ Certified แล้วนั้น สามารถมั่นใจได้ว่ามีระบบบริหารจัดการด้านความปลอดภัยของข้อมูลที่เชื่อถือได้ ซึ่งรวมหมดทั้งด้าน IT และ Non-IT โดยมาตรฐาน ISO 27001 นั้นประกอบด้วยประเด็นสำคัญดังนี้ Google Apps Audit Tool by Baker Security and Networks ISO 27001 Domains Asset Management Asset Register Asset Classification Asset Labeling Access Control User Registration Password Management Clear Work Environment Operating System & Application Control Network Security Reference : http://en.wikipedia.org/wiki/ISO/IEC_27001
Email Alias หมายถึง การทำให้อีเมล์ที่ส่งไปยัง address ที่ไม่มีอยู่จริงในโดเมนของเรา ถูกส่งไปยัง address ที่กำหนดไว้ ดังนั้นคุณมี email account เดียว ก็สามารถรับ email ที่ถูกส่งไปยังหลาย ๆ ชื่อได้ เช่น คุณมี email account เดียว ชื่อ sale และ คุณทำ alias john ไว้กับ sale เมื่อมี เมล์ส่งไปที่ john@yourdomain.com อีเมล์จะถูกส่งไปที่ sale@yourdomain.com แทน เป็นการประหยัดพื้นที่ที่ใช้สำหรับ อีเมล์ เพราะใช้พื้นที่เพียงแค่ 1 account แต่สามารถรับ อีเมล์ได้หลายชื่อ วิธีการสร้าง Email Alias สามารถทำได้ดังนี้ เข้าสู่หน้าการจัดการโดเมน โดยใช้สิทธิ Admin https://admin.google.com ไปที่ User ทำการเลือก Account ที่ต้องการสรา้ง Email Alias ไปที่ Profile และทำการสร้าง Email Alias ที่ส่วนของ Aliases
ขั้นตอนการย้ายเมล์ Account ที่ต้องการย้ายข้อมูล(ต้นทาง) 1. Account ที่ต้องการย้ายข้อมูลจะต้องทำการเปิด POP Download โดยไปที่ https://mail.google.com/mail/u/0/#settings/fwdandpop และเลือก Forwarding and POP/IMAP 2. Account ที่ต้องการย้ายข้อมูลจะต้องเปิด "Allow less secure app" ก่อน หากเปิดใช้งาน 2-Step verification อยู่ แนะนำให้ปิด 2-Step Verification ก่อน และเปิด "Allow less secure app" วิธีการเปิด Allow less secure app คลิกที่นี่ 3. Account ที่ต้องการย้ายข้อมูลจะต้องปิด "Disable captcha" ก่อน https://accounts.google.com/b/0/UnlockCaptcha Account ที่ต้องการรับข้อมูล(ปลายทาง) 1. ทำการ login เข้าสู่ Email Account ที่ต้องการรับข้อมูล จาก Account ที่จะทำการลบ 2. ไปที่รูปเกียร์ แล้วทำการเลือก Setting > Accounts and import 3. ที่หัวข้อ "Check mail from other accounts" คลิ๊กที่ “Add a mail account” จะพบหน้าต่างใหม่ขึ้นมา 4. ในช่อง Email address ใส่ข้อมูล Email address ของ account ที่ต้องการจะลบ หรือที่ต้องการย้ายข้อมูล 5. คลิ๊ก “Next Step >>” แล้วทำการใส่ค่าต่างๆตามรายละเอียดต่อไปนี้ Username ให้ใส่ค่า Email address ของ account ที่ต้องการจะลบ หรือที่ต้องการย้ายข้อมูล Password ให้ใส่ค่ารหัสผ่าน ของ account ที่ต้องการจะลบ POP Server: ให้ใส่ค่า pop.gmail.com และทำการเลือก Port 995 (กรณีย้ายจาก Mail อื่นที่ไม่ใช่ Google ให้ทำการกำหนดค่านี้ใหม่ให้ถูกต้อง) เลือกถูกที่หัวข้อ Always use a secure connection (SSL) when retrieving mail (กรณีย้ายจาก Mail อื่นที่ไม่ใช่ Google ไม่ต้องทำการเลือกในส่วนนี้) รายละเอียดด้านล่างจะทำการเลือกหรือไม่เลือกก็ได Leave a copy of the retrieved message on the server. หมายถึง ต้องการเก็บเมล์ไว้ที่ account ที่ต้องการจะลบหรือไม่ Label incoming messages หมายถึง ต้องการจะเก็บเมล์ที่จะทำการย้ายเข้ามาไว้ที่ Label ไหน ถ้าไม่ทำการเลือก เมล์ที่ถูกย้ายมาจะเก็บอยู่ใน Inbox อย่างเดียว Archive incoming messages (Skip the Inbox) หมายถึง ซ่อนข้อความที่เข้ามา (โดยไม่เข้า Inbox) เมื่อตั้งค่าเสร็จทั้งหมดพร้อมกับตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว กด Add account >> 6. ผู้ใช้งานจะต้องรอจนกระทั่งการย้ายข้อมูลเสร็จสิ้น โดยระยะเวลาขึ้นอยู่กับจำนวนเมล์ที่ถูกย้าย หลังจากนั้นจึงจะสามารถลบ Google Account ที่ไม่ต้องการออกได้ การย้ายเอกสาร วิธีการย้ายไฟล์เอกสาร (Google Drive) ให้ใช้วิธีการเปลี่ยนเจ้าของ(Owner) ของเอกสารนั้นๆ โดยผู้ที่มีสิทธิในการเปลี่ยนแปลงความเป็นเจ้าของของเอกสารได้นั้น คือผู้ดูแลระบบเท่านั้น วิธีการคือ เข้าสู่ระบบหน้าการจัดการโดเมนที่ https://admin.google.com/ โดยให้ทำการเลือก Apps >> Google Workspace >> Drive and Docs >> Transfer ownership หลังจากนั้น ทำการใส่ Email address เพื่อทำการเปลี่ยนความเป้นเจ้าของของเอกสารต่างๆ สำหรับกรณีต้องการลบ Account อยู่แล้ว สามารถย้ายข้อมูล Google Drive ไปสู่ Account อื่นที่ต้องการได้ ดดยขณะทำการลบ Account นั้น ระบบจะให้เลือกย้ายข้อมูล Drive and Docs หากต้องการ Calendar หรือ Google+ Pages ด้วย ก็เลือกถูกดังกล่าว หลังจากนั้นให้ใส่ Email ปลายทางที่ต้องการ และกด Tranfer data and delete account และรอเวลาดำเนินการประมาณ 5 นาทีถึง 12 ชม. จึงทดสอบดูอีกครั้งหนึ่งว่าข้อมูลมาครบหรือไม่
1. ไปที่ช่อง Search คลิกที่ลูกศรชี้ลงด้านข้างช่อง 2. ใส่เงื่อนไขการกรอง (ใส่อย่างใดอย่างหนึ่ง) เช่น From: ใส่อีเมล์ของผู้ที่ส่งมาหา หรือ To: ใส่อีเมล์ของผู้รับ หลังจากนั้นเลือก Create Filter with this search ที่มุมขวาล่าง 3. เลือกเงื่อนไขที่ต้องการ 4. เลือก Also apply filter to matching conversation เพื่อให้ปรับใช้กับอีเมลฉบับเก่าที่เคยเข้ามาด้วย